DEVK – wie die Einführung von SAP S/4HANA gelingt

Die DEVK ist der erste deutsche Versicherer, der SAP S/4HANA einsetzt. Die Einführung gelang in nur 17 Monaten, weil die DEVK sowohl im Vorfeld als auch während des Projekts vieles richtig gemacht hat. Die Lehren daraus lassen sich durchaus auch auf andere Branchen übertragen.

„Frank, du hast mir meine Kaffeepause geklaut!, sagte ein Kollege irgendwann im Sommer lachend zu mir“, so berichtet Frank Höller, SAP S/4HANA-Projektleiter der DEVK. Vor Einführung des neuen ERP-Systems betrug die Laufzeit eines Reports bis zu einer Viertelstunde – jetzt stehen die Daten innerhalb von Sekunden bereit. Keine Zeit mehr für eine Kaffeepause!

Die Anekdote mit dem augenzwinkernden Vorwurf beleuchtet natürlich nur einen Aspekt der grundlegenden technischen Veränderungen, die der Umstieg mit sich brachte. Denn es wurden nicht nur viele Prozesse beschleunigt, sondern die Einführung von SAP S/4HANA schuf auch beste Voraussetzungen für künftige Innovationen. Obwohl sich alle Beteiligten über die Komplexität der Aufgabe im Klaren waren, existierte die Erwartung, dass die Einführung pünktlich und möglichst geräuschlos gelingt. Diese Erwartung erfüllte sich. Im Mai 2020, nach nur anderthalb Jahren Projektlaufzeit, ging das ERP-System on Time, on Scope und on Budget live.

ERP-Einführung: „Wir wollten sofort dabei sein“

Die Verantwortlichen hatten mehrere gute Gründe, SAP S/4HANA frühzeitig einzuführen:

• Im Rahmen des Wartungszyklus der SAP-Infrastruktur stand die Entscheidung für neue Hardware an – aus Sicht von DEVK der richtige Zeitpunkt, um neue, SAP-HANA-zertifizierte Server anzuschaffen.
• SAP hatte angekündigt, Weiterentwicklungen und Innovationen künftig nur noch in SAP S/4HANA umzusetzen und an die Kunden appeliert, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dieses System umzustellen.
• Die DEVK-Verantwortlichen fürchteten, dass es zu einem späteren Zeitpunkt zu Engässen bei Beratungskapazitäten kommen könnte.
• Das Unternehmen wollte Wachstumsreserven schaffen, die ihm die Möglichkeit bieten, weitere hausinterne Prozesse in die SAP-Lösung zu integrieren.

Dies alles waren gute Gründe für die DEVK, um frühzeitig auf SAP S/4HANA umzustellen.

„Insbesondere die Partizipation an den Weiterentwicklungen und Innovationen von SAP war uns sehr wichtig. Zudem wollten wir hinsichtlich der Performance eine gute Basis für die anstehenden Datenmigrationen legen“ so Jochen Abel, Leiter der Abteilung „Fachliche DV-Koordination In-/Exkasso“.

Motivation der internen Mitarbeiter als Schlüssel zur erfolgreichen ERP-Migration

Zwischen Februar und Juli 2018 fand eine Vorstudie statt – ein Weg, den Frank Höller nur wärmstens empfehlen kann, weil er das Vertrauen in die Umsetzbarkeit des Projekts und in den anvisierten Zeitplan stärkt.

Um das Know-How im Unternehmen zu halten, war es der DEVK sehr wichtig, die Migration auf SAP S/4HANA vor allem mit internen Kräften umzusetzen. Flankiert wurde das Projekt durch qualitätssichernde Maßnahmen im Rahmen von SAP Value Assurance.

Die starke Einbindung der eigenen MitarbeiterInnen sowohl auf IT- also auch auf Fachbereichs-Ebene trug maßgeblich zur Identifikation mit dem neuen ERP-System bei und stärkte den Willen, das Projekt als Team zum Erfolg zu führen.

Der Termin musste unbedingt gehalten werden: SAP Service hilft

Natürlich war dieser Weg nicht risikolos. Hätte der Einführungstermin nicht gehalten werden können, wäre dies folgenreich gewesen, weil viele weitere Projekte und Prozesse in der DEVK von der erfolgreichen SAP S/4HANA-Einführung abhingen.

Um die Risiken zu senken, bediente sich die DEVK der SAP Value Assurance. Mit Hilfe dieses Services ließ sich der Status Quo des Projekts in seinen unterschiedlichen Phasen checken und bei Bedarf nachjustieren. Die definierten „Quality Gates“ wurden planmäßig genommen – dies gab der DEVK Sicherheit für den GoLive.

Am Ende ging alles pünktlich über die Bühne, trotz des immensen Aufwands – und einer gewissen Aufregung. Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass die letzte Phase des Projektes inklusive des GoLives aufgrund der Covid-19-Pandemie fast vollständig aus den Home Offices heraus gesteuert werden musste.

Aufgrund der Bedeutung des Projektes wurde auch der Vorstand während des GoLives regelmäßig über den Status informiert. DEVK-Vorstandsmitglied Michael Knaup: „Mir war es hier viel zu ruhig.“ Diese Geräuschlosigkeit jedoch war ein gutes Zeichen, wie Michael Knaup kurz danach feststellte. „Als ich in der ersten Vorstandssitzung nach der Umstellung sagte ‚übrigens, wir sind jetzt auf SAP S/4HANA und es läuft‘, guckten mich alle überrascht an. Meine Vorstandskollegen hatten die Umstellung gar nicht bemerkt.“

Drei Lehren aus dem ERP-Projekt

Auf die Frage, welche konkreten Lehren sich aus dem Projekts ziehen lassen, fallen Frank Höller spontan folgende Punkte ein:

• Die Durchführung einer Vorstudie verschafft Sicherheit. In dieser werden die Handlungsfelder identifiziert, deren Umsetzung zwingend erforderlich sind, um SAP S/4HANA einführen zu können.
• Grundsätzlich gilt: Je aktueller alle Systeme gehalten werden, desto geringer ist der Einführungsaufwand für das neue System.
• Qualitätssicherungsmaßnahmen sind enorm wichtig. Dabei helfen einige Services im Rahmen von SAP Value Assurance.

Fazit: Einführung SAP S/4HANA

Bleibt noch der Blick auf jene Vorteile, die die DEVK kurz-, mittel- und langfristig aus der Einführung von SAP S/4HANA zieht: Mit Einführung des neuen Systems verkürzten sich die Batchlaufzeiten sowie die Dialog-Antwortzeiten signifikant. Durch diese Beschleunigung könnte man die Servicezeiten für die Kunden ausweiten.„Mehr Servicezeit, das ist natürlich kein hippes KI-Thema“, so DEVK-Vorstandsmitglied Michael Knaup. „Aber am Ende geht es uns natürlich immer darum, zufriedene Kunden zu haben.“

Auch die Zukunft bleibt spannend: Konzernabschlüsse vereinfachen

Für Michael Knaup war es zudem wichtig „zunächst die Kernfunktionen im Griff zu haben – und uns im Anschluss mit innovativen Themen zu beschäftigen.“

Aktuell laufen die neuen Systeme und deren Prozesse absolut stabil – daher ist jetzt die Zeit gekommen, sich mit den neuen Funktionalitäten von SAP S/4HANA zu beschäftigen. Dabei möchte die DEVK das nun zur Verfügung stehende „SAP S/4HANA Group Reporting“ für die zukünftigen Konzernabschlüsse einsetzen. Ein entsprechendes Projekt läuft bereits.

Die DEVK wäre der erste deutsche Versicherer, der diese Funktion nutzt – „deshalb nehmen wir SAP auch hier in die Pflicht“ betont Michael Knaup.

Zudem wird ein neues Projekt initiiert, das für die DEVK wichtige Innovationsthemen identifizieren und umsetzen soll. Dazu gehören zum Beispiel „SAP Fiori“, die Themen „SAP Analytics und Reporting“ sowie das Thema „Process Mining“.

Alle Beteiligten freuen sich sich auf diese und weitere spannende Themen!