“De reden waarom we dit project hebben opgestart? We moesten ons HR-landschap optimaliseren omdat we, net zoals de rest van Mensura, klaar willen zijn voor de toekomst” zegt Katrien Meert, HR Business Partner Mensura.
Pour la version en français, cliquez-ici.
Eén van de elementen die dringend moesten aangepakt worden, was het systeem van loonadministratie dat Mensura gebruikte. Het voldeed niet meer aan de actuele eisen en behoeften. Het was een verouderde loonmotor, met shadow IT via excel, dubbele input van gegevens waardoor de foutenmarge groter werd en verouderde applicaties en werkstromen. Om future-proof te zijn, weet Mensura als geen ander dat ook de ‘interne dienstverlening’ naar eigen werknemers van cruciaal belang is.
Als kern van Mensura’s nieuwe HR organisatie werd gekozen voor SAP SuccessFactors, dat meteen een antwoord gaf op de uitdagingen waar het HR team tegen aanliep. In het kader van de optimalisatie van het HR-landschap werd beslist in een eerste fase te starten met de optimalisatie van de loonmotor. Deze werd gemigreerd naar een toekomstbestendige applicatie. SAP SuccessFactors is een oplossing die schaalbaar is en die Mensura in staat stelt om elk probleem op zich op te lossen én terzelfdertijd te werken naar een complete, geïntegreerde oplossing.
Op deze manier zijn de hoekstenen gelegd voor een nieuw HR masterdatasysteem en een toekomstbestendig HR IT-landschap. In de toekomst zullen ook de processen om bv. afwezigheden, tijdsregistratie en on- & off-boarding geoptimaliseerd worden.
Op tijd & correct
Een goede samenwerking met zowel SAP, met implementatiepartner Persolis én met HR & IT-collega’s die de oplossingen hebben getest – en er nu dageljks mee werken – zorgde voor een vlotte uitwisseling van informatie. Hierdoor kon het project tijdig en binnen budget opgeleverd worden en… de lonen werden correct en tijdig uitbetaald. Een vooropgesteld resultaat dat alvast behaald werd.
Ook op andere vlakken werden al meteen positieve resultaten vastgesteld. Dankzij het centrale databeheer is de foutenmarge gedaald. Deze centralisatie vertaalt zich eveneens in een voorlopige tijdswinst van 10% voor het HR team. Ook zijn er aanzienlijk minder facturen gelinkt aan de betaling van sociale bijdragen en loonbelasting.
Ambitieus en complex
Mensura wil SAP SuccessFactors als mastersysteem gebruiken voor het beheren van personeelsgegevens en als centrale applicatie om informatie automatisch naar andere diensten door te sturen zoals IT, business, logistiek en fleet.
Katrien Meert: “Op termijn is het de bedoeling dat werknemers, teamleiders, managers en directeurs inzicht krijgen in hun eigen data en in die van hun team. Op die manier kunnen de juiste beslissingen genomen worden, gebaseerd op actuele data. Ambitieus & complex. Wij weten wat te doen de komende maanden en jaren!”
Mensura is de winnaar van de Gold Best of Customer Success Award 2022 in de categorie Rapid Time to Value.
