Wie sich Tochtergesellschaften ganz einfach ans ERP-System anbinden lassen

Die Integration einer Cloud-ERP-Lösung an das zentrale ERP-System in der Unternehmenszentrale erhöht für die Niederlassungen die Flexibilität und spart Kosten. Gleichzeitig profitiert das Gesamtunternehmen von standardisierten Prozessen und erhöhter Compliance.

Unternehmen, die andere Firmen dazukaufen, in weitere Regionen expandieren oder ein Geschäftsfeld ausgründen, versuchen meist ihre neuen Tochtergesellschaften in das vorhandene ERP-System zu integrieren. Doch ist das tatsächlich der optimale Weg? „Diese Töchter benötigen oftmals gar nicht die funktionale Tiefe der Systeme von Unternehmenszentralen“, ist Thomas Kramer überzeugt. Der Leiter für die Implementierung von Cloud ERP bei All for One Steeb Deutschland schlägt deshalb als Alternative vor, beispielsweise Vertriebs-, Service- oder Logistik-Töchter über eine Two-Tier-Strategie an die eigentliche Unternehmens-IT anzubinden. Was bedeutet das?

ERP-Systeme auf zwei Ebenen parallel betreiben

Bei diesem Ansatz werden zwei ERP-Lösungen parallel betrieben und miteinander integriert. Im Ergebnis lässt sich sowohl ein robustes, umfassendes OnPremise-System auf Konzernebene (Tier One) nutzen, während zusätzlich eine flexible, agile und vor allem kostengünstige Cloud-Lösung wie zum Beispiel SAP Business ByDesign auf Ebene der Tochtergesellschaften (Tier Two) zur Verfügung steht.

Der Nutzen einer solchen Strategie liegt vor allem in der schnelleren Verfügbarkeit und anwenderfreundlichen Bereitstellung von Innovationen bei geringeren Gesamtkosten. Konsistente Geschäftsprozesse sind damit übergreifend international anwendbar, ebenso wie Echtzeit Analysen zur sofortigen Entscheidungsfindung. Zuverlässige Technologien zur Integration zwischen Firmenzentrale und den Tochtergesellschaften vor Ort erlauben eine einfache Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der bewährten Standardprozesse auf Konzernebene.

Gründe für die smarte Anbindung von Tochtergesellschaften an das SAP-System im Headquarter – so Kramer – gibt es neben einem raschen organischen Wachstum oder der Akquisition von weiteren Firmen noch einige mehr. So etwa die Gründung von Inhouse-Startups und Joint-Ventures oder auch die Veräußerung von Betriebsteilen, bei der ein eigenes funktionierendes SAP-System den Verkaufspreis steigern soll. Die Einrichtung von Shared-Service-Einheiten, die standardisierte, wissensbasierte Dienstleistungen für das gesamte Unternehmen erbringen – wie etwa Beschaffung, Personalservices, IT-Support/Helpdesk – könnte ein weiterer Anwendungsfall für die Two-Tier-Strategie sein.

Auch wenn die ursprüngliche ERP-Lösung immer komplexer geworden ist und der Verwaltungsaufwand für ihren Betrieb steigt, liegt dieser Schritt nahe. Häufig soll damit auch die Herausforderung gelöst werden, dass es im Unternehmen an Infrastruktur, Ressourcen und Zeit fehlt, die für die Implementierung und Integration einer klassischen ERP-Software erforderlich sind.

„Kleinere Tochtergesellschaften sind von den komplexen Tier-One-Systemen in Bezug auf Funktionalität und Kosten nicht selten überfordert“, weiß Kramer. Sie würden dann oft damit beginnen, alternative ERP-Lösungen zu implementieren, die vermeintlich kostengünstiger und für ihre Bedürfnisse geeigneter seien. Doch meist entsteht so ein System-Wildwuchs, der einen höheren Aufwand für die Verwaltung und den IT-Support mit sich bringt.

Cloud ERP Two-Tier-Ansatz hat Vorteile für beide Seiten

Auf Konzernebene wird eine zentrale ERP-Lösung häufig als unerlässlich für die Berichterstattung an die Unternehmensführung angesehen. Der Anschluss der Tochtergesellschaften erscheint dann meist als der einzige praktikable Weg. Doch der Experte sieht in einer einheitlichen Two-Tier-Strategie für den ERP-Einsatz viele Vorteile für beide Seiten.

Das Gesamtunternehmen profitiert von:

  • einer einheitlichen Datenbasis zur verbesserten strategischen Planung, Kontrolle und Einhaltung von Vorschriften
  • standardisierten und einheitlichen Prozessen für die erhöhte operative Effizienz und Transparenz über das gesamte Unternehmen
  • der verbesserten Kostenkontrolle für die Sicherung von Marge und Rentabilität
  • besseren Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen für schnelle und wirksame Reaktionen auf Kundenanforderungen und Marktveränderungen
  • einer schnelleren und kostengünstigen Implementierung, da keine eigene IT-Infrastruktur vor Ort notwendig ist und kein langwieriges IT-Projekt gestartet werden muss

Gleichzeitig bewahrt sich die lokale Gesellschaft mit der Cloud-ERP-Lösung ausreichend Unabhängigkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Implementierung kann durch vorkonfigurierte Prozesse sehr schnell erfolgen und durch ihre Modularität wächst sie mit sich verändernden Bedürfnissen mit. Apps für Smartphones/Tablets ermöglichen eine mobile Nutzung und die Integration ins Unternehmensnetzwerk kann im gewünschten Maß stattfinden.

Der fixe monatliche Mietpreis beinhaltet neben Betrieb, Wartung und Support auch die regelmäßigen Updates und den benötigten Speicherplatz. „Er richtet sich nach der Nutzeranzahl und hängt damit von der Größe der Tochtergesellschaft ab“, so Thomas Kramer. Durch eine benutzerfreundliche Oberfläche sei die Nutzung schnell erlernbar und international operierende Unternehmen könnten die lokalen Anforderungen damit besser berücksichtigen.

ERP-Integration: Anbindung einer neuen Vertriebstochter in den USA

„Eine Lösung mit zwei Ebenen lässt sich beliebig vereinfachen und auf die Prozesse reduzieren, die von den Endbenutzern vor Ort tatsächlich benötigt werden, sodass ihnen die wichtigsten Daten, Funktionen und Prozesse für ihre Arbeit zur Verfügung stehen“, nennt Kramer einen weiteren Vorteil. Er verweist auf den All for One-Kunden Canyon Bicycles Inc. aus Koblenz. Die schnell wachsende Direct-2-Consumer-Fahrradmarke nutzte für den Anschluss ihrer neu gegründeten US-Vertriebstochter an das ERP-System an die deutsche Firmenzentrale den Two-Tier-Ansatz.

Die Bereiche Verkauf, Service, Einkauf, Lager, Third Party Logistics, Assemblierung und Finanzwesen werden nun in SAP Business ByDesign dargestellt. Auch die Integration der E Commerce-Lösung mit Webshop und Zahlungsanbieter erfolgte darüber. „Die Einführung des initialen Templates konnte innerhalb von weniger als einem halben Jahr von Koblenz aus realisiert werden“, berichtet Thomas Kramer.