Avant d’aborder le sujet de l’ERP cloud, rappelons ce qu’est un ERP. Introduit dans les années 90, l’Enterprise Resource Planning est un logiciel qui automatise les processus, qu’ils relèvent de la finance, distribution, production, etc. Initialement, les systèmes ERP étaient souvent implémentés chez les clients, dans leurs centres de données.
Plus récemment, la technologie cloud computing est arrivée, permettant la fourniture de logiciels via internet. L’ERP est devenu disponible non seulement sur site, mais aussi sous la forme d’une application SaaS (Software as a Service), accessible par abonnement plutôt qu’à l’achat. Mais l’ERP cloud ne se résume pas à un nouveau modèle de distribution et de tarification. Ses fonctionnalités avancées et sa flexibilité en font un facteur de succès à l’ère du numérique.
Pourquoi l’ERP cloud ?
Pendant plus de 25 ans, les systèmes ERP ont apporté de la valeur aux entreprises, en les aidant à accroître leur productivité et à obtenir une visibilité accrue. Mais aujourd’hui, le monde (et la concurrence) a changé.
Aujourd’hui, les clients s’attendent à une livraison plus rapide, à des améliorations continues des produits et des services, à une plus grande fiabilité et à une réduction des coûts. Les entreprises doivent souvent regarder au-delà de leurs murs pour offrir la plus grande valeur possible à leurs clients. Elles travaillent virtuellement avec un large éventail de partenaires – pour la production, la distribution, la gestion des ventes, le service, l’assistance et même pour leurs activités principales. Par conséquent, elles ont besoin d’un logiciel qui les aide non seulement à gérer les processus internes, mais aussi à gérer des réseaux d’entreprises dans le monde entier.
Les anciens systèmes ERP ne peuvent pas répondre aux exigences complexes d’aujourd’hui. Ils s’adaptent difficilement aux changements, sont coûteux à maintenir et peu susceptibles d’aider les entreprises à se conformer aux réglementations en constante évolution. Conçus pour un environnement plus simple, la plupart des anciens systèmes ERP ne sont pas en mesure d’offrir la vitesse, la flexibilité et l’intelligence dont les entreprises ont besoin pour fonctionner selon des méthodes nouvelles et plus agiles.
Comment l’ERP SaaS a-t-il évolué ?
Au début des années 2000, les applications cloud étaient surtout des solutions autonomes. Des outils de gestion de la relation client (CRM), de marketing automation, de gestion des notes de frais et des déplacements, etc.
Au milieu des années 2000, les principaux éditeurs de logiciels ont lancé leurs solutions d’ERP cloud. Beaucoup avaient des fonctionnalités limitées et n’avaient pas été fondamentalement conçues pour le « cloud ». Une grande partie de ces solutions ont été adoptées lentement. Parce qu’elles étaient trop rigides, ne pouvaient suivre la rapidité du changement ni apporter la profondeur de fonction requise. Elles ne pouvaient pas non plus s’intégrer ou se connecter à différents systèmes ou données, limitant de fait la portée du changement et la croissance des entreprises.
Les systèmes ERP d’aujourd’hui ont considérablement changé la donne. Tout comme la courbe d’acceptation et d’adoption de l’ERP cloud. Pourtant, il reste important de distinguer les systèmes ERP conçus pour le cloud de ceux qui simplement opèrent sur le cloud.
Pourquoi le cloud ERP est-il si important pour les entreprises à forte croissance ?
Il y a trois raisons principales pour lesquelles l’ERP cloud est particulièrement important pour les entreprises de taille moyenne à croissance rapide.
1- Amélioration de l’agilité : l’agilité est cruciale pour les ETI ayant un potentiel de croissance. Ces entreprises sont souvent des spécialistes de leur secteur d’activité, travaillant dans un petit nombre de secteurs verticaux connexes, tels que la fabrication de produits métalliques dans l’aérospatiale ou la distribution de services aux restaurants. Elles entretiennent des relations étroites avec leurs clients et leurs fournisseurs. Pour se développer rapidement, elles doivent saisir les opportunités – se lancer sur de nouveaux marchés, introduire de nouveaux produits et services, faire des acquisitions ou réagir aux échecs des concurrents.
Un ancien système qui n’est pas flexible et facilement extensible freinera la croissance car il ne pourra pas fournir assez rapidement les informations nécessaires aux décisions. Si une entreprise s’appuie sur des systèmes de reporting indépendants – dont beaucoup sont basés sur des feuilles de calcul Excel – il est difficile pour les départements de partager des informations et de travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs et urgents.
2- Visibilité sur les flux de trésorerie : dans les ETI, la direction a tendance à être très attentive aux coûts. Contrairement aux grandes entreprises qui gèrent des budgets trimestriels, le flux de trésorerie est l’élément vital des ETI, et l’amélioration de la marge bénéficiaire est souvent une priorité absolue. Pour constituer des réserves dans le bilan – et alimenter la croissance – il faut surveiller attentivement le fonds de roulement, les dépenses d’exploitation et les investissements.
