Tipps und Tricks für ein effektives SAP Enduser-Training: Das sagt die Community

Die neue SAP-Lösung ist eingeführt und eröffnet zahllose Möglichkeiten. Und jetzt? Ein Fehler wäre es, die Mitarbeitenden nun mit dem System alleinzulassen. Selbst bei den intuitivsten Anwendungen zahlt sich ein durchdachtes Enablement der Endanwender aus. Welche Vorgehensweisen funktionieren besonders gut? Hier sind Erfahrungswerte von SAP-Kunden.

Plopp! Da ist der virtuelle Assistent. Gerade hatte sich Johann noch gefragt, wie er in der neuen Sales-Lösung eine Opportunity als Lead markieren kann. Und schon reagiert die Software eigenständig, erkennt den Lernbedarf des Nutzers und leitet ihn an. Bitte hier klicken. Und jetzt hier. Voilà!

An EPSS (Electronic Performance Support Systems) wird schon seit den 1990er-Jahren geforscht. Sie sollen Anwender beim Umgang mit komplexer Software unterstützen. Durch reduzierte Such- und Problemlösungszeiten steigern sie die Effizienz und Produktivität von Mitarbeitenden, wie eine aktuelle Umfrage der Universität Mannheim zeigt. Sie zeigt aber auch: EPSS sind kein Ersatz für klassische Trainingsformen, sondern eine Ergänzung. Mit der rasanten Entwicklung generativer KI-Systeme werden sie einen neuen Schub erleben. Aber die Zukunft (und die Gegenwart!) des Enduser Enablement ist viel breiter gefasst.

Erfahrungen aus der Community: Was funktioniert bei Schulungen für SAP-Enduser wirklich?

Neue Trends und Erfahrungen tauschen Verantwortliche für Training und Change Management von SAP, Partner und zahlreichen Kundenunternehmen regelmäßig in der SAP Training und Change Community aus. Worin sehen sie aktuell die wichtigsten Faktoren für ein gelungenes Enduser Enablement? Was sind die Dos and Dont’s?

Mit diesen Themen beschäftigt sich Mareike Muth seit Jahren. Als Leiterin des Wissensmanagements bei Mewa, Europas Branchenführer im Textil-Management, hat sie unter anderem SAP Enable Now und diverse SAP-SuccessFactors-Module eingeführt und in einer Vielzahl von Projekten klare Erfolgsfaktoren identifiziert. In der Diskussion darüber sind gemeinsam mit der Community nützliche Empfehlungen entstanden:

1. Vermeintlich simpel, oft unterschätzt: das Zeitmanagement

Schnell eine Demo gezeigt, fertig. „Jetzt ist ja alles klar“, denkt sich der Trainer und überlässt die Anwender sich selbst. Das Szenario zeigt überzogen, was häufig vorkommt: Software-Schulungen werden als Frontalbeschallung missverstanden, am besten noch „zwischendurch“, während des Tagesgeschäfts. Das geht schnell, ist aber nicht effektiv. Laut Muth brauche es etwa 15 Minuten, um einen fünfminütigen Prozess gut zu erklären. Und dann kämen noch einmal zehn Minuten hinzu, in denen die Nutzer das Gehörte in einer geprüften IT-Umgebung selbst nachvollziehen – angeleitet und begleitet von einem Fachkollegen.

Wichtig ist aber nicht nur der Umfang der Schulung, sondern auch der Zeitpunkt. Weil sich Projektpläne verschieben, werden Testing- und Schulungsphase häufig zusammengelegt. Am Ende bedeutet das oft doppelte Arbeit, da sich Prozesse noch ändern oder das Erlernte zum Go-live schon gar nicht mehr präsent ist. Fazit: Von Experten geführte Veranstaltungen müssen richtig terminiert werden, Lernangebote jederzeit auf Abruf zum Selbststudium zur Verfügung stehen.

2. Nach der Schulung ist vor der Anwendung: die Wissensdatenbank

Ein effektives Enduser Enablement braucht eine Wissensdatenbank, in der Lerninhalte zentral hinterlegt sind. Das kann ein umfassendes Lernmanagementsystem sein – oder auch nur ein Wiki. Der Knackpunkt ist: Eine Person oder ein Team muss fest für die Pflege der Datenbank verantwortlich sein. Denn „Karteileichen“ erschweren die Suche nach dem relevanten Wissen. Wenn zudem Informationen in der Datenbank veralten, merken das die Nutzenden Es spricht sich herum. Und am Ende schaut niemand mehr rein, selbst wenn die Datenbank dann doch einmal aktualisiert worden ist. Die Inhalte der Datenbank sollten von Teams aufgesetzt werden, die den Fokus weniger auf Software-Features legen, sondern mehr den Nutzen und die Anwendung hervorheben und dabei insbesondere auf die Didaktik achten.

In-App-Hilfen können die Wissensdatenbank hervorragend mit den Anwendungen selbst verbinden. Der Service SAP Companion für SAP Enable Now etwa blendet kontextbezogen Hilfestellungen ein, die vorher zentral gepflegt wurden.

3. Das Warum und das Wie erklären: Expertennetzwerke

Ein Thema diskutierten die Trainingsverantwortlichen zuletzt besonders intensiv: den Aufbau interner Expertennetzwerke. Für ein effektives Enduser Enablement brauche es neben den Key-Usern als zentrale Ansprechpartner für Mitarbeitende auch einen Change Agent. In der Praxis ist seine Rolle eine völlig andere als die des Key-Users und vor allem zu Projektbeginn entscheidend. Er erklärt Ziele und Zusammenhänge, das Warum hinter der neuen Software. Er motiviert und begleitet. Das setzt eine hohe intrinsische Motivation voraus: Der Change Agent muss von Beginn an ein Befürworter des Projekts sein und seine Begeisterung auch teilen wollen. Key-User hingegen sind im gesamten Prozess wichtig und greifen gerade auch dann noch unter die Arme, wenn das System bereits läuft. Sowohl Key-User als auch der Change Agent müssen dafür ein entsprechendes Mandat, also auch die nötige Zeit erhalten, so die einhellige Meinung aus der Community.

Die Diskussion geht weiter

Der nächste Erkenntnisaustausch der SAP Training und Change Community ist schon fest eingeplant: Beim hybriden Online- und Vor-Ort-Event SAP Training Forum 2023 am 22. Juni sind die Themen unter anderem Veränderungskompetenz, der Wandel in Skill- und Mindset sowie künstliche Intelligenz in der Weiterbildung.

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