Urlaubszeit ohne Engpässe: Mit SAP Fieldglass den Fachkräftemangel abfedern

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Für viele Unternehmen verschärft sich gerade der Fachkräftemangel. Abhilfe schaffen einfache Cloudlösungen, die volle Transparenz über Personaldienstleister und Freelancer bieten. Wie eine strategische Personalplanung im Zeitalter des Arbeitskräfteengpasses funktioniert.

Ihr Lieblings-Eiscafé hat seine Öffnungszeiten verkürzt? Und im Biergarten verdursten Sie fast, ehe Sie ein Getränk bestellen können? Es geht nicht nur Ihnen so. An manchen Sommerabenden können die wenigen Servicekräfte den Andrang kaum bewältigen. Leider müssen Sie sich darauf einstellen, dass sich daran in den nächsten Wochen nicht viel ändern wird. Etliche Gastronomiebetriebe oder Läden schränken ihr Angebot ein oder machen ganz dicht, weil ihnen Mitarbeitende fehlen. Die bevorstehende Urlaubszeit verschärft die Lage noch: Die BAT-Stiftung für Zukunftsfragen prognostiziert in ihrer Tourismusanalyse ein Rekord-Reisejahr, was darauf schließen lässt, dass sich die Personaldecke im Sommer 2023 vielerorts weiter ausdünnen wird. Es wird die betroffenen Arbeitgeber kaum trösten, dass es in anderen Branchen nicht besser aussieht. So hat das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) im vergangenen Jahr in Deutschland nahezu 68.000 offene Stellen für Fachkräfte in der Informationstechnik gezählt. Heißt: Der Fachkräftemangel wird sich auch nach dem Urlaub nicht entspannen.

Externe Belegschaft wächst stark

Ein Hoffnungsschimmer für viele Branchen: Es gibt Menschen, die die gefragten Fähigkeiten besitzen. Man muss sie nur finden und ihnen attraktive Angebote machen. Manche von ihnen bevorzugen eine freiberufliche Tätigkeit. Beispielsweise arbeitet rund ein Viertel der europaweit 13 Millionen Digitalexpertinnen und -experten als Freelancer. Laut einer von SAP unterstützten Umfrage von Economist Impact überdenken Unternehmen daher weltweit ihre Insourcing/Outsourcing-Strategien. Derzeit planen 50 Prozent der Unternehmen, bei ihrer Personalsuche mehr externe Mitarbeitende zu berücksichtigen. Die Hauptgründe: Risikominderung (31 Prozent), Kostensenkungsinitiativen (30 Prozent), flexible Personalplanung (30 Prozent). An der Studie hatten sich 430 Führungskräfte auf C-Level-Ebