LISBOA – A SAP Concur realizou hoje, dia 7 de abril, no Altis Belém, o seu primeiro evento em Portugal, SAP Concur Day, dedicado ao tema “Go Paperless, do princípio ao fim”.
Marta Leite Castro, apresentadora de TV, foi a host do primeiro SAP Concur Day que contou com a participação de João Carvalho, Head of SAP Concur Southern Europe and África; Joaquim Freire, Cloud Sales Director da SAP Portugal; Inês Miranda, Regional Sales Executive da SAP Concur Portugal, os quais abordaram os principais desafios colocados pela transformação digital das empresas, dedicando especial atenção ao tema da eliminação do arquivo físico dos recibos/faturas associados às deslocações corporativas e à necessidade de criar, cada vez mais, uma melhor experiência com o colaborador.
A agenda integrou ainda a história de sucesso de alguns clientes SAP Concur, bem como a organização de uma mesa-redonda que serviu de debate ao tema da desmaterialização do papel, com Amílcar Nunes, Associate Partner Indirect Tax da Ernest & Young. Por último, foi ainda discutido o tema do impacto da transformação digital nas organizações com a participação da EDP, Travel Store, Millennium BCP e Uber para empresas.
Segundo João Carvalho, Head of SAP Concur Southern Europe and África: “a transformação digital é necessária e veio para ficar, contribuindo para mudar e incentivar as empresas a repensarem as suas escolhas de tecnologia. Esta solução vai permitir às empresas uma visão global do que se passa, desde a aprovação das viagens corporativas, à reserva das mesmas, até ao reembolso das respetivas despesas. Identificar a jornada do viajante, desde o momento que sai da sua casa, do hotel ou do escritório, leva uma gestão menos reativa e mais assertiva, para além de facilitar todo o processo para o colaborador, ao nível da gestão das faturas/recibos e a sua desmaterialização para a empresa. As empresas estão cada vez mais interessadas em soluções que ajudem os gestores de viagens e os responsáveis de Recursos Humanos a avaliar e gerir o risco das viagens, por isso mesmo uma solução como a SAP Concur é uma mais-valia para todas as empresas, mais a mais num contexto de recuperação de mobilidade corporativa. É essencial facilitar e desburocratizar cada vez mais os processos empresariais tendo em conta o impacto ambiental das deslocações.”
Num momento em que as empresas recuperam, após dois anos de pandemia, a sua mobilidade corporativa, a facilitação de processos, a necessidade de desburocratização, soluções de Travel &Expenses (T&E) end-to-end, assim como a necessidade de criar uma melhor experiência para os colaboradores, tornaram-se imprescindíveis. A transformação digital e a consequente desmaterialização de arquivos físicos (impulsionadas com o confinamento e a nova realidade laboral em que os colaboradores deixam de estar fisicamente nos escritórios), aportaram uma série de vantagens para empresas.
Para além dos processos tradicionais associados às deslocações empresariais – marcação de viagens, pedir ajudas de custo e aprovação; a apresentação das despesas; os reembolsos, entre outros – terem ficados mais céleres e simplificados, as empresas têm vindo a ficar cada vez mais sustentáveis, uma vez que metade dos resíduos gerados, no mundo e em ambientes corporativos, é o papel.
A gestão à distância levantou a outra questão crucial para as organizações – os riscos associados às transações, à partilha de dados e aos gastos. As empresas ao implementarem as soluções da SAP Concur procuram também mitigar os riscos associados a operações do género. Estas soluções modernas incluem, ao dia de hoje, várias ferramentas digitais que ajudam os colaboradores, os gestores e os membros das equipas financeiras a lidar com preparativos de viagem, a enviar e aprovar despesas e a monitorizar e gerir gastos globais. Através da automatização e integração destes processos, estas soluções ajudam a controlar o risco, reduzindo erros onerosos, auditando as despesas eficientemente e estabelecendo controlos de pagamento para melhorar a conformidade. A precisão dos dados é essencial – usar uma solução que importa feeds de fornecedores de viagens e de cartões de crédito corporativos significa que os dados são cada vez mais confiáveis. E, claro, a transparência nos processos previne fraudes.
Quanto mais simples, intuitivos e sem entropias forem estes processos, também o colaborador se envolve mais, tornando-se uma experiência benéfica para todos. Através de um estudo elaborado pela Forrester Research e pela SAP, junto de 476 financeiros, responsáveis de TI e decisores de RH de todo mundo, revelou que as organizações que criam experiências de colaborador excecionais têm trabalhadores empenhados e com capacidade para fazerem melhor o seu trabalho. Esforçam-se mais para ultrapassarem obstáculos, servem melhor os clientes e permanecem mais tempo nas organizações o que resulta em 17% (2) de maior produtividade, 21% (3) de maior rentabilidade, 4,3X (4) aumento dos ganhos por ação e 81% (5) mais elevada satisfação dos clientes. Assim sendo, e para mais de 60% (5) dos inquiridos é importante concentrarem-se nas ferramentas que os colaboradores habitualmente utilizam, como é o caso das soluções da SAP Concur. 33% (5) queixaram-se de que as ferramentas empresariais não funcionam com as aplicações e ferramentas pessoais que já utilizam; 37% (5) debatem-se com o erro humano e enormes desperdícios de tempo quando utilizam os seus processos de viagens e despesas existentes e, finalmente, 35% (5) reportam que os colaboradores gastam demasiado tempo a enviar documentos relacionados, a obter aprovações e a fornecer documentação.
Preparar a empresa para o futuro – uma verdadeira plataforma única e aberta que engloba o ecossistema
Muitas empresas utilizam soluções digitais para simplificarem a reserva de viagens, outras utilizam software de gestão de despesas para ajudarem os colaboradores a simplificarem o processo de envio de despesas e aceleração de reembolsos. No entanto, para criarem experiências excecionais de colaborador e, ao mesmo tempo, controlarem os custos, as empresas têm de encontrar formas de integrarem as suas abordagens à gestão de viagens e despesas (T&E) numa única estratégia coesa.
SAP Concur é uma plataforma end-to-end que permite a gestão integral de viagens e despesas iniciadas pelo colaborador. Uma solução intuitiva, de fácil utilização que agiliza e simplifica processos em que, numa só plataforma, permite a reserva de viagens, a captação e auditoria de despesas, gestão e a análise dos gastos. A plataforma conectada da Concur proporciona uma excelente experiência do utilizador móvel, estabelecendo, por exemplo, uma ligação direta com a agência de viagens entre outros fornecedores de diferentes serviços. Os recibos/faturas eletrónicas existentes, na extensa rede de fornecedores e parceiros SAP Concur, preenchem automaticamente os relatórios de despesas. Estes suportes, em papel, são facilmente associados através da câmara fotográfica móvel e da aplicação Concur, que também possui um leitor de reconhecimento de caracteres (OCR) para agilizar a captura de dados e permitindo a desmaterialização do papel, deixando de ser obrigatório o arquivo físico do mesmo. A aplicação móvel SAP Concur, disponível para iOS e Android, tem um índice de satisfação de 4,7 (de 1 a 5) na Apple Store, tornando-se numa das poucas aplicações corporativas com níveis de aceitação semelhantes ao consumo de massa como WhatsApp ou Spotify.