SAP’DE DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDİR?

Nisan 10, 2014 by SAP News 0

İstanbulBu ayki SUGTURK yazımızda SAP ECC sistemi içerisinde standart olarak gelen doküman yönetimi modülünü sizlere tanıtmak istiyorum. Doküman yönetimi, SAP projelerini devreye alırken lojistik ve finansal modüllerin koşuşturmacası içerisinde birçok zaman fazla gündeme gelme fırsatı bulamıyor. Aslında daha kapsamlı doküman yönetimi fonksiyonları için SAP artık DMS’den ziyade OpenText çözümlerini müşterilerine tavsiye ettiğini, DMS ürününü daha fazla geliştirmeyeceğini belirtiyor.

Buna rağmen aslında SAP’nin içerisinde sınıflandırma, versiyonlama, statü takibi, sorumluluk ataması, SAP nesnelerine bağlantı ve detaylı yetkilendirme yapabildiğiniz DMS (Document Management System) olarak adlandırılan temel doküman yönetimi anlamında ciddi içeriğe sahip bir doküman yönetimi sistemi de bulunuyor. Şirket ihtiyaçlarına göre değişmekle birlikte, tecrübelerimiz DMS ve e-DMS’i içeren standart bir kurulumun dört-beş günlük bir çalışma sonrasında ayağa kaldırılabildiği yönünde. Modülün temel özelliklerini tek tek inceleyelim.

Çalışma şekli: Sistem; dokümanın türü, numarası, tanımı, versiyonu, sorumlusu, onay durumu gibi temel bilgilerini içeren bir belgenin açılması ve açılan bu belgeye bilgisayarınızdaki dosyanızın eklenmesi şeklinde çalışıyor.

Sınıflandırma: Uyarlamada tanımladığınız doküman türleri ile belgelerinizi sınıflandırabiliyorsunuz.

Versiyonlama: Aynı doküman için yeni versiyonlar yaratarak tarihçeli takip yapmanız mümkün

Durum takibi: Tanımlanan onay mekanizmalarına (workflow ile çalışabiliyor) istinaden dokümanın son durumunu takip edebilirsiniz.

Yetkilendirme: Doküman türü temelinde, manuel belirlediğiniz yetki nesneleri türünde veya klasörler detayında yetkilendirme yapmanız mümkün. Yaptığınız yetkilendirmeleri belgeyi görüntüleme, yaratma, değiştirme, dosya ekleme, dosya silme, doküman silme etkinlikleri için de ayrıca detaylandırabilirsiniz.

Sorumlu kişi: Dokümandan kimin sorumlu olduğuna dair atama yapılabiliyor.

SAP Nesneleri bağlantıları: Açılan dokümanlar SAP nesnelerine (malzeme, satın alma siparişi, satış siparişi, kontrol partisi vb.) bağlanabiliyor.

Doküman dağıtımı: Oluşturulan dokümanların dağıtımının yapılması da mümkün oluyor.

DMS’in bence en önemli özelliklerinden bir tanesi de SAP GUI’ye ihtiyaç duymadan, doğrudan Windows işletim sisteminizdeki klasörler ile entegre çalışabilen e-DMS (easy DMS) arayüzünü ücretsiz olarak sunması.

Şirketinizde doküman yönetimi sistemine ihtiyaç duyuyorsanız bence mutlaka gündeme gelmesi gereken bir modül DMS. DMS ve e-DMS hakkında daha fazla bilgi almak için aşağıdaki linklerden faydalanabilirsiniz.
https://help.sap.com/erp2005_ehp_04/helpdata/en/c1/1c31a243c711d1893e0000e8323c4f/frameset.htm

http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/PLM/SAP+Document+Management+System

Ayrıca SAP-Press’te de aşağıdaki konuyla ilgili kapsamlı bir kitap bulunuyor.

http://www.sap-press.com/products/Document-Management-with-SAP-DMS-%282nd-Edition%29.html

Eğer DMS’i ayağa kaldıracaksanız en önemli tavsiyem, eklediğiniz dokümanları SAP ECC’nin bulunduğu veritabanında değil, ayrı bir Content Server açarak bu sunucu üzerinde tutmanız. Aksi takdirde fazla dosya eklediğinizde veritabanınız çok hızlı büyüyecektir.

SAP PLM’in de önemli bir parçası olan DMS modülünü genel ölçekte sizlere tanıtabildiğimizi umuyorum. Konuyla ilgili sorularınız olursa LinkedIn’deki grubumuza katılarak bizlere iletebilir veya info@sugturk.org adresine e-posta gönderebilirsiniz.

Saygılarımla,

Kerem KarabiberSUGTURK – Genel Başkan

E-Posta: kerem.karabiber@sugturk.org