Historia wdrożenia SAP SuccessFactors w Mlekovicie
W dużych firmach produkcyjnych systemy kadrowo‑płacowe często przez lata działają stabilnie i pozostają niemal niewidoczne dla biznesu – aż do momentu, gdy zaczynają ograniczać dalszy rozwój. Rosnące wymagania prawne, starzejąca się infrastruktura, wprowadzane ręcznie poprawki oraz coraz większa liczba przestojów sprawiają, że utrzymanie dotychczasowego środowiska staje się kosztowne i ryzykowne.
Z taką sytuacją zmierzyła się Mlekovita – jedna z największych grup mleczarskich w Polsce. Firma posiada 26 zakładów produkcyjnych, ponad 35 centrów dystrybucyjnych oraz sieć sklepów firmowych. Każdego dnia przetwarza około 9 mln litrów mleka pochodzącego od ponad 12 tys. dostawców. W całym ekosystemie działa około 5 tys. pracowników. Ze względu na tak dużą skalę działalności zarząd Mlekovity zdecydował się odejść od utrzymywanego przez wiele lat środowiska on‑premise i przeprowadzić pełną transformację obszaru HR do chmury SAP SuccessFactors. Projekt został zrealizowany wspólnie z firmą partnerską SD Worx Poland.
Wyzwanie: wieloletni system, rosnące problemy techniczne i presja zmian
Historia projektu migracji do chmury rozpoczęła się od problemów infrastrukturalnych oraz rosnących trudności związanych z utrzymaniem dotychczasowego systemu SAP HR, który funkcjonował od kilkunastu lat. Działał on poprawnie, jednak z czasem zaczęły pojawiać się problemy techniczne. Środowisko nie zostało pierwotnie zbudowane w modelu wysokiej dostępności, co zaczęło prowadzić do coraz częstszych przestojów i okien serwisowych. Dodatkowym problemem była rosnąca liczba zmian legislacyjnych wymagających ciągłego aktualizowania systemu.
W praktyce system HR w Mlekovicie zaczął funkcjonować „od aktualizacji do aktualizacji”, a jego utrzymanie stawało się coraz bardziej czasochłonne i kosztowne. Pojawiały się również ręczne poprawki oraz coraz większe obciążenie zespołu kadrowo‑płacowego. Firma dostrzegła także potrzebę zmiany modelu pracy. Dotychczas większość operacji związanych z wprowadzaniem danych wykonywał wyłącznie dział kadr i płac. Zaistniała potrzeba przesunięcia części odpowiedzialności na brygadzistów i menedżerów oraz szerszego wykorzystania cyfrowych procesów samoobsługowych.
Rozwiązanie: pełna reimplementacja i migracja do SAP SuccessFactors
Mlekovita po konsultacjach z SD Worx Poland zdecydowała się nie na klasyczną rozbudowę istniejącego środowiska, lecz na pełną reimplementację systemu oraz migrację do chmury SAP SuccessFactors. Projekt poprzedzono szczegółową analizą przedwdrożeniową, obejmującą:
- analizę problemów technicznych i infrastrukturalnych,
- identyfikację potrzeb biznesowych działów HR i płac,
- ocenę istniejących procesów,
- analizę modyfikacji systemowych,
- opracowanie strategii migracji danych.
Jednym z kluczowych elementów projektu była decyzja o wykorzystaniu gotowego pakietu wdrożeniowego SD Worx oraz przeprowadzeniu migracji danych przy użyciu narzędzia SD Worx Replicator. Zamiast klasycznego przenoszenia całych tabel danych zastosowano model mapowania i automatycznej transpozycji danych pomiędzy środowiskami. Projekt został zrealizowany zgodnie z metodyką SAP Activate i obejmował:
- przygotowanie nowego środowiska SAP SuccessFactors w chmurze,
- reimplementację procesów HR i płac,
- ograniczenie liczby wcześniejszych modyfikacji systemowych,
- migrację danych ze starego środowiska,
- testowe i produkcyjne migracje danych,
- kalkulacje porównawcze wyników płacowych,
- szkolenia i przygotowanie użytkowników.
