Cloud Mindset: Lernen und Change Management neu denken

Beim Umstieg auf eine cloudbasierte digitale SAP-Software geht es um mehr als die Einführung innovativer Funktionen. Unternehmen können ihren IT-Betrieb grundlegend verändern – und damit auch, wie sie arbeiten. Was genau steckt hinter diesem „Cloud Mindset“? Und wie beeinflusst es, wie wir lernen und Change Management umsetzen?

Seit den Anfangstagen des Cloud-Computings hat sich viel getan. Als die ersten Cloud-Anwendungen für Unternehmen auf den Markt kamen, ging es den Entscheidern vor allem um Kostenersparnis: Erstmals konnten Unternehmen auf höhere IT-Investitionskosten verzichten und auf besser planbare, regelmäßige Betriebskosten umsteigen. Dem Subskriptionsmodell sei Dank. Sie wurden finanziell flexibler, die Risiken sanken und auch steuerlich lohnte sich der Ansatz schon sehr früh. Cloud-Kunden brauchen keine eigenen Server, was sich allein schon positiv in den Gesamtbetriebskosten niederschlägt.

Im Laufe der letzten Jahre sind immer mehr Unternehmen in die Cloud gewechselt. Und während dieser Zeit bildete sich ein regelrechtes Cloud Mindset heraus. Eine verbindliche Definition dieses Begriffs gibt es zwar nicht, aber doch einige konkrete Vorstellungen. Das bestätigt eine Kurzumfrage bei LinkedIn:

Die Ergebnisse sind nicht repräsentativ, bilden aber ab, womit sich unsere Kunden beschäftigen. Natürlich beeinflussen auch die unterschiedlichen beruflichen Hintergründe und Rollen (Entwickler, Berater, IT-Manager oder Anwender) die Antworten der Teilnehmenden. Deutlich wird: Mitarbeitende erwarten heute Business-Software, die intuitiv, personalisiert und anpassbar ist. Von der IT wird inzwischen mehr verlangt, als alles am Laufen zu halten: Sie soll dabei unterstützen, das Unternehmen zu transformieren, Prozesse zu automatisieren. Und sie soll Technologie- und Integrationsplattformen für neue Cloud-Anwendungen und -Apps bereitstellen.

Spätestens mit Beginn der Pandemie haben Unternehmen zudem deutlich gemerkt, wie wichtig es ist, Prozesse schnell an sich rasant verändernde Marktsituationen anpassen zu können. Agilität ist dabei entscheidend.

Lernen im Cloud-Zeitalter

Führungskräfte und ihre Teams entwickeln also zunehmend ein Cloud Mindset. Aber noch etwas verändert sich mit der Cloud: wie IT-Experten und Endanwender heute Wandel an sich managen und wie sie lernen möchten.

1. Agile Arbeitsweisen müssen zu agilem Lernen führen

Beim agilen Arbeiten geht es darum, dass Mitarbeitende autonomer, iterativer und gemeinschaftlicher an ihre täglichen Aufgaben herangehen. Wenn sie in einer agilen Cloud-Umgebung arbeiten, müssen die Teammitglieder auch ihr persönliches Wachstum unabhängiger als bislang gewohnt vorantreiben. Sie entscheiden selbst, was sie lernen, wann sie es tun – und wie. Weniger formalisiert als früher und stärker bedarfsorientiert. Lernen wird explorativer, kollaborativer und iterativer. Das heißt nicht, dass Klassenraum-Schulungen und Guided Learning verschwinden werden. Sie werden vielmehr ergänzt um Formate wie Barcamps, Hackathons, Mentoring oder Lerngruppen.

2. Lebenslanges Lernen ist entscheidend, um dranzubleiben

Die Software, mit der Anwender täglich arbeiten, wird in der Cloud permanent weiterentwickelt. Mitarbeitende brauchen also eine regelmäßige, verständliche und schnelle Möglichkeit, ihre Kenntnisse auf den aktuellen Stand zu bringen. Eine Antwort auf diesen Bedarf ist das SAP-Stay-Current-Programm. SAP-Experten können damit je nach Rolle alles über die neuesten Funktionen von Lösungen wie SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors oder SAP Ariba erfahren. Auf granulare Weise eignen sie sich so neues Wissen an. Neue Lerninhalte – darunter auch Videos und Quizze – werden über den SAP Learning Hub in aktuellen SAP-Cloud-Releases bereitgestellt. Das Programm ermöglicht es Anwendern, ihre SAP-Zertifizierungen regelmäßiger und schneller zu erneuern.

3. Lernen muss Teil des Arbeitens werden

Neben den Lerninhalten entscheidet auch das Lernerlebnis wesentlich darüber, ob eine neu eingeführte Software überhaupt angenommen wird. Grundsätzlich müssen Lern-Tools anwenderfreundlich und individualisierbar sein. Und egal, ob Mitarbeitende nach ihrem eigenen Zeitplan und mit einem Gerät ihrer Wahl lernen oder direkt Fragen innerhalb ihrer SAP-Anwendung klären möchten: Das Training muss sich dem Anwender und seinem aktuellen Arbeitskontext anpassen. Eine Möglichkeit dafür ist SAP Companion (früher: SAP Web Assistant): Mitarbeitende können darüber direkt in der jeweiligen Applikation alles Wichtige zu einer SAP-Lösung lernen, während sie gerade damit arbeiten. Sämtliche Lerninhalte – wie Simulationen, Tutorials oder Guided Tours – werden über SAP Enable Now bereitgestellt und lassen sich von Experten im Unternehmen anpassen, aktualisieren oder komplett neu erstellen.

