Buchhaltung geht neue Wege: Vom Rechenknecht zum Strategiehelden

Die Finanzfunktion erfindet sich gerade neu. Vor allem ein Bereich hat das Potenzial, die Weichen für das gesamte Unternehmen neu zu stellen – das Rechnungswesen. Wie sich die dröge Aufgabe „Konsolidierung“ zum strategischen Gamechanger wandelt.

„Buchhaltung und Controlling sind heute weitgehend digitalisiert, aber noch nicht hinreichend harmonisiert“, sagt Klemens Schlottbom, Customer Advisor Finance bei SAP. „Darunter leidet die Transparenz. Jetzt aber steht mit der Einführung integrierter Cloud-Plattformen ein entscheidender Wandel bevor.“ Wie genau sieht dieser Wandel aus?

Die Accounting-Welt besteht noch immer aus zahlreichen Datensilos und manuellen Prozessen. Das führt zu ineffizienten Abläufen und Zeitverlusten. Die isolierten Systeme erzeugen unvollständige Be­richtsinhalte, langwierige Abstimmungsprozesse und teils widersprüchliche Informationen. Außerdem werden nur die Salden angezeigt – nicht die zugehörigen Details, etwa Zuständigkeiten oder gar Einzelbelege.

Bei der Planung sieht es nicht anders aus. Planungen von Tochtergesellschaften werden häufig nur grobmaschig oder überhaupt nicht abgestimmt und spiegeln nicht immer die Erwartungen des Konzerns wider. „Es sind Abstimmungsschleifen zu drehen, wobei die Anpassungen viel manuellen Aufwand erfordern“, so Prof. Dr. Karsten Oehler, Chief Solution Advisor Planung bei SAP.

Accounting-Silos abschalten

IT-seitig sieht der alte Ansatz so aus: Die Buchhaltung erstellt die Abschlusssalden, die danach über ein ETL-Tool (ETL = Extract, Transform, Load) an das Konsolidierungssystem übermittelt werden. Ähnlich macht es das Controlling für das interne Rechnungswesen. Die neue, auf SAP S/4HANA basierende Accounting-Landschaft ermöglicht einen fundamental anderen Ansatz. Finance- und Controlling-Sichten sind synchronisiert. Möglich macht es das sogenannte Universal Journal in SAP S/4HANA Finance. Es kombiniert die früher getrennten Module für Finance und Controlling und bildet damit eine Sammlung aller relevanten Geschäftsdaten, die es den entsprechenden Anwendungen zur Verfügung stellt – Hauptbuchhaltung, Controlling, Anlagenbuchhaltung und Ist-Kalkulation.

Bei Konsolidierungen ist damit höchste Datenqualität sichergestellt, denn lokaler Abschluss und Konzernabschluss nutzen dieselben Stammdaten und Regeln. Auch die Anreicherung für die Managementkonsolidierung erfolgt über die lokalen Belegdaten. Die Buchungen können kontinuierlich anhand zentraler Validierungsregeln der Buchhaltung überprüft werden. Der Konzernabschluss gelingt deutlich schneller, da sich Anpassungen lokal buchen und die Ergebnisse sofort für das Konzernreporting bereitstellen lassen. Außerdem kann eine Reihe von Schritten bereits vor dem eigentlichen Reporting durchgeführt werden, etwa die Währungsumrechnung. Ein durchgängiger Drill-through – vom Konzernberichtswesen bis zu den Einzelposten – sorgt für Transparenz und Nachprüfbarkeit.

Auch die Plankonsolidierung profitiert von dieser vereinfachten Architektur: Plandaten sind strukturgleich abgelegt. Über die Lösung SAP Analytics Cloud lassen sich operative Teilplanungen in die Konzernplanung integrieren.

Konsolidierung wird Wettbewerbsvorteil

Was auf den ersten Blick aussieht wie eine Reihe schöner neuer Features, ist in Wahrheit eine Revolution. Klemens Schlottbom: „Der Paradigmenwechsel besteht darin, dass das Rechnungswesen nun strategische Entscheidungen, insbesondere auf Konzernebene, aktiv durch akkurate Informationen unterstützen kann. Wenn Entscheider bereits während der laufenden Finanzperiode erkennen, dass ein Ziel verfehlt wird – und woran das liegt –, können sie sofort steuernd eingreifen, beispielsweise mit zusätzlichen Marketingaktivitäten. Das Rechnungswesen schaut nicht mehr in den Rückspiegel, sondern gibt dem Fahrer genau die Hinweise, die er braucht, um ans Ziel zu kommen.“ Und das mit Zahlen, die praktisch jederzeit aktuell und vor allem vertrauenswürdig seien. Außerdem sei immer klar, wie eine Zahl zustande komme, da man sich einfach bis zu den Belegen durchklicken könne, ergänzt Schlottbom. „Wenn ich wissen will, warum beispielsweise die Kosten im englischen Vertrieb vergleichsweise hoch sind, kann ich in wenigen Minuten die Antwort aus den Belegen herauslesen. Da kommt dann vielleicht heraus, dass hier bevorzugt First Class geflogen wird.“

Finanzfunktion fördert Stabilität und Innovation

Die Transparenz und die Flexibilität eines integrierten Rechnungswesens bieten noch weitere Vorteile, gerade in unserer krisengeplagten Zeit. Denn wer jederzeit über verlässliche Finanzzahlen verfügt und verschiedenste Effekte simulieren kann, wird viel agiler auf Disruptionen reagieren. Wie wirkt es sich aus, wenn über Nacht einzelne Standorte oder ganze Wirtschaftsräume ausfallen, wie es zu Beginn von Pandemie und Krieg der Fall war? Welche Effekte hat das schnelle Auf und Ab von Währungen, etwa in diesen Tagen die Verluste des Euro? „Konzerne müssen ihre Planung schnell anpassen und konzertierte Maßnahmen entwickeln“, sagt Karsten Oehler. „Wenn sich Intercompany-Abstimmungen schon während der Buchungsperioden erledigen lassen, sind die Konzernberichte frühestmöglich verfügbar und helfen dem Konzernmanagement bei wichtigen Entscheidungen.“ Kurzum: Die Informationsbasis ist einfach besser. Vor allem, weil das Management auf Informationen zugreifen kann, die eine rein handelsrechtliche Konsolidierung nicht hergibt – zu Vertriebswegen, Projekten, Kundengruppen und vielen weiteren Dimensionen.

Die neue Finanzfunktion unterstützt Business und Geschäftsführung aber nicht nur dabei, besser zu reagieren – sondern auch dabei, Innovationen auf den Weg zu bringen. Produkteinführungen beispielsweise bergen Risiken. Entsprechend müssen ihre möglichen konzernweiten Effekte transparent gemacht und in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Eine integrierte Konzernplanung macht dies möglich.

„Dem Rechnungswesen haftet noch immer ein gewisses Langweiler-Image an“, sagt Klemens Schlottbom. „Aber die Chancen stehen gut, dass sich dieses Bild in den kommenden Monaten und Jahren drastisch ändern wird. Die einstigen Rechenknechte werden zu strategischen Akteuren, die den Erfolg ihrer Unternehmen in vielen Bereichen maßgeblich mitbestimmen.“