Imagina una empresa donde el papeleo ya no es un problema. Nada de archivadores desbordados, documentos extraviados o procesos administrativos lentos. En su lugar, cada factura, recibo o contrato está digitalizado con plena validez legal, accesible en segundos y protegido con los más altos estándares de seguridad.
Este no es un escenario futurista, sino una realidad al alcance de cualquier organización que adopte la digitalización certificada. Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Por qué es tan importante para las empresas? Y, sobre todo, ¿cómo se implementa de manera eficaz?
¿Qué es la digitalización certificada?
La digitalización certificada es el proceso mediante el cual se convierten documentos físicos en formatos digitales que mantienen su validez legal y probatoria. Para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe utilizar un software homologado que cumpla con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento.
¿Cuáles son sus principales beneficios?
Una encuesta realizada por OpinionWay reveló que los empleados dedican, en promedio, 27 minutos a la elaboración de cada informe de gastos, y el 95% de ellos conserva todos los documentos de respaldo, como facturas o recibos. La digitalización certificada de estos documentos ofrece múltiples ventajas.
Ahorro de tiempo y aumento de productividad
Los empleados pueden escanear y guardar recibos en formato digital en el momento de su emisión, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos.
Centralización y seguridad de datos
Los documentos se almacenan de forma segura en una plataforma centralizada, facilitando su acceso y reduciendo el riesgo de pérdida.
Cumplimiento normativo
La digitalización certificada garantiza que los documentos digitales tengan la misma validez legal que sus versiones en papel, cumpliendo con las normativas de la Agencia Tributaria.
Reducción de costes y espacio de almacenamiento
Al eliminar la necesidad de almacenar físicamente los documentos, las empresas ahorran espacio y recursos asociados al manejo de archivos en papel.
¿Cómo implementar la digitalización certificada?
En el ámbito empresarial, la digitalización certificada de facturas es especialmente relevante. Este proceso permite a las empresas gestionar sus procesos contables de manera más eficiente, reduciendo el uso de papel y facilitando el almacenamiento y recuperación de documentos. Al digitalizar las facturas de forma certificada, se asegura su validez legal y se simplifican procesos como la auditoría y la gestión de gastos.
- Análisis de necesidades: Evaluar los tipos de documentos que se manejarán y las normativas legales aplicables en el sector o país correspondiente.
- Selección de tecnología adecuada: Optar por equipos de digitalización que garanticen una alta calidad de imagen y software homologado que permita la incorporación de metadatos y la gestión eficiente de los documentos digitalizados.
- Establecimiento de procedimientos internos: Definir protocolos claros para la digitalización, almacenamiento y acceso a los documentos, asegurando la integridad y confidencialidad de la información.
- Formación del personal: Capacitar a los empleados en el manejo de las herramientas y en las buenas prácticas de gestión documental digital.
- Colaboración con proveedores especializados: Contar con el apoyo de expertos en soluciones de digitalización certificada puede facilitar la implementación y garantizar el cumplimiento de los estándares legales y técnicos.
La digitalización como pilar estratégico
La digitalización certificada no solo optimiza la gestión documental, sino que forma parte de una estrategia más amplia de transformación digital. Adoptar soluciones digitales permite a las empresas mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo en todas las áreas.
Beneficios de la digitalización empresarial
- Mayor eficiencia operativa: La automatización de procesos reduce tiempos y minimiza errores, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.
- Toma de decisiones informadas: El acceso a datos en tiempo real facilita decisiones más acertadas y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Mejora de la experiencia del cliente: Las herramientas digitales permiten personalizar la comunicación y anticiparse a las necesidades de los clientes, fortaleciendo su fidelidad.
- Reducción de costes: La optimización de procesos y la eliminación de ineficiencias se traducen en una disminución de gastos operativos.
- Mayor alcance y competitividad: Las empresas digitalizadas pueden expandirse a nuevos mercados y competir en igualdad de condiciones con organizaciones de mayor tamaño.
Optimiza la gestión documental con SAP Concur
La digitalización certificada no solo mejora la eficiencia y seguridad de tu empresa, sino que también garantiza el cumplimiento normativo en la gestión de documentos y gastos. Con SAP Concur, puedes automatizar estos procesos de manera sencilla, asegurando la validez legal de cada recibo y factura digitalizada. De hecho, nuestra solución te permite integrar la digitalización certificada dentro de tu flujo de trabajo, reduciendo tiempos de gestión y optimizando recursos.
Además, SAP Concur está homologada por la AEAT y las diputaciones forales de País Vasco y Navarra, garantizando la validez legal de las copias digitales capturadas con su app. Con esta solución, tu empresa puede eliminar la necesidad de almacenar recibos físicos durante al menos cinco años, optimizando la gestión documental y asegurando el cumplimiento normativo.
¿Cómo funciona la tecnología de SAP Concur?
SAP Concur utiliza tecnologías avanzadas basadas en inteligencia artificial y machine learning para capturar y procesar automáticamente recibos, facturas y otros documentos financieros. Gracias a su aplicación móvil, los usuarios pueden digitalizar fácilmente los documentos en tiempo real, desde cualquier ubicación, asegurando una captura inmediata y precisa de la información.
Integración nativa con sistemas SAP
SAP Concur está diseñado para integrarse de forma nativa y fluida con otros sistemas SAP, como SAP ERP y SAP S/4HANA. Esta integración permite una transferencia automática y en tiempo real de datos financieros y contables entre plataformas, eliminando errores manuales y reduciendo significativamente el tiempo necesario para conciliar gastos. Gracias a esta integración, se obtiene una visión unificada y precisa del gasto empresarial, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la toma de decisiones basadas en datos consistentes y actualizada.