Alors que toutes les entreprises de taille moyenne disposent d’un système de comptabilité ou d’un système ERP, nombre de ces systèmes ne fournissent pas d’informations immédiates sur les flux de trésorerie et la rentabilité. Souvent, ils ne répondent pas aux besoins actuels de l’entreprise ou ne s’intègrent pas à d’autres systèmes. Qui plus est, ces systèmes hérités ne sont généralement pas enrichis de nouvelles fonctionnalités – ni même actualisés et pris en charge – par les fournisseurs qui se sont tournés vers le cloud.
3- Facilité d’intégration des applications : les ETI ont généralement été promptes à adopter des solutions déconnectées pour répondre à des besoins opérationnels spécifiques, comme des logiciels de centre d’appels ou des systèmes de gestion des services sur le terrain, mais lentes à changer leur ERP. L’ajout de ces solutions » sur mesure » a entraîné des dépenses et une complexité accrues, car ces outils ne se connectent pas facilement au système ERP. Aujourd’hui, l’ERP moderne dans le cloud change tout cela et amène de plus en plus d’entreprises en croissance à réévaluer leur choix d’ERP. De plus en plus d’entreprises optent pour la facilité d’intégration, l’évolutivité et l’agilité qu’offre l’ERP cloud.
Les systèmes modernes d’ERP cloud améliorent le flux de travail grâce à des processus rationalisés, ce qui aide les entreprises à fournir un meilleur service à la clientèle, à identifier les opportunités d’upselling et à améliorer le cycle « order to cash ».
Quels sont les 10 principaux avantages de l’ERP cloud ?
Les entreprises qui sont passées à l’ERP cloud l’ont fait pour les avantages suivants :
- Réduction des coûts: en tant que service par abonnement, il n’y a pas de frais initiaux pour l’achat et l’installation du matériel et des logiciels. De plus, vous réduisez les coûts informatiques et les frais de personnel. En effet, les mises à niveau et la maintenance sont prises en charge par le fournisseur. Selon le modèle de déploiement de l’ERP cloud que vous choisissez – cloud privé ou public – les économies peuvent être significatives. Le cloud public, en particulier, permet d’importantes économies financières et de temps dans la gestion de la maintenance.
- Implémentation rapide et flexible : la mise en place d’un ERP cloud est très rapide. Votre fournisseur SaaS s’occupe des installations de matériel et de logiciels et met à disposition un personnel spécialisé dans la gestion des centres de données. Tout comme les applications mobiles que nous connaissons tous, la même interface utilisateur intuitive et la même expérience sont disponibles dans les applications d’ERP cloud. Cela vous permet de saisir les opportunités en gagnant rapidement en productivité. La maîtrise des applications est rapide, l’automatisation prévaut, et le lancement de nouveaux produits dans de nouveaux secteurs et environnements devient facile.
- Amélioration des opérations : les fournisseurs d’ERP en mode SaaS gèrent et fournissent des mises à jour continues du système. Ils améliorent les opérations, changent les processus obsolètes, introduisent des innovations, technologies et fonctionnalités qui soutiennent les meilleures pratiques. L’ERP cloud améliore et accélère, non seulement les pratiques financières et comptables, mais les opérations dans toute l’entreprise. Et peut même s’étendre aux partenaires et aux réseaux.
- Simplicité et automatisation : les entreprises peuvent consolider d’anciennes applications autonomes, standardiser et intégrer toutes les applications existantes et nouvelles. Elles peuvent aussi éliminer l’utilisation de systèmes déconnectés et les solutions de contournement qui existent sur les feuilles de calcul Excel. Cette synchronisation aide à réduire la complexité.
- Nouvelles fonctionnalités : les fournisseurs de SaaS gèrent le logiciel qui est partagé par toutes les entreprises qui l’utilisent. Cela permet aux fournisseurs de développer rapidement de nouvelles fonctions, améliorations. Et de les fournir à toutes les entreprises par le biais de mises à jour continues, ainsi que plusieurs nouvelles versions plus importantes par an. Comme les mises à jour sont livrées à tout le monde en même temps, vous ne manquez jamais une opportunité comme par le passé. Lorsque vous attendiez que votre fournisseur mette à jour votre système ERP personnalisé.
- Visibilité accrue : obtenir des insights nécessite des données et des outils d’entreprise fiables pour extraire les informations pertinentes. Les ERP cloud modernes ont été conçus pour déverrouiller le big data. Afin que vous puissiez accéder aux informations cachées dans des ensembles de données vastes et complexes. Les bons systèmes d’ERP cloud sont construits sur des modèles de données plus récents qui permettent un traitement en mémoire à grande vitesse, avec une architecture de données simplifiée. Et si les anciens systèmes ERP fournissent des outils de reporting, les analyses approfondies et intégrées disponibles via le cloud améliorent la prise de décision et les bénéfices dans toute l’organisation. Voir les tendances, prévoir les changements et automatiser les processus améliorent l’utilisation des ressources. Et au final le service à la clientèle.