Istotnym elementem projektu była również organizacja pracy zespołów. Po stronie Mlekovity w projekt zaangażowany był niewielki zespół odpowiedzialny za obszar kadrowo-płacowy, który jednocześnie posiadał wieloletnie doświadczenie w pracy z wcześniejszym środowiskiem SAP.
Duży nacisk położono na ograniczenie ryzyka związanego z uruchomieniem systemu. Produkcyjny start został przesunięty poza okres świąteczny, a rozliczenia PIT za 2025 rok wykonano jeszcze w starym środowisku. Dzięki temu ograniczono ryzyko operacyjne i uproszczono przejście do nowego systemu.
Efekty: nowoczesne środowisko HR i mniej pracy operacyjnej
Wdrożenie SAP SuccessFactors pozwoliło Mlekovicie przejść z funkcjonującego przez wiele lat środowiska on‑premise do nowoczesnej platformy chmurowej, która przejęła znaczną część obowiązków związanych z utrzymaniem systemu.
- Przeniesienie środowiska HR do chmury SAP SuccessFactors – firma przestała odpowiadać za zapewnienie mocy obliczeniowej, utrzymanie infrastruktury, serwerowni oraz aktualności środowiska.
- Ograniczenie problemów związanych z utrzymaniem systemu – wyeliminowano część koniecznych do prowadzenia wcześniej przestojów, okien serwisowych i problemów wynikających ze starzenia się infrastruktury.
- Automatyzacja aktualizacji legislacyjnych – dział HR nie musi już samodzielnie zarządzać procesem ciągłego aktualizowania systemu.
- Przesunięcie części odpowiedzialności na menedżerów i brygadzistów – część danych jest obecnie wprowadzana bezpośrednio przez osoby zarządzające zespołami, co odciążyło dział kadr i płac.
- Ograniczenie liczby modyfikacji systemowych – wprowadzono procesy zgodne ze standardami SAP, co uprościło późniejsze utrzymanie środowiska.
- Poprawa jakości danych podstawowych – projekt migracji pozwolił uporządkować dane oraz usunąć część problemów historycznych ujawnionych podczas transformacji.
- Fundament pod dalszą cyfryzację i rozwój AI – uporządkowane dane oraz nowoczesna platforma mają stać się podstawą dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.
W efekcie Mlekovita zbudowała środowisko, które będzie wspierało firmę przez kolejne lata i umożliwiało dalszą cyfryzację procesów HR.
Transformacja HR oparta na doświadczeniu, danych i technologii
Przykład Mlekovity pokazuje, że transformacja systemów HR w dużych firmach produkcyjnych nie sprowadza się wyłącznie do wymiany używanych rozwiązań. Równie istotne są analiza procesów, jakość danych, przeprowadzenie migracji oraz zaangażowanie zespołów biznesowych i technicznych.
W tym przypadku kluczowe znaczenie miało połączenie doświadczenia zespołu Mlekovity, znajomości wykorzystywanego wcześniej środowiska SAP oraz kompetencji wdrożeniowych SD Worx Poland. Dużą rolę odegrało również ograniczenie liczby niestandardowych modyfikacji i uporządkowanie danych jeszcze na etapie migracji.
– Dziś Mlekovita korzysta z nowoczesnego środowiska SAP SuccessFactors w chmurze, które zapewnia większą stabilność, bezpieczeństwo i dostęp do zawsze aktualnych rozwiązań. Z perspektywy IT oznacza to odejście od wyzwań związanych z utrzymaniem infrastruktury, takich jak zarządzanie mocą obliczeniową, serwerami czy ryzykiem awarii sprzętu. Dla biznesu najważniejsze jest jednak to, że zyskaliśmy nowoczesne i uporządkowane środowisko, gotowe wspierać dalszy rozwój firmy. Migracja do SAP SuccessFactors pozwoliła nam uprościć utrzymanie systemów, poprawić jakość danych oraz stworzyć solidne podstawy do dalszej automatyzacji procesów HR.
podsumowuje efekty wdrożenia Mateusz Jabłoński, dyrektor ds. informatyki w Mlekovicie.
