Historia transformacji cyfrowej Air BP Aramco
W firmach działających w branży paliwowej i lotniczej systemy informatyczne odpowiedzialne są za obsługę złożonych procesów logistycznych, sprzedażowych i regulacyjnych. Każde tankowanie samolotu oznacza konieczność rejestracji operacji handlowej, rozliczenia zapasów paliwa oraz raportowania danych związanych z akcyzą i transportem produktów paliwowych.
Air BP Aramco Poland powstała jako spółka joint venture dwóch globalnych koncernów paliwowych (Air BP i Aramco) w wyniku zmian właścicielskich w branży paliwowej. W związku z powstaniem nowego podmiotu konieczne było szybkie uruchomienie systemu obsługującego kluczowe procesy biznesowe, dlatego jego zarząd zdecydował się na wdrożenie nowoczesnej platformy ERP bazującej na rozwiązaniu SAP S/4HANA. Projekt miał zapewnić obsługę kluczowych procesów biznesowych nowej firmy oraz stworzyć cyfrowy fundament dla jej dalszego rozwoju.
Wyzwanie: nowa struktura i konieczność uruchomienia systemu od podstaw
Firma Air BP Aramco Poland potrzebowała rozwiązania, które pozwoli zarządzać sprzedażą paliwa lotniczego, logistyką dostaw oraz procesami finansowymi. System musiał także spełniać wymagania regulacyjne związane z obrotem paliwami oraz raportowaniem akcyzy do systemów państwowych.
Dodatkowym wyzwaniem był bardzo napięty harmonogram projektu. Po zmianach właścicielskich spółka mogła korzystać z dotychczasowego systemu tylko do końca 2024 roku, co oznaczało konieczność uruchomienia nowego rozwiązania w niecały rok.
Celem projektu było stworzenie nowoczesnego systemu ERP, który umożliwi:
- obsługę sprzedaży i dystrybucji paliwa lotniczego,
- zarządzanie finansami i kontrolingiem,
- integrację z partnerami biznesowymi i systemami państwowymi,
- obsługę procesów logistycznych i magazynowych,
- zapewnienie stabilnej platformy dla dalszego rozwoju organizacji.
Rozwiązanie: SAP S/4HANA w modelu chmury prywatnej
Odpowiedzią na te potrzeby było wdrożenie systemu SAP S/4HANA Cloud Private Edition w modelu RISE with SAP jako centralnej platformy zarządzania procesami biznesowymi firmy. Wdrożenie objęło kluczowe obszary działalności przedsiębiorstwa, w tym finanse i kontroling (FI, CO), gospodarkę materiałową (MM) oraz sprzedaż i dystrybucję (SD). Projekt został zrealizowany we współpracy z partnerem wdrożeniowym All for One Poland. System został zintegrowany z branżowym rozwiązaniem SAP IS-Oil & Gas, które wspiera procesy charakterystyczne dla branży paliwowej, takie jak zarządzanie dystrybucją paliw, obsługa zapasów czy rozliczenia związane z obrotem produktami ropopochodnymi.
Nowa architektura została również rozszerzona o platformę SAP Integration Suite umożliwiającą integrację z systemami partnerów biznesowych, aplikacje mobilne SAP Fiori wykorzystywane przez operatorów tankowania na lotniskach, system workflow faktur zakupowych z wykorzystaniem technologii optycznego rozpoznawania tekstu (OCR). Zapewniono także integrację z systemem EMCS Ministerstwa Finansów do raportowania przemieszczeń wyrobów akcyzowych. Dzięki temu wszystkie operacje związane z dostawami i sprzedażą paliwa mogą być rejestrowane w czasie rzeczywistym w centralnym systemie ERP.
Efekty: cyfrowa obsługa tankowań i pełna kontrola nad procesami
Wdrożenie systemu SAP S/4HANA przyniosło firmie szereg usprawnień operacyjnych.
- Mobilna obsługa tankowań na lotniskach – operatorzy obsługujący tankowanie samolotów korzystają z aplikacji mobilnych SAP Fiori na tabletach. Dzięki nim możliwe jest rejestrowanie operacji wydania paliwa bezpośrednio na płycie lotniska oraz natychmiastowe księgowanie transakcji w systemie SAP.
- Integracja z partnerami biznesowymi – system został zintegrowany z rozwiązaniami kilku partnerów biznesowych oraz dostawcy paliwa. Za pomocą interfejsów wymieniane są m.in. dane dotyczące zamówień, dostaw i faktur.
- Automatyzacja procesów akcyzowych – rozwiązanie umożliwia automatyczne raportowanie przemieszczeń paliwa do systemu EMCS Ministerstwa Finansów, który monitoruje transport wyrobów akcyzowych. Dzięki temu firma spełnia wymogi regulacyjne związane z obrotem paliwami.
- Szybkie wdrożenie systemu – cały projekt został zrealizowany w bardzo krótkim czasie. Pierwsze prace rozpoczęły się w lutym 2024 roku, a system produkcyjny uruchomiono 1 stycznia 2025 roku.
Pełna kontrola nad obrotem paliwem w jednym systemie
Wdrożenie SAP S/4HANA w chmurze prywatnej stało się dla Air BP Aramco kluczowym elementem budowy nowoczesnej infrastruktury technologicznej. System integruje dziś procesy sprzedażowe, logistyczne i finansowe w jednym środowisku oraz zapewnia pełną kontrolę nad obrotem paliwem lotniczym. Nowa platforma umożliwia firmie dalszą automatyzację procesów, integrację z partnerami biznesowymi oraz rozwój usług wspierających działalność w dynamicznie zmieniającej się branży paliwowo-lotniczej.
Na wdrożenie systemu SAP S/4HANA mieliśmy niecały rok, co przy tak złożonym projekcie oznaczało bardzo napięty harmonogram. W tym okresie dużym wyzwaniem było pogodzenie prac projektowych z bieżącą działalnością operacyjną, jednak dzięki doświadczeniu użytkowników w systemie SAP osiągnęliśmy zarówno jakość, jak i terminowość realizacji. Cenimy współpracę z All for One, opartą na wzajemnym zrozumieniu, otwartości i partnerskim podejściu. Był to intensywny i wymagający czas, który dzięki zaangażowaniu obu stron zakończył się pełnym sukcesem
podsumowuje efekty wdrożenia Paulina Kopczyńska, koordynator IT w Air BP Aramco.
