Superhelden begeleiden de implementatie van het nieuwe ERP-systeem bij WAAK

The Incredible SAP Project – Waarom zou je medewerkers bombarderen met droge manuals en stoffige workshops als je ook virtuele superhelden kan inschakelen om hen vertrouwd te maken met een gloednieuw SAP ERP-systeem? Bij WAAK verloopt de introductie tot SAP S/4HANA op een ludieke manier. Naast Simplify Susan, Power Pete en Christal Clear, werkte het maatbedrijf ook met een peter- en meterproject en een implementatiekrantje om het nieuwe ERP-systeem zo vlot mogelijk te introduceren op de werkvloer en er het optimale rendement aan te koppelen.

Pour la version en Francais, clicquez-ici

Als West-Vlaams maatwerkbedrijf geeft WAAK mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans om zichzelf te ontplooien. De verschillende domeinen waarin WAAK gespecialiseerd is, gaan van industriële assemblage over montage- en verpakkingswerk tot een brede waaier aan diensten op locatie. Vaillant, Novy, Daikin en TVH zijn enkele van de gewaardeerde partners van het bedrijf dat op vier verschillende sites in Kuurne en Kortrijk gevestigd is. WAAK gaat landurige partnerships aan en zet circulaire samenwerkingen op.

Uniformiseren van processen en rapportering

Om competitief te blijven, besliste WAAK na een uitgebreide analyse en evaluatie haar bestaande ERP-systeem te vervangen door SAP S/4HANA. Voor de implementatie vertrouwt het op SAP Partner Ctac. Er werd geopteerd voor een standaardapplicatie die volop kan worden uitgebreid. De ingebouwde HANA-technologie zorgt er voortaan voor dat alle boekingen en andere acties in realtime in het systeem komen wat alle processen gevoelig kan versnellen. Het uniformiseren van zowel de processen als de rapportering zullen de efficiëntie sterk verhogen.

Om de implementatie van de nieuwe ERP-software zo vlot mogelijk te laten verlopen, riep WAAK voor de 380 medewerkers die ermee in aanraking zullen komen, de interne campagne ‘The Incredible SAP Project’ in het leven. Die betrekt de teams op een ludieke manier zo concreet mogelijk bij de verschillende stappen van de implementatie. Rond de kerstperiode tekenden alle betrokkenen op een kick-off event als symbool voor hun engagement een charter en maakten ze kennis met de drie virtuele superhelden die het hele project zullen begeleiden.

Simplify Suzan, Power Pete en Christal Clear

Simplify Suzan kijkt toe dat de gekozen oplossingen voldoende standaard-uniform en eenvoudig zijn. Power Pete richt zich op de competitiviteit en de kracht van de ERP-machine en WAAK in zijn geheel. Christal Clear is bevoegd voor accurate cijfers, zuivere masterdata, transparantie en inzichtelijkheid. “Om lange workshops vol met technische richtlijnen te vermijden, kozen we voor deze ludieke insteek”, zegt Delphine Deconinck, communicatieverantwoordelijke bij WAAK. “Onze drie superhelden begeleiden dit project van start tot finish, maar ze doen dat zeker niet alleen. We hebben ook zo’n 12 peters en meters zorgvuldig uitgekozen die elk vier andere medewerkers zowel proactief als reactief bijstaan met de verschillende fases van het project. Om het ijs een beetje te breken, brachten de peters en meters hun poulains allemaal een doosje pralines zodat de overgang een beetje zoeter gesmaakt werd.”

WAAK bracht om nog iets meer duiding te voorzien ook ‘The Incredible SAP Project’-krant uit. Daarin kadert Algemeen Directeur Tim Vannieuwenhuyse het belang en de voordelen van de implementatie van SAP S/4HANA. De programmaorganisatie is ook in kaart gebracht, net als de verschillende rollen en functies, van de stuurgroep tot de process owners en key users. De fases van de implementatie van begin tot eind kwamen hierin ook aan bod. “We hebben intussen ook al een tweede krantje klaar en daar hebben we de insteek iets luchtiger gehouden en enkele testimonials toegevoegd. We merken dat onze inspanningen goed onthaald worden en zijn erg tevreden over de ingeslagen weg. ‘The Incredible SAP Project’ is uitstekend afgetrapt en we zijn sterk overtuigd dat de implementatie van de SAP S/4HANA-technologie hiermee vlekkeloos zal worden afgerond”, besluit Delphine Deconinck.