Hidrovias do Brasil ganha agilidade na gestão de despesas com SAP Concur
Plataforma contribuiu para a transformação digital e fortaleceu políticas internas de reembolso e compliance
A Hidrovias do Brasil, empresa referência em soluções logísticas integradas, contratou o SAP Concur Expense para modernizar o processo de gestão de despesas de seus funcionários em todo o Brasil. A plataforma ajudou a companhia a reduzir em mais da metade o tempo gasto nos relatórios mensais e a consolidar a política interna de reembolso.
Antes da implementação, o fluxo de reembolso envolvia a abertura de chamados em uma ferramenta não integrada ao ERP, planilhas e digitalização manual de recibos enviados para a análise da tesouraria, responsável pela conferência de cada item. Um processo que, segundo Allan Favaron, coordenador de Sistemas SAP na Hidrovias do Brasil, demandava trabalho manual e muito tempo das áreas envolvidas.
“Somos clientes da SAP desde 2014 e quando fomos procurar uma solução para despesas no mercado, o Concur Expense ganhava em todos os aspectos analisados, principalmente por já possuir integração com serviços diferenciados, como os aplicativos de transporte, e por ser uma plataforma amigável para o usuário”, explica Favaron.
Desde o início da parceria, em 2019, a Hidrovias do Brasil tem registrado diversos ganhos no fluxo de reembolso, com destaque para a redução no tempo de processamento. Hoje, a empresa leva uma média de 78 horas mensais para análise de 200 relatórios de despesas. Antes, eram 186 horas para o mesmo trabalho.
A experiencia dos usuários também foi um diferencial, uma vez que não foi mais necessário guardar os comprovantes e recibos de cada despesa, e as informações poderiam ser facilmente registradas no aplicativo. “Para os funcionários que estão na correria do dia a dia, o Concur Expense trouxe a facilidade de tirar uma foto do recibo e ter a garantia de que os dados seriam computados rapidamente. A plataforma ganhou a confiança do nosso time e a tecnologia ocupou um espaço ainda mais importante em nossa rotina”.
Essa praticidade ajudou a fortalecer a política de reembolso da companhia. Segundo Favaron, a eliminação de etapas burocráticas e manuais, e a visualização de todo o fluxo, de lançamento à aprovação, trouxe mais transparência e maior alinhamento ao compliance. “Buscamos os melhores parceiros e soluções para aplicar a tecnologia a favor dos colaboradores, e os feedbacks positivos mostram que estamos no caminho certo”, finaliza.
Para a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska, o projeto reforça o potencial da tecnologia em transformar a realidade das empresas. “O Concur Expense permitiu que a Hidrovias do Brasil registrasse uma diminuição significativa das horas necessárias para análise relatórios e ainda contaram com a rápida aceitação de uma nova ferramenta por sua equipe. Esses são alguns dos resultados que mostram como a automatização de tarefas simplifica a vida dos colaboradores e traz ganhos que vão além de aspectos processuais, com impactos diretos nos resultados da organização”, explica.