- Prise en charge de l’ERP mobile : Les produits ERP en mode SaaS garantissent que l’accès aux informations pour les collaborateurs, les sous-traitants, les fournisseurs et les clients est disponible et sécurisé sur les appareils mobiles, partout et à tout moment. La mobilité ne peut pas être pensée après coup. Accéder à des interfaces modernes, conçues pour s’adapter aux écrans mobiles, est important pour les utilisateurs.
- Accès aux nouvelles technologies : Des technologies avancées et intelligentes sont intégrées dans les solutions ERP SaaS modernes pour améliorer la productivité. Ces technologies comprennent l’Intelligence Artificielle (IA), le Machine Learning, et l’Internet des Objets (IoT). Ce dernier permet notamment à des dispositifs (machines ou capteurs) d’envoyer des données à des applications via le cloud.
- Une sécurité renforcée : Avec les systèmes ERP cloud, la sécurité et les sauvegardes de données sont assurées par des experts en sécurité à plein temps. Les fournisseurs de cloud computing disposent généralement de la meilleure sécurité de données qui existe. Les failles de sécurité dans les grandes et moyennes entreprises se produisent généralement avec des systèmes sur site. Cependant, une chaîne n’est pas plus solide que son maillon le plus faible. Pour éviter la vulnérabilité aux points d’intégration, les systèmes ERP cloud doivent être complets, connectés et collaboratifs.
- Scalabilité : Comme la croissance peut être difficile à prévoir, la scalabilité est importante. Avec une solution SaaS, vous pouvez simplement ajouter une puissance de calcul ou une capacité de stockage de données supplémentaire. Ce qui vous évite d’engager des dépenses d’investissement importantes.
Les 3 types d’ERP cloud
Toutes les solutions ERP cloud sont-elles identiques ? Non, il existe de grandes différences, notamment dans la manière dont les systèmes ERP cloud sont déployés, gérés, monitorés et actualisés, ainsi que dans leur portée mondiale et leur sécurité.
Choisissez l’option de déploiement ERP qui convient le mieux à votre entreprise en tenant compte de votre environnement et de vos investissements actuels, de la complexité de votre entreprise, ainsi que de votre désir de changement.
Il existe trois types différents d’ERP cloud :
- Cloud public
- Cloud privé
- Cloud hybride
L’ERP cloud est-il sûr ?
Avec toutes les actualités concernant les violations de données et virus, on peut se demander si l’ERP cloud est sécurisé. De fait, aucun système n’est inviolable. Mais le degré de sécurité de votre système dépend de la manière dont il a été déployé et de qui le gère.
Voici quelques points clés à prendre en compte :
- Vol de données : C’est probablement l’un des sujets les plus brûlants de l’actualité. De grandes entreprises ont vu leurs données volées et les informations privées de leurs clients compromises. Toutefois, l’examen des cas de violations de données montre que ces dernières étaient, le plus souvent, stockées sur site. Et non dans le cloud.
- Perte de données : Perdre des fichiers est une chose terrible. Mais cela peut arriver lors d’une catastrophe naturelle, d’un effacement de données par erreur ou d’une panne informatique. L’unique solution pour s’en prémunir est de faire des sauvegardes régulières. Avec l’ERP cloud, les fournisseurs d’infrastructures effectuent des sauvegardes hors site régulières et de manière redondante. En cas de perte de données, il est facile de les restaurer pour une remise en marche rapide.
- Sécurité : il est de la plus haute importance d’avoir le bon niveau de sécurité. Les ETI disposent généralement d’un personnel informatique limité. Ce personnel s’occupe généralement de l’infrastructure, des mises à jour du système et des problèmes des utilisateurs. Les PME, quant à elles, disposent très rarement d’un personnel de sécurité informatique à plein temps. Avec un fournisseur d’ERP cloud réputé, les PME/ETI ont automatiquement des experts en sécurité à plein temps. Disponibles 24 /24 et 7/7, ils s’assurent que toutes les mises à jour et procédures de sécurité sont réalisées.
Compte tenu de ce qui précède, l’ERP cloud constitue une option plus sûre qu’un déploiement sur site.
Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui
L’ERP cloud est une solution éprouvée et mature. Aujourd’hui utilisée par des milliers d’entreprises dans le monde, et probablement par bon nombre de vos concurrents.
Pour la majorité des ETI et grandes entreprises, la migration vers le « cloud » est une étape indispensable pour passer au niveau supérieur. Les avantages de processus accélérés, d’une visibilité accrue et d’un retour sur investissement plus rapide peuvent être vérifiés par des rapports d’analystes (de Gartner, Aberdeen, Forrester, etc.) et par des exemples de réussite de clients de votre secteur.
Publié en anglais sur SAP Insights