Change Management mit SAP erfolgreich planen und umsetzen

Um Change Management zu meistern, braucht es eine gute Organisation und das Commitment der Mitarbeitenden. Wie kann SAP dabei helfen?

Entscheidend für den Erfolg jeder Veränderung ist – einfach gesagt – das „Sollen”, „Können”, „Dürfen” und „Wollen”.

  • „Sollen”: Gemeint ist eine klare Strategie und ein Ziel, wie man einen Erfolg genau definieren würde.
  • „Können” bedeutet: Die jeweiligen Kompetenzen haben alle – oder können sie entwickeln.
  • „Dürfen“ heißt, dass die entsprechenden Befugnisse und Freiräume vorhanden sind.
  • „Wollen“ bedeutet, dass Überzeugung und Akzeptanz vorherrschen.

Ohne die Akzeptanz der Mitarbeitenden kann eine Transformation nicht gelingen. SAP-Experten raten dazu, die betroffenen Führungskräfte und Mitarbeitenden von Beginn an mitzunehmen – dies kann man auch gut am Sechs-Stufen-Plan der SAP-Einführungsmethode „Activate“ entlang strukturieren.

Wie gutes Change Management aussehen kann, erklären wir in der folgenden FAQ.

Warum ist Change-Management wichtig?

Stehen große Veränderungen an, gibt es unter den Mitarbeitenden oft einen gewissen Widerstand. Das ist auch erstmal völlig normal. Denn die Änderung von täglichen Arbeitsroutinen bedeutet einen Extra-Aufwand und sorgt je nach Typ auch für Unsicherheit. Steht eine Digitalisierung etwa ins Haus, bedeutet das einen gewaltigen Wandel, der verunsichern kann. Nur wer seinem Team konkret erklärt, warum es beispielsweise eine SAP-Implementierung braucht und was es für jeden bedeutet, kann die Einführung auch erfolgreich abschließen.

Was passiert, wenn Mitarbeitende bei der Transformation außen vor bleiben?

Wer sein Team nicht von der Notwendigkeit einer Transformation überzeugt, der hat schon verloren. Angestellte wollen es möglichst vermeiden, eine neu eingeführte Software zu nutzen. Der Unmut in der Belegschaft steigt. Das führt zu ineffizientem Arbeiten und schlimmstenfalls sogar dazu, dass eine Schatten-IT entsteht. In dem Fall setzen Mitarbeitende Software ein, von der die IT-Abteilung gar nichts weiß und es bildet sich ein Sicherheitsrisiko für das gesamte Unternehmen. Gutes Change Management kann all das verhindern.

Wie lässt sich Change Management organisieren?

Umfangreiche Kommunikation und damit einhergehend Transparenz, Training und Unterstützung sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Und natürlich Ziele durch entsprechende Führung sowie Einbindung, wenn es Sinn macht. Geht es um die Umstellung auf eine SAP-Software, kommt es nicht nur darauf an, dass die IT-Experten die neuen Anwendungen verstehen – sondern vielmehr die ganze Unternehmensleitung und alle Mitarbeitenden. Change Management sollte bestenfalls die ganze Belegschaft für den neu eingeschlagenen Weg begeistern. Um das zu erreichen, kann SAP die Einführung neuer Software von Anfang an eng begleiten.

Wie funktioniert der Sechs-Stufen-Plan von SAP?

Zur erfolgreichen Implementierung einer SAP-Software, die dann auch von den Mitarbeitenden genutzt wird, gehören sechs Schritte.

Zuerst geht es im Unternehmen darum, eine Veränderungsstrategie zu entwickeln. Den Beteiligten muss klar sein, worin die größten Herausforderungen liegen und wie sie diese angehen wollen. Als zweites geht es um die konkrete Veränderungssteuerung. In der Phase sollte geklärt werden, welche Gruppen angesprochen werden müssen, um die Akzeptanz zu erhöhen. Im Anschluss geht es um die Veränderungskommunikation und damit um die Fragen, was zu welchem Zeitpunkt mitgeteilt werden sollte. Dazu braucht es eine systematische Planung, Umsetzung, Überwachung und sowie ein regelmäßiges Überarbeiten aller projektbezogenen Kommunikationsaktivitäten.

Erst jetzt, im vierten Schritt, geht es um die Veränderungsumsetzung. Hierzu bietet sich eine übersichtliche Change-Impact-Analyse an. Sie soll aufzeigen, was sich für welche Abteilung wie verändern wird. Im fünften Schritt geht es um die Veränderungsbefähigung. Mitarbeitende müssen in die Lage versetzt werden, die neue Software gut bedienen zu können. Dazu braucht es viele Trainings oder auch Workshops. Im letzten Schritt ist das Veränderungsmonitoring entscheidend. Es muss messbar sein, was sich verändert und wie wirksam die neuen Arbeitsweisen sind, um nachsteuern zu können.

Welche Rolle kann SAP beim Change-Management übernehmen?

