Die Einsatz eines neuen ERP-Systems mag anfangs wie ein kaum überschaubares Unterfangen erscheinen. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Optimierung aller Prozesse kann unter Umständen so abschreckend wirken, dass es einfacher erschient, alles beim alten zu lassen. Diese Implementierungstipps helfen Ihnen!
Gewiss, Veränderung ist eine Herausforderung, aber wir wissen aus erster Hand, welche Vorteile sie mit sich bringen kann. Sie müssen nicht blind auf das vertrauen, was wir sagen. Hören Sie sich einfach an, was die SAP-Kunden dazu sagen.
Auf der jährlichen Kundenkonferenz SAPPHIRE NOW sprachen Unternehmensvertreter aus unterschiedlichsten Branchen bei Podiumsdiskussionen über ihre Erfahrungen mit der Implementierung von SAP S/4HANA. Sie erzählten, was sie bei der Implementierung als hilfreich erlebt hatten. Dies sind die fünf wichtigsten Erkenntnisse:
1. Auf Veränderungen vorbereiten
„Change Management.“ Damit begann Alice Sadeghian, Senior Director of Digital Marketing and eCommerce beim American Hotel Register, ihre Erfahrungen Revue passieren zu lassen. Sie erklärte: „Ich denke, Change Management erfordert Mut. Es ist wichtig, sowohl an die Teammitglieder zu denken, die Veränderungen vollziehen sollen, als auch an die Führungskräfte, die sie dabei anleiten.“
Es scheint zwar offensichtlich, wie man sich auf Veränderungen vorbereitet, tatsächlich aber meinten viele der Diskussionsteilnehmer, die Vorbereitung hätte bei ihnen besser laufen können. Luis Miguel Soto, CIO von Cementos Pacasmayo, riet: „Man sollte niemals die Datenbereinigung unterschätzen, die vor diesem Prozess durchgeführt werden muss.“
Das Change Management ist zu einem großen Teil mit Prozessarbeit verbunden. Trotzdem betonten die Kunden, wie wichtig es ist, sich im Voraus zu überlegen, wie sich die Arbeit mit Daten auf das Kundenerlebnis auswirken könnte. Kurzum: Planen Sie voraus, welche Auswirkungen ein neues SAP-ERP-System Tag für Tag auf Mitarbeiter und Kunden haben wird.
2. Das richtige Team aufbauen
„Holen Sie Leute mit Vorstellungskraft ins Boot. Bauen Sie ein Team auf, dessen Mitglieder sich die Auswirkungen auf die Kunden vorstellen können, auch wenn sie nicht direkt mit den Kunden zu tun haben, und die sich auch die Auswirkungen auf andere Abteilungen vorstellen können“, empfahl Carol Lee, Director of Application Development beim American Hotel Register.
Das richtige Implementierungsteam hat es mühelos in die Liste der fünf wichtigsten Erkenntnisse geschafft. Sowohl Cormac Denton, CFO von Kapura, als auch Bill Bowers, CIO von Mohawk Industries, sprachen die Notwendigkeit an, gute Implementierungspartner mit denselben Anforderungen an das Ergebnis zu finden.
Alle Diskussionsteilnehmer waren sich einig, dass es nach dem Aufbau eines starken Teams darauf ankommt, alle Mitarbeiter laufend einzubinden.
3. Nicht zu viel auf einmal wollen
Bowers riet mit den Worten „das Meer nicht in eine Tasse füllen wollen“ dazu, die Implementierung einfach zu halten. Andere Teilnehmer brachten mit anderen Worten dasselbe zum Ausdruck. Robert Barrios, Vice President of IT Shared Services and Operations bei E&J Gallo Winery, empfahl: „Passen Sie auf, dass Ihre Ambitionen nicht zu übermäßiger Komplexität führen.“ Wie er erläuterte, gibt es in SAP-Software viele integrierte Pflichtfelder. Viele Kunden halten es für notwendig, weitere hinzuzufügen, um für transparentere Berichte zu sorgen. Doch das stiftet oftmals nur Verwirrung.
Die Teilnehmer hielten es für wichtig, bei der Implementierung von SAP S/4HANA Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren, auch wenn das bedeutet, abwarten zu müssen, bevor bestimmte Funktionen genutzt werden können.
4. Flexibel sein
Wer ein ERP-System implementiert, findet sich oftmals vor unvorhergesehenen Hindernissen wieder, die das Potenzial haben, die Implementierung entscheidend voranzubringen oder zu hemmen. Wichtig ist, welchen Ansatz der Kunde wählt. Theresa Jacobsen von der Purdue University zitierte eine der Strategien, die häufig in Bezug auf den Umgang mit Unbekannten genannt werden: „Testen, testen, testen. Üben, üben, üben.“ Die leichteste Möglichkeit, um herauszufinden, ob das neue System funktioniert, besteht darin, es so intensiv wie möglich zu testen und entsprechend zu justieren.
Ryan Muller von MOD Pizza gab diesen Rat: „Binden Sie Ihre Benutzer an das System an, und fangen Sie so schnell wie möglich an, es zu nutzen.“ Das Feedback von den Endbenutzern ist hilfreich, um nötige Änderungen vorzunehmen, und das sorgt letztlich dafür, dass das System besser angenommen wird. Schließlich wissen wir alle: Übung macht den Meister. Trotzdem hatte Barrios noch den folgenden klugen Rat: „Es muss nicht immer perfekt sein; manchmal reicht auch gut.“
5. Mutig sein
„Seien Sie mutig. Haben Sie keine Angst, Neues zu wagen, und stellen Sie Traditionen und althergebrachte Arbeitsweisen in Frage“, betonte Denise Birdsell, Financial Solutions Director bei der Zurich North America. Es kann nicht genug betont werden, welchen Unterschied es machen kann, wenn man mutig ist. Die Kunden wissen, wie leicht es ist, an alten Routinen festzuhalten, und wie wichtig es ist, sich selbst herauszufordern, alte Gewohnheiten zu durchbrechen. Muller sagte: „Wenn Sie nur versuchen, das zu replizieren, was Sie schon hatten, werden Ihnen viele der neuen Funktionen von SAP S/4HANA entgehen.“
Wer einmal beschlossen hat, ins kalte Wasser zu springen und SAP S/4HANA zu implementieren, sollte es dabei nicht belassen. Damit stehen den Kunden nämlich alle Tools zur Verfügung, die nötig sind, um einen Beitrag zu besseren Abläufen in der weltweiten Wirtschaft zu leisten.
Im Bereich für SAP S/4HANA auf sap.com finden Sie Tools und Ressourcen, die Ihnen bei einer reibungslosten Implementierung helfen.
Geschichten von Kunden, die für ihre inspirierenden Entwicklungen geehrt wurden, finden Sie auf der Seite zu den SAP Innovation Awards. Um sich über SAP S/4HANA auf dem Laufenden zu halten, registrieren Sie sich für eine virtuelle Veranstaltung.