Dans l’industrie du voyage, les Travel Managers se sont toujours appuyés sur des règles strictes, crées depuis longtemps, pour contrôler la manière dont les employés organisent leurs voyages, ne prenant généralement pas leurs besoins et désirs en compte.
Ces dernières années, cependant, les mœurs ont beaucoup évolué. Au lieu de s’assurer uniquement du bon respect des règles, les Travel Managers se concentrent plus sur l’autonomisation, les nouvelles technologies et à l’essor de la mobilité mondiale afin de mieux répondre aux attentes de leurs employés. Jamais auparavant autant de liberté ne leurs avaient été laissé pour gérer leurs voyages.
Par conséquent, les Travel Managers doivent évoluer pour faciliter le quotidien des employés. Pour cela 5 initiatives s’offrent à eux :
- Données et analyses : Bien que les frais de déplacement représentent un poste important pour de nombreuses entreprises, les TM ont traditionnellement eu du mal à identifier et à surmonter les dépenses invisibles. Avec environ 37 % des réservations d’hôtel et 15 % des réservations de billets d’avion effectuées par des employés en dehors des canaux de l’entreprise, les réservations directes via les fournisseurs peuvent non seulement augmenter les coûts mais aussi empêcher les TM d’optimiser leurs programmes pour répondre aux besoins des employés. Pour cela les TM doivent comprendre comment, où et pourquoi leurs employés voyagent. Cela peut être suffisamment difficile pour n’importe quelle entreprise, mais pour une entreprise internationale, le défi est aggravé par des systèmes disparates. Une plate-forme unique de gestion intégrée peut aider les entreprises à créer la source unique de donnée pour mieux agir.
- Évolution des nouvelles technologies : De nombreux Travel Managers sont confrontés à l’évolution de la technologie : C’est comme s’il y avait toujours une autre application, plate-forme ou service à gérer. Et l’obsolescence programmée ne fait que commencer ; une fois que la 5G deviendra courante au cours des prochaines années, les vitesses de bande passante seront 10 à 20 fois plus rapides qu’elles ne le sont maintenant, déclenchant une nouvelle vague d’innovation en termes d’applications alimentées par l’IA, la réalité augmentée, l’Internet des objets, et autres technologies. Il sera impossible pour les TM de suivre le rythme de ces innovations pare eux-mêmes. Au lieu de cela, ils devront collaborer étroitement avec leurs équipes IT pour mettre en œuvre une plate-forme technologique qui peut à la fois intégrer les systèmes existants de l’entreprise et être suffisamment flexible pour ajouter de nouveaux fournisseurs.
- Sécurité des voyageurs : Dans un monde de mobilité et de connectivité mondiales, les entreprises ont de plus en plus la responsabilité morale et juridique d’aider leurs employés à voyager en toute sécurité. Bien qu’il ne s’agisse que d’une partie de la stratégie de gestion des risques d’une entreprise, le devoir de diligence ne peut tout simplement pas être ignoré. Qu’il s’agisse de catastrophes naturelles, d’épidémies, de terrorisme ou de troubles politiques, la question n’est pas de savoir si quelque chose va se produire lorsque vos employés voyagent, mais plutôt de savoir où, quand et à quelle ampleur l’incident va se produire. Les TM doivent prendre l’initiative de cette action pour assurer la protection des employés, comme de l’entreprise.
- Satisfaction des employés : Comparativement aux générations précédentes, les employés d’aujourd’hui n’ont pas peur de changer d’emploi plusieurs fois au cours de leur carrière. Les entreprises doivent évaluer tous les aspects de l’expérience employé si elles veulent se faire concurrence et conserver les talents clés. Pour les employés constamment en déplacement, le programme de voyage aura un impact démesuré. Un logiciel qui est difficile à utiliser ou qui n’offre pas d’aide et d’options localisées pour faciliter les déplacements, peu importe où ils se trouvent, va faire fuir les employés. Les TM doivent s’efforcer d’élaborer des programmes » conviviaux » en facilitant les réservations, en donnant accès aux fournisseurs de voyages souhaités et en simplifiant le processus de remboursement des dépenses.
- Créer de la valeur ajoutée : Les Travel Managers ont toujours été chargés de réaliser des économies. Cependant, ils disposent aujourd’hui des outils nécessaires non seulement à réduire les coûts, mais aussi pour créer de la valeur ajoutée. De plus, des programmes comme la récupération de TVA peuvent aider les employés à éviter de payer des impôts gagné pendant qu’ils voyagent professionnels. Il y a beaucoup plus de façons pour les TM d’obtenir un retour sur investissement qu’en négociant des rabais avec les fournisseurs.
Trop souvent, la seule chose qui empêche les Travel Managers de prendre ces initiatives, ce sont eux-mêmes. Nombre d’entre eux préconisent directement des solutions au lieu de prendre le temps de comprendre les besoins des employés à l’échelle mondiale. En même temps, ils peuvent manquer de soutien de la part de la direction en raison d’une mauvaise compréhension du rôle important que jouent les voyages dans les activités de l’entreprise.
Les TM doivent dorénavant améliorer la compréhension entre les besoins des employés et la direction, afin d’obtenir une ligne directrice claire quant aux outils utilisés pour les voyages professionnels. De cette manière, ils seront en mesure d’uniformiser, de simplifier, d’automatiser et d’adapter le programme de voyage à la croissance future, aux attentes des employés et aux nouvelles technologies.