 SAP kann eine ganze Reihe von Experten zur Verfügung stellen, die beim Change Management helfen. Der Sechs-Punkte-Plan hat sich in der Praxis bereits bewährt. SAP liefert dazu Werkzeuge und Instrumente, die an die spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst werden. Die SAP-Experten begleiten Unternehmen durch alle vereinbarten Projektphasen und koordinieren die Arbeit. Ein neuer Service ist hier beispielsweise der Deep Transformation Insights (DTI): Entlang der verschiedenen Projektphasen wird über Daten aus Systemen und Befragungen (beides standardisiert) Awareness, Commitment, Empowerment, Enablement, Accepance der Beteiligten befragt.

Was sind die zentralen Bereiche im SAP Organizational Change Management?

Der SAP OCM-Rahmen besteht aus sechs Dimensionen. Jede Dimension ist in Arbeitspakete gegliedert, die aus Good-Practice-Methoden, Werkzeugen und Vorlagen bestehen.

Die Änderungsstrategie gibt die Richtung der Änderungsmanagementaktivitäten für ein digitales Transformationsprojekt vor. Sie liefert die Blaupause für das Management komplexer Veränderungen über mehrere Einheiten, verschiedene Standorte und/oder Länder hinweg.

Change Leadership zielt darauf ab, geeignete Mechanismen für das Management aller Personen und Gruppen zu identifizieren und zu implementieren, die von einem digitalen Transformationsprojekt betroffen sind oder dessen Erfolg beeinflussen können. Die entsprechenden Aktivitäten tragen dazu bei, eine gemeinsame positive Haltung gegenüber den Veränderungen zu fördern.

Change Communication zielt darauf ab, die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln. Es handelt sich um die systematische Planung, Durchführung, Überwachung und Überprüfung aller Kommunikationsaktivitäten innerhalb eines digitalen Transformationsprojekts gegenüber den Projektbeteiligten.

Change Realization umfasst die Identifikation und das Management der mit einer digitalen Transformation verbundenen Veränderungen bei den relevanten Stakeholder-Gruppen (z.B. in Bezug auf Fähigkeiten, Geschäftsprozesse, Technologie, Organisation und Denkweise). Dies fördert einen reibungslosen Übergang vom aktuellen zum zukünftigen Status-quo.

Change Enablement bietet umfassende Schulungen für die Nutzenden während des gesamten Transformationsprozesses. Es werden rollenbasierte Benutzerschulungen entwickelt und angeboten, die den spezifischen Bedürfnissen der Benutzer während der Einführung des Systems entsprechen. Gut zu wissen: Change Enablement Services werden von speziellen Schulungsexperten der Learning Services in enger Abstimmung mit dem zuständigen OCM-Experten durchgeführt.

Change Effectiveness umfasst alle Aktivitäten, die zur Messung der Effektivität von OCM-Aktivitäten zur Unterstützung der digitalen Transformation eingesetzt werden können. Sie konzentriert sich auf Kriterien wie organisatorische Bereitschaft, Benutzerakzeptanz und -zufriedenheit sowie das Benutzerverhalten nach dem Go-Live, um die Akzeptanz zu verbessern.

Was sind typische Arbeitspakete im SAP Organizational Change Management?

In der Phase Discover: Change Readiness Assessment mit resultierendem Veränderungskonzept und -plan.

In der Phase Prepare: Stakeholder-Analyse inklusive Leadership Alignment, Strategie für das Change-Netzwerk mit Change Agents, Kommunikationsplan, Trainingsbedarfsanalyse und resultierende Trainingsstrategie sowie Schulung des Projektteams.

In der Phase Explore: Management der Stakeholder sowie des Change-Netzwerks, Trainingsbedarfsanalyse, sowie das Monitoring der Veränderung zum Beispiel durch kurze Befragungen und die Kommunikation entsprechend des Plans.

In der Realize Phase sollte der Change Impact detaillierter analysiert werden, Lernmaterialien entwickelt, beziehungsweise verändert werden und auch organisatorische Anpassungen vorgenommen werden.

In den Phasen Deploy & Run gibt es weitere Aufgaben im Change Management. Von Schulung der Anwender bis zur Strategie und dem Monitoring des Themas Anwender-Akzeptanz. Je nach Projektkontext können natürlich auch Phasen parallel laufen oder Themen ergänzt werden. Wichtig ist, sich Zeit für den Anfang zu nehmen, da zum Beispiel Stakeholder Alignment, Rollenklärung oder Commitment von Führungskräften entscheidend und auch regelmäßig zu prüfen und anzupassen sind.

Wozu ist ein Change Readiness Assessment hilfreich?

Dies ist immer ein erster wichtiger Schritt in der Discovery Phase. Dabei wird der Bereitschaftsgrad und die Kompetenzen im Change Management eines Unternehmens zu Transformationsprojekten analysiert. Dies umfasst Themen wie OCM-Fähigkeiten, Erfahrungen und Ressourcen des Kunden sowie Change oder kulturspezifische Risiken und Erfolgsfaktoren. Nach Workshops und Interviews werden Veränderungsmaßnahmen abgeleitet und ein Change Management Plan erstellt.

Machen Sie hier eine erste eigene Selbsteinschätzung im SAP Change Assessment: https://sapdti.qualtrics.com/jfe/form/SV_0JnjctIP4NKOIUS