Es gibt einige Möglichkeiten, um im Vorfeld dafür zu sorgen, dass die Implementierung einer ERP-Lösung in der Cloud zum Erfolg wird.
In der Serie „Cloud Coach“ werden die Fragen, Bedenken und Gedanken von Unternehmen aufgegriffen, die über die Einführung einer ERP-Lösung nachdenken. Michael Jolton, Core ERP Practice Director beim SAP-Partner NIMBL, ist für alle Integrationsservices rund um Unternehmensanwendungen der SAP zuständig, darunter SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud. Hier beschreibt er, was bei der Implementierung einer Cloud-ERP-Lösung zu beachten ist.
Tipp 1: Daten bereinigen
An erster Stelle sollte die Datenbereinigung stehen. Daten mangelnder Qualität – ob veraltete Kunden- oder Produktdaten, alte Stücklisten oder alte Produktionsprozesse – sollten nicht migriert werden. Die Datenmigration sollte vor dem Projektstart abgeschlossen sein. Als Nächstes muss sichergestellt werden, dass jeder, der mit dem neuen System arbeiten muss, sofort mit der Bearbeitung der Schulungsmaterialien beginnt. Zu guter Letzt gilt es, eine Fit-to-Standard-Mentalität zu entwickeln und zu verbreiten.
Tipp 2: Von Anfang an Ressourcen der SAP nutzen
Einer der Vorteile von SAP S/4HANA Cloud besteht darin, dass für den Einstieg eine vorkonfigurierte Landschaft zur Verfügung steht. Diese ermöglicht es, fast sofort praktische Erfahrung mit der Lösung zu sammeln.
Außerdem stellt die SAP über 1.400 verschiedene Schulungsmodule für unterschiedliche Benutzerrollen bereit. Auf diese können die Anwender von Anfang an zugreifen. Wenn nicht sofort eine Umgebung für den Einstieg geladen wird, hat es sich nach meiner Erfahrung bewährt, die kostenlosen Testversionen der SAP zu nutzen.
Dies hat den Vorteil, dass die Anwender fast sofort Zugang zu Schulungsmaterialien haben. Bei unseren Implementierungen empfehlen wir immer, auch alle sonstigen verfügbaren Schulungsinhalte heranzuziehen. Die SAP verfügt über eine umfangreiche Bibliothek mit Videos, Webinaren und Schulungsmaterialien. Wir empfehlen Unternehmen, in ihren Projekten eine Komponente für Schulungen und Änderungsmanagement vorzusehen, damit die Anwender gleich produktiv arbeiten können, sobald die Lösung in Betrieb genommen wird.
Sobald der Schalter umgelegt wird, kann es losgehen. Es muss nur sichergestellt sein, dass die Anwender auch bereit sind.
Tipp 3: Drei Faktoren beeinflussen die Implementierungszeit
Normalerweise dauert die Implementierung nach unserer Erfahrung 20 bis 24 Wochen. Diese Zeit umfasst auch den Support nach dem Produktivstart. Allerdings ist zu bedenken, dass die Implementierungszeit in hohem Maße von drei Faktoren abhängt: Umfang, Integrationen und Entwicklung kundenspezifischer Erweiterungen.
In Fällen, in denen die Implementierung länger dauert, liegt das daran, dass der Kunde auf Funktionen in einem künftigen Release wartet. Zudem verlängert sich die Projektdauer für jede benötigte länderspezifische Lokalisierung um mindestens eine Woche.
Tipp 4: Unterstützung eines Partners bei der Implementierung
Zu einem typischen Implementierungsteam gehören Business User, möglicherweise Vertreter der internen IT-Abteilung und ein Consulting-Partner – wie NIMBL. Wer die Implementierung von SAP S/4HANA Cloud mit dem eigenen Team angehen möchte, kann das natürlich tun. Trotzdem würde ich empfehlen, einen Consulting-Partner hinzuzuziehen. Wir von NIMBL haben in solchen Fällen schon oft Unterstützung geleistet. Da wir die Stolperfallen kennen, können wir den Unternehmen helfen, diese zu umgehen.
Ich empfehle, die Services von NIMBL mit SAP Preferred Success zu kombinieren, einem Programm, bei dem dem betreffenden Unternehmen ein bestimmter Mitarbeiter der SAP zur Seite gestellt wird, der Informationen zu SAP S/4HANA Cloud beisteuern kann. Dies ist auch hilfreich, da der SAP-Ansprechpartner über Verbindungen verfügt, die die Implementierung beschleunigen können. Im Rahmen dieses Programms erhält das Unternehmen auch Informationen zu neuen Releases und Funktionen, die nicht an dem Programm teilnehmende SAP-Kunden nicht bekommen. Und was noch wichtiger ist: Bei SAP Preferred Success kümmert sich der SAP-Ansprechpartner noch lange nach der Implementierung weiter um das Unternehmen und sorgt dafür, dass es von den jedes Quartal ausgelieferten neuen Funktionen profitiert.
Wenn ein Unternehmen nach der Implementierung Unterstützung benötigt, kann es sich unter anderem hierhin wenden. Auch wir leisten gern Hilfestellung. Nur weil wir mit der Implementierung fertig sind, ziehen wir uns noch lange nicht zurück. Wir sind immer ansprechbar.
Tipp 5: Am schnellsten gehen Fit-to-Standard-Implementierungen
Es gibt cloudbasierte ERP-Lösungen, und es gibt SAP S/4HANA Cloud. Ich unterscheide hier zwischen beidem, weil SAP S/4HANA Cloud einzigartige Accelerator bietet, durch die sich die Implementierung erheblich von der anderer Cloud-ERP-Lösungen unterscheidet.
Einer davon ist die vorkonfigurierte, vorbelegte Umgebung, die als „Einstiegslandschaft“ bezeichnet wird. Diese ermöglicht eine schnelle Anwendungsentwicklung, wobei Business User schon in den ersten Wochen des Implementierungsprojekts mit der Lösung interagieren können.
Es ist nicht nötig, bei Null anzufangen. Vielmehr steht am Anfang eine Reihe höchst interaktiver Workshops, bei denen die Geschäftsprozessverantwortlichen zu Wort kommen. Die Geschäftsabläufe werden dann SAP S/4HANA Cloud zugeordnet. Im Rahmen dieser Workshops und mit der Einstiegsumgebung stellt die SAP eine ganze Reihe von Anwendungen bereit, mit denen sich die Basiskonfiguration an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.
Wir haben also eine vorkonfigurierte Lösung, die zu 80 Prozent für das Unternehmen konfiguriert ist. Dann haben wir immer noch 20 Prozent, um die wir uns kümmern müssen. Dafür gibt es diese Anwendungen, die die Aufgabe erheblich vereinfachen. Da 80 Prozent des Systems vorkonfiguriert sind, sind die Änderungsmöglichkeiten begrenzt. Da mag ein Kunde sagen: „Ich will mich nicht einschränken lassen. Ich möchte kreativ denken können.” Allerdings geht mit der Einschränkung eine sehr viel schnellere Implementierung einher. Und vor allem lässt sich die Anpassung an vierteljährliche System-Updates damit viel einfacher realisieren.
Tipp 6: Die drei häufigsten Schwierigkeiten bei der Implementierung umgehen
Bei der Implementierung von SAP S/4HANA Cloud ist die Implementierung der eigentlichen Lösung die einfachste Aufgabe. Zu kleineren Problemen kann es in drei anderen Bereichen kommen:
- Die Integrationen sind komplex. Der Prozess lässt sich mit auf einer White List verzeichneten SAP-APIs vereinfachen und beschleunigen, aber die andere Seite der Integration muss immer noch betrachtet werden. Hinzu kommt, dass sich die SAP-APIs noch in der Entwicklung befinden und mitunter Felder aufweisen, die noch nicht vollständig aktiviert sind. Bei allem, was noch relativ neu ist, gibt es kleine Probleme, die ausgebügelt werden müssen.
- Was die Datenmigration betrifft, so kostet die Extraktion von Daten aus dem Altsystem und die Formatierung für das neue System viel Zeit. Der Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen.
- Wenn Business User die Schulungen nicht absolvieren oder noch zu sehr mit ihren Vollzeitjobs beschäftigt sind, um sich richtig auf das Projekt einzulassen, kann das später Probleme aufwerfen, da sie mit der Lösung nicht vertraut sind.
Tipp 7: Ein neuer Ansatz für die Berechnung des ROI
Es gibt verschiedene Gründe, warum Unternehmen sich für eine Cloud-ERP-Lösung entscheiden. Der einfachste ist, eine alte, teure und schwierig zu wartende Hardware- und Softwareplattform loszuwerden.
Doch das wirkliche Argument für den Umstieg auf eine Cloud-ERP-Lösung ist, dass das Unternehmen damit neue Funktionen und Technologien wie maschinelles Lernen und Internet der Dinge nutzen kann, um eine echte Transformation herbeizuführen. Hier lassen sich frühzeitig die Weichen für einen höheren ROI stellen.
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Michael Jolton ist Core ERP Practice Director beim SAP-Partner NIMBL.