Wie die Cloud das Change Management beeinflusst

Mit dem Cloud Mindset ändern sich also auch etablierte Lern- und Schulungskonzepte. Es beeinflusst aber ebenfalls das Change Management. Warum das?

Vereinfacht ausgedrückt ist Change Management für jede Art von Projekt erfolgsentscheidend. Ganz besonders gilt das aber, wenn Unternehmen eine neue digitale Plattform einführen. In der Vergangenheit war ein hohes Maß an Customizing in der IT normal. Das machte das Change Management zu einer komplexen Angelegenheit. Der nötige Zeitbedarf, die Kosten und die Personalressourcen ließen sich nur schwer vorab schätzen und zuweisen. Manche Unternehmen haben das Change Management daher sogar komplett übersprungen. Seit sich die Cloud als IT-Betriebsmodell etabliert hat, hat sich aber auch diese Situation verändert. IT-Lösungen und Prozesse sind standardisierter, was sich auf das Change Management auswirkt. Es lässt sich heute einfacher und schneller planen und umsetzen – sofern die Methodik und das entsprechende Wissen vorhanden sind. Es gibt nun keine Ausreden mehr, Change Management zu ignorieren.

Die Migration von IT-Prozessen in die Cloud ist zunächst einmal ein größeres Projekt. Ist dieser initiale Umstieg einmal geschafft, folgen regelmäßige Anpassungen, zum Beispiel quartalsweise. Das beeinflusst, wie Unternehmen ihre IT betreiben. Während sich der Cloud-Anbieter um die Hardware kümmert, ist das Management der Prozesse und Veränderungen eine neue Herausforderung für die IT-Abteilung, die zudem häufig auch noch ihr eigenes Betriebsmodell umstellt. Beispielsweise wechseln viele auf ein DevOps-Modell, kombinieren also Softwareentwicklung und -betrieb. Durch die Cloud und die Zentralisierung der IT erhalten auch Mitarbeitende einen direkteren, einfacheren Zugang zu Daten, auf deren Grundlage sie bessere Entscheidungen treffen können. Das Framework SAP Deep Transformation Insights liefert Hinweise, wie Unternehmen ihr Change Management an diese neuen Gegebenheiten anpassen können und dabei auch die Meinungen der Mitarbeitenden berücksichtigen.

Die konkreten Auswirkungen einer anstehenden Transformation zu verstehen ist der erste wichtige Schritt, um die Bereitschaft der Belegschaft zu erhöhen. Deshalb sieht SAP das Organizational Change Management als integralen Bestandteil jedes Einführungsprojekts und richtet es eng an Methoden wie SAP Activate aus, einem geführten Prozess für den unternehmensweiten Rollout von SAP-Software.

Zusammengefasst: Jede und jeder Einzelne muss über die Relevanz und Wichtigkeit der Cloud ins Bild gesetzt werden. Wer den Nutzen klar aufzeigt und Erwartungen an jeden Mitarbeitenden in den unterschiedlichsten Rollen konkretisiert, fördert das Vertrauen und Zutrauen des Teams. Die Software wird schneller angenommen. Und auf die Dauer steigen auch das Engagement und die Motivation hinsichtlich der Veränderungen.

Das Cloud Mindset bedingt einen kulturellen Wandel

Mindsets spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, wie wir als Menschen in beliebigen Situationen unseres Lebens agieren. Sie sind das Ergebnis unserer Werte und Einstellungen. Und sie werden bestimmt durch Prägungen und externe Faktoren – schließlich sind wir immer wieder mit neuen Verhaltensweisen konfrontiert oder legen frühere, gewohnte auch wieder ab. Ein effektives Change Management zielt daher gar nicht darauf ab, das Mindset des Einzelnen zu verändern, was auch ethisch bedenklich wäre. Wohl aber soll es auf die Kultur wirken, die dieses Mindset beeinflusst. Mit methodischem Expertenwissen beispielsweise hinsichtlich Organisationskultur, Kulturwandel und Organisationstransformation können Unternehmen die Grundlagen für eine erfolgreiche Veränderung schaffen. So sollten sie etwa unbedingt eine Umgebung aufbauen, in der persönliches Wachstum möglich, gewollt und gefördert wird. Wo Lernen und die Anwendung neuer mentaler Modelle ebenso wichtig sind wie das Loslassen alter Verhaltensweisen, die uns nicht länger dienlich sind.

Wie gelingt das? Die Abbildung unten gibt einige Empfehlungen aus der Praxis:

Austausch und Impulse beim virtuellen SAP Training Forum

Am 23. Juni fand das SAP Training Forum statt mit vielen Impulsen & Workshops zum Motto: Lernen. Verändern. Die Dokumentation inklusive Videos, Blog, Podcast und Sketchnotes finden Sie hier.

Inspirationen für Learning und Change Management im digitalen Zeitalter erhalten Sie auch in der Change-Maker-Webcast-Serie von SAP Training and Adoption: Zu den Aufzeichnungen und Live-Terminen