3.000 Extra-Stunden pro Monat! Was würden Sie damit anfangen?

Mehr Zeit mehr Dinge zu tun. Was würden Unternehmen tun, wenn ihnen jeden Monat zusätzlich 3.000 Arbeitsstunden zur Verfügung stünden?

6.000 Arbeitsstunden mehr pro Monat würden für ein Unternehmen 600 zusätzliche Stunden pro Woche bedeuten. Umgerechnet auf den Tag wären es 150 Extra-Stunden. SAP Concur und Kelton Global führten kürzlich eine Befragung von Finanzentscheidern in Landesregierungen und Gemeindeverwaltungen und im Hochschulbereich durch. Die Ergebnisse zeigten, wie viel Zeit diese öffentlichen Einrichtungen verlieren, weil sie Reisekostenabrechnungen und andere Rechnungen manuell bearbeiten. Bei den Behörden waren es mehr als 3.000 Stunden pro Monat und bei den Hochschulen über 2.000 Stunden pro Monat.

Doch Ziel der Regierungsvertreter ist es, ihre Mitarbeiter in Behörden, Hochschulen und Bildungseinrichtungen besser einzubinden. Sie stehen unter Druck, die Zahl der Einschreibungen zu erhöhen. Die verlorene Zeit durch manuelle Bearbeitung könnte sich auf 15 bis 18 Vollzeitmitarbeiter summieren, die sich Monat für Monat auf wichtigere Aufgaben konzentrieren könnten.

Doch dabei handelt es sich nicht nur um ein Zeit- und Ressourcenproblem. Es wirkt sich auch auf die Genauigkeit der Budgetplanung aus.

Reisekostenabrechnung oft manuell ausgeführt

Ein eindrucksvolles Beispiel ist die hohe Zahl an Reisekostenabrechnungen und sonstigen Rechnungen, die in Behörden und Hochschuleinrichtungen verarbeitet werden. Die Finanzexperten sehen sich jeden Monat im Schnitt 382 Spesenabrechnungen und 320 Rechnungen an. Und rund zwei Drittel der Befragten nutzen für die Bearbeitung dieser Rechnungen noch immer manuelle oder nur teil-automatisierte Systeme. So fallen viele unnötige Arbeitsstunden an – Stunden, die sie für erfolgskritischere Aufgaben aufwenden könnten.

Von wie vielen Stunden sprechen wir hier? Die Studie kam zu folgendem Ergebnis: Im Vergleich zu den Organisationen, die eine automatisierte Lösung nutzen, benötigen Organisationen ohne Programme für die automatische Spesenabrechnung fünf Stunden mehr für jede Spesenabrechnung und zwei Stunden mehr für jede Rechnung.

Manuelle Systeme – ungenau und zeitintensiv

Hinzu kommt, dass die manuelle Bearbeitung zu mehr Ungenauigkeiten führt. Rund ein Drittel der Entscheidungsträger gab an, dass im vergangenen Jahr die Zahl der nicht korrekten Spesenabrechnungen und Rechnungen zugenommen habe. Und rund ein Viertel der Befragten habe unbeabsichtigt fehlerhafte Budgetdaten gemeldet, weil es Ungenauigkeiten in den Spesenabrechnungen oder Rechnungen gegeben habe.

Öffentlich finanzierte Bildungseinrichtungen sind von knappen Budgets abhängig. Da sie strenge Budgetvorgaben und Fördermittelrichtlinien einhalten müssen, können Fehler in Spesenabrechnungen schnell zu größeren Problemen führen – nicht nur in der Spesenabteilung sondern auch darüber hinaus.

Mehr Produktivität und Genauigkeit dank automatisierter Prozesse

Verlorene Arbeitszeit, fehlerhafte Berichterstattung und ungenaue Budgetierung – all diese Probleme lösen zu wollen, gleicht einem aussichtslosen Kampf. Vor allem dann, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen sehr mit Routineaufgaben beschäftigt sind. Dann bleibt ihnen keine Zeit, Strategien zur Kostenvermeidung zu entwickeln und umzusetzen. Es fehlt ihnen Zeit, ihre Prozesse zu überdenken und ihre Arbeitsweise zu ändern.

Die manuellen Schritte in bestehenden Prozessen zu automatisieren ist hier der erste Schritt sein. Und dieser Schritt ist leichter realisierbar, als manch einer denkt.

Reisekostenabrechnung fürs Schulamt

Ein gutes Beispiel hierfür ist der Rochester City School District in New York. Der Abteilungsleiter der Kreditorenbuchhaltung, Derrek Blair, setzte auf eine automatisierte Lösung. Es hatte sich herausgestellt, dass die manuellen Prozesse nicht mehr flexibel genug und zu ungenau waren, um die Kosten mit den Ausgaben abzugleichen und das komplexe Regelwerk einzuhalten. Durch die Automatisierung der Workflows in der Kreditorenbuchhaltung steigerte das Schulamt die Effizienz und verschaffte sich einen Echtzeitüberblick über die Ausgaben. Auf diese Weise konnte die Einhaltung aller Vorschriften sichergestellt werden. Jetzt sind die Mitarbeiter in der Lage, Compliance-Verstöße so gering wie möglich zu halten und 60 Prozent der Fehler in Reisekostenabrechnungen zu beseitigen.

Durch den Einsatz von Automatisierungstools werden früher im Prozess Kontrollpunkte geschaffen, die nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch Zeit einsparen. Vom budgetgenehmigenden Personal bis hin zu den Auditoren, sie alle gewinnen Zeit, da sie die Eingaben nicht mehr manuell prüfen müssen.

Auch andere öffentliche Einrichtungen sind mit Erfolg auf ein automatisiertes System umgestiegen. Denken Sie auch darüber nach, Ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen? Wenn Sie sich intensiver mit diesem Thema befassen möchten, lesen Sie hier weitere Erfolgsberichte von Kunden.

Über die Umfrage

Im Rahmen der Studie von Kelton Global wurden 300 Finanzentscheider befragt, die in Landesregierungen, Gemeindeverwaltungen und im Hochschulbereich tätig sind. Ziel der Umfrage war es, mehr darüber zu erfahren, wie diese Einrichtungen Risiken minimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und ihre Effizienz maximieren. Die Ergebnisse zeigen was gut funktioniert, was Organisationen voneinander lernen können und wie die Einführung neuer Systeme und Prozesse zu mehr Effizienz und Genauigkeit führt.

Laden Sie sich hier die Studien von Kelton Research herunter, die in Landesregierungen und Gemeindeverwaltungen sowie in Hochschulen durchgeführt wurden.

David Ballard ist Senior Vice President des Bereichs Public Sector bei SAP Concur.