Umstieg auf SAP S/4HANA: Ein Schnellboot zeigt dem Konzern den Weg

Die Cleanpart Group mit Sitz in Asperg ist seit dem 1. April 2021 Teil von Mitsubishi Chemicals. Mit der Einführung von SAP S/4HANA als Managed Service in der Cloud innerhalb von nur vier Monaten schuf das schwäbische „Schnellboot“ eine Blaupause für den gesamten Mutterkonzern.

Seit 40 Jahren ist der Spezialist für die Präzisionsreinigung, Oberflächenbehandlung und Beschichtung industrieller Komponenten rund um den Erdball tätig. Neben der Elektronik- und Halbleiterindustrie kommen die Kunden auch aus der Medizin-, Transport-, Glas- und Lebensmittelbranche. Mit der Integration in den japanischen Mischkonzern Mitsubishi Chemical, der weltweit mehr als 40.000 Mitarbeiter beschäftigt, eröffnen sich für den Hidden Champion aus der Nähe von Stuttgart zahlreiche neue Geschäftschancen im globalen Verbund.

Qualität und Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse steigern

„Gleichzeitig ist aber auch mehr Transparenz über alle Unternehmensbereiche hinweg erforderlich, das Reporting etwa hat sich verdreifacht“, berichtet Finanzdirektor Paul Spranger. Er hatte die Herausforderung übernommen, den Mittelständler für die neuen Anforderungen fit zu machen. Eine wichtige Aufgabe dabei: der Umstieg auf SAP S/4HANA als integrierte ERP-Lösung. Der Fokus lag dabei darauf, den Wechsel vom bisherigen SAP-System schnellstmöglich und mit einer nur minimalen Betriebsunterbrechung zu schaffen. Gleichzeitig sollten die zukünftigen laufenden Betriebskosten niedrig gehalten und die gewünschten Mehrwerte im Reporting und den Prozessen realisiert werden. Außerdem galt es, die Qualität und Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse noch weiter zu steigern.

„Man kann heutzutage ein Unternehmen nicht mehr erfolgreich führen, wenn man eine desintegrierte ERP-Struktur mit vielen verschiedenen Software-Lösungen und Schnittstellen hat“, blickt Spranger auf die jüngste Vergangenheit bei Cleanpart zurück. Das führe nur zu „Komplikationen, Verlangsamungen und Fehlern“. Die Einführung von SAP S/4HANA sollte diesen Zustand beenden. Dabei entschied sich der Finanzchef für die All for One Group als Umsetzungspartner. Denn der Dienstleister mit Hauptsitz in Filderstadt bei Stuttgart bietet zum festen Monatspreis ein Abo-Modell für den gesamten Umstieg und weiteren Betrieb an.

Die drei unterschiedlichen, konfigurierbaren Pakete enthalten neben der technischen Umstellung des ERP-Systems samt einem späteren Release-Upgrade auch den Betrieb in der Cloud auf Microsoft Azure als Managed Service. Inklusive Support sowie der kompletten Hardware und notwendigen Infrastruktur. Technologische Grundlage für den Austausch sind die Tools und die Transformationsmethode Bluefield™ des All for One-Partners SNP. Mit deren Hilfe kann der Übergang teilautomatisiert und mit minimaler Stillstandszeit durchgeführt werden.

Durch strukturiertes Vorgehen den knappen Zeitplan einhalten

„Dadurch gewährleisten wir einen sicheren Umstieg in Rekordzeit und vermeiden längere Unterbrechungen im laufenden Geschäftsbetrieb“, nennt Dr. Wolfgang Ortner, Senior Director Customer Success Management bei der All for One Group, den entscheidenden Vorteil von Conversion/4. Unter diesem Namen bietet das Beratungsunternehmen SAP-Transformation as a Service zum monatlichen Fixpreis an. Von Anfang an seien auch die Key User von ihren täglichen Aufgaben rund um das bestehende SAP ECC-System entlastet worden. Die gewonnene Zeit konnten sie dann zum Einstieg in SAP S/4HANA nutzen. „Unser Modell geht somit weit über den rein technischen Austausch hinaus und nimmt zusätzlich die Mitarbeiter in den Blick, um die Potenziale in den Geschäftsprozessen besser zu erschließen und so Innovation ins Unternehmen zu bringen“, betont Ortner.

Durch das strukturierte und weitgehend automatisierte Vorgehen beim Technologiewechsel seien alle betriebswirtschaftlichen Ziele des Projektes erreicht und die knappen Zeitvorgaben von nur vier Monaten Netto-Projektlaufzeit exakt eingehalten worden. Selbst Vorprojekte wie die Umstellung auf Businesspartner oder Schnittstellanbindungen – beides Themen, für die im herkömmlichen Verfahren oft ein 5-monatiges Vorprojekt aufgesetzt wird – wurden innerhalb des Hauptprojektes zeitsparend durchgeführt. „Es gab zu keinem Zeitpunkt ein Risiko für Cleanpart und das Projekt wurde sehr kosteneffizient durchgeführt“, fasst Ortner zusammen.

Zukunftsfähige Cloudlösung auf Microsoft Azure

Mit SAP S/4HANA hat der Industrie-Dienstleister, nun ein integriertes System für alle Unternehmensbereiche. Von Finance & Controlling über Materialwirtschaft und Produktion bis hin zum Personalwesen. Damit ist die Basis geschaffen, um zum einen die neuen Anforderungen an das Konzern-Reporting und die Berichterstattung für die Aktionäre zu erfüllen. Zum anderen aber auch Verbesserungen in den Prozessen und Produktionsabläufen umzusetzen. Dazu stehen jetzt noch einige Folgeprojekte an.

Der „Move to Cloud“ und das neue Betriebsmodell – SAP S/4HANA als Managed Service – macht auch den laufenden SAP-Betrieb finanziell kalkulierbarer und kosteneffizienter. Es sorgt für völlige Ausgabentransparenz und -sicherheit über die gesamte Abo-Laufzeit und schont die knappen Ressourcen des eigenen IT-Teams. Gleichzeitig dient die schnelle, sichere und reibungslose Durchführung des Umstiegs nun im gesamten Mitsubishi Chemicals Konzern als Blaupause. „Unsere Positionierung im Unternehmen als Schnellboot wird dadurch untermauert, ein netter Nebeneffekt“, wie Paul Spranger schmunzelnd erwähnt.