SAP Suisse numérise le traitement des relevés cantonaux de réduction de l’horaire de travail

SAP NEWSBYTE, le 17 juin 2020 – Les autorités des cantons de Zurich et d’Argovie utilisent des aides numériques pour accélérer le décompte et le paiement des dossiers de réduction de l’horaire de travail, qui ont augmenté de façon spectaculaire en raison de la pandémie de coronavirus. Au cœur de la solution numérique, un formulaire Web avec transfert de données robotisé vers le système facturation fédéral. Le robot logiciel, qui est basé sur la solution SAP pour l’automatisation des processus contrôlés par robot intelligent (RPA), automatise les différentes étapes du processus de paiement et garantit ainsi que les paiements des indemnités de réduction de l’horaire de travail parviennent rapidement aux demandeurs. En même temps, cette solution réduit massivement la charge de travail des administrations. La solution a été commandée par le canton de Zurich et est maintenant également utilisée dans le canton d’Argovie.

Numérisation et automatisation grâce à l’initiative de Zurich
Avec les mesures de confinement à la mi-mars, les demandes de réduction de l’horaire de travail dans le canton d’Argovie ont atteint plus de 10 000 personnes pratiquement du jour au lendemain. Sur une période de trois mois, cela se traduit par environ 30 000 décomptes. Face à cette extrapolation, Fabian Ruhlé, directeur de la caisse publique de chômage du canton d’Argovie, s’est immédiatement rendu compte que ce volume ne pouvait être traité dans un délai convenable avec le personnel et les processus existants. « Notre objectif doit être de traiter les demandes justifiées le plus rapidement possible afin que l’argent soit versé rapidement et que les difficultés soient évités », explique M. Ruhlé, résumant l’objectif de l’indemnisation COVID-19 pour les entreprises.

Au lieu d’investir des mois dans un développement interne, l’entreprise argovienne a pu accéder à une solution numérique que l’Office de l’informatique et l’Office de l’économie et du travail du canton de Zurich avaient développée et mise en service avec succès avec SAP et Prodyna. Le processus initialement entièrement manuel entre les entreprises requérantes, les caisses de chômage et les systèmes du Secrétariat d’Etat à l’économie SECO en tant qu’Office de paiement a désormais été enrichi et largement automatisé. En coopération avec SAP et Prodyna, un formulaire électronique a été développé à partir duquel un robot logiciel extrait les informations nécessaires, les introduit automatiquement dans le système de paiement du SECO et enregistre les données pour le paiement, évitant ainsi les erreurs de transmission manuelle. Dans l’ensemble, la solution de Zurich garantit le traitement rapide de l’important volume de règlements pour l’indemnisation du réduction de l’horaire de travail.

Un paiement sous deux jours
La mise en œuvre de la solution numérique n’a pris que deux semaines entre le lancement et la mise en service. « Nous avons pu réduire notre charge de travail d’environ 75 %, nous n’avons besoin de personnel supplémentaire que de manière ponctuelle et nous pouvons payer les demandeurs dans un délai de deux jours ouvrables », déclare M. Ruhlé, reprenant les résultats des demandes traitées au moyen du formulaire électronique. Il se réjouit également des réactions toujours positives des entreprises. Les expériences des autorités et de SAP dans le cadre du projet dans le canton de Zurich ont également été « très utiles » pour l’évaluation de M. Ruhlé. Cela a montré que la méthode fédérale d’innovation fonctionne : un canton développe quelque chose et le partage avec les autres cantons.

Formulaire Web et robot logiciel
Le canton de Zurich, le plus puissant de Suisse sur le plan économique, a été particulièrement touché par le confinement. Alors que l’Office de l’économie et du travail reçoit dix notifications préalables de réduction de l’horaire de travail par mois pendant les périodes économiques calmes, ce nombre est monté en flèche pour atteindre 30 000 demandes en mars et plus de 32 000 au début du mois de juin. Avec un temps de traitement moyen de 25 minutes par demande, le traitement des demandes aurait encore pris des semaines, même avec une augmentation massive du personnel. Hansruedi Born, directeur de l’Office de l’informatique du canton de Zurich, a contribué à concrétiser l’idée de numérisation et d’automatisation : « Nous avons immédiatement réalisé qu’une approche robotique avec une connexion au système de caisse fédérale serait une solution intéressante. » Grâce à un effort commun à plusieurs départements et directions et en coordination avec le SECO, le processus manuel a été numérisé en 14 jours et la menace d’un retard a été évitée.

