Plataforma melhora experiência de colaboradores e otimiza departamento financeiro na devolução dos valores gasto em viagens corporativas
A Farmina, empresa de nutrição animal de origem italiana presente em mais de 40 países, adotou o SAP Concur com o objetivo de automatizar os processos de despesas corporativas e viagens de negócios por meio de soluções tecnológicas que auxiliam no controle dos gastos dos colaboradores. Sediada em Bragança Paulista, a Farmina vê necessidade constante de viagens de seus executivos pelo país.
Devido à essa alta demanda por viagens, a empresa enfrentava desafios em gerenciar despesas de transporte, quilometragem e refeição referente aos gastos dos funcionários que precisavam se deslocar pelo Brasil. “Antes da adoção da plataforma SAP Concur havia um processo manual que demandava tempo e análise, gerando um trabalho moroso para o reembolso dos nossos colaboradores”, comenta Rafael Toledo, Controller da Farmina Pet Foods Brasil.
“As despesas de viagens eram preenchidas pelos colaboradores em planilhas com documentos que comprovam os gastos efetuados. Após esse processo, os gestores aprovavam os valores e enviavam as informações para o setor financeiro. Muitas vezes sem assinatura e com documentos rasurados, não era possível realizar certos pagamentos referente as viagens corporativas dos funcionários”, comenta Jéssica Micucci, Analista contábil da Farmina.
Com a adoção do SAP Concur, os gestores e o setor de financeiro da empresa simplificaram os relatórios de despesas e ganharam acesso a métricas por meio de painéis de controle de uso facilitado. Por meio destes painéis, os gestores têm uma visão clara da natureza, volume e localidade das despesas, proporcionando uma maneira holística e simples de acompanhar os KPIs de viagem de cada colaborador.
“Depois que entendemos que o processo manual deveria ser extinto por conta da complexidade do preenchimento e revisão de planilhas para a devolução do valor gasto, fomos apresentados à SAP Concur. Após uma reunião com nosso CEO global, foi decidido que a plataforma era a solução que precisávamos para agilizar a gestão de despesas das viagens corporativas não só da Farmina, mas de outras empresas do grupo fora do Brasil”, ressalta Rafael.
A SAP Concur conecta todos os gastos, viagens e faturas em um só sistema, fornecendo uma maneira única de gerenciar os valores de ponta a ponta. Com isso a plataforma fornece maior visibilidade das transações, melhorar a conformidade e simplificar o processo para colaboradores, gestores, auditores e controladores financeiros.
“A tecnologia de correspondência inteligente da SAP Concur praticamente grava o relatório para o funcionário, combinando cartão de crédito, viagens reservadas e recibos eletrônicos, enquanto usa regras de auditoria internas que destacam instantaneamente quaisquer exceções e oferecem aos líderes financeiros uma visão unificada dos gastos com viagens e despesas”, comentou Denis Tassitano, vice-presidente da SAP Concur. “Para empresas como a Farmina, que possuem uma força de vendas que precisa cobrir um país de dimensões continentais, o uso de ferramentas inteligentes de gestão de gastos eleva o nível de governança corporativa. O resultado é eficiência, agilidade e economia.”