Le nouveau procédé numérique repose sur une automatisation constante à deux composantes :

  • Après s’être connecté au moyen d’une authentification à deux facteurs, le formulaire Web guide les utilisateurs à travers les différentes étapes de la demande, vérifie les différentes entrées des champs et les valide pendant la procédure de demande. Les données sont enregistrées dans des fichiers XML. Une fois tous les documents nécessaires téléchargés, la demande peut être transmise directement sous forme numérique.
  • Le robot logiciel de SAP saisit les fichiers et les extrait. La qualité de la demande est ensuite vérifiée sur la base des règles commerciales du canton de Zurich. Le robot fait ensuite en sorte que la demande soit saisie dans le système de la caisse de chômage, qui libère le paiement et stocke la demande en toute sécurité avec ses pièces jointes dans le système de gestion des documents.

Amortissement en moins d’un mois
L’automatisation de bout en bout du processus de demande, y compris les contrôles de qualité, réduit les coûts de personnel pour le traitement des demandes de réduction de l’horaire de travail de 75 % dans le canton d’Argovie et jusqu’à 85 % dans le canton de Zurich. Avec 30 secondes par demande, la vitesse de traitement peut être multipliée par 50. Et tout cela à faible coût : l’investissement dans la solution numérique a été amorti en moins d’un mois. Selon les calculs du modèle, les coûts du traitement numérique d’une demande de réduction de l’horaire de travail s’élèvent à 76 centimes seulement.

« Avec ces projets pour les cantons de Zurich et d’Argovie, SAP a une fois de plus démontré que nos plateformes et nos outils nous permettent de créer des solutions innovantes pour des défis urgents dans un délai très court », se réjouit Michael Locher-Tjoa, directeur général de SAP Suisse. « Il me tient particulièrement à cœur que nous soutenions activement nos clients 24 heures sur 24 avec notre expertise et nos produits, même dans les moments difficiles. » SAP a ouvert l’accès à une sélection de logiciels et de services pour aider les entreprises à relever les défis auxquels elles sont confrontées dans la lutte contre le COVID-19.

Au cœur du transfert de données contrôlé par robot du formulaire Web vers le système de facturation fédéral se trouve l’automatisation des processus robotisés de SAP (iRAP), un ensemble de services pour le développement de robots intelligents qui utilisent l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle pour garantir des dialogues pertinents et fiables sans saisie manuelle au clavier. Dans les projets des cantons de Zurich et d’Argovie pour l’automatisation des demandes de réduction de l’horaire de travail, le robot simule un utilisateur réel.

« Des apports précieux pour l’avenir »
Lorsque la crise du coronavirus aura été surmontée, le nombre de demandes de réduction de l’horaire de travail reviendra également à la normale. La solution actuellement utilisée dans le canton d’Argovie est donc temporaire. Mais elle n’en reste pas moins précurseur. « Le projet nous a donné un aperçu de ce qui est possible et réalisable », conclut M. Ruhlé, faisant référence à la valeur du projet sur le long terme. « Le téléchargement de documents est par exemple quelque chose que nous conserverons après la crise du COVID-19. Nous avons pu bénéficier de nombreux apports précieux pour l’avenir. »

Informations sur SAP
En tant que « Experience-Company » optimisée par l’entreprise intelligente, SAP est le leader du marché des logiciels de gestion et aide des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à atteindre au mieux leurs objectifs : 77 % des produits de transactions mondiaux passent par des systèmes SAP. Nos technologies pour l’apprentissage automatique, l’Internet des Objets et les méthodes analytiques d’avenir aident nos clients à transformer leur société en entreprise intelligente. SAP soutient les personnes et les sociétés dans l’approfondissement de leurs connaissances sur leur organisation tout en encourageant la collaboration, les aidant ainsi à toujours avoir une longueur d’avance sur la concurrence. Nous simplifions la technologie pour les entreprises, afin qu’elles puissent utiliser nos logiciels facilement et selon leur propre idée. Notre suite de bout en bout, composée d’applications et de services, permet à plus de 440 000 clients d’être rentables, de s’adapter continuellement de manière flexible et de faire bouger les choses. Son réseau mondial de clients, de partenaires, de collaborateurs et de précurseurs permet à SAP d’améliorer le fonctionnement de l’économie globale et la vie des gens. Pour en savoir plus, veuillez consulter www.sap.com/suisse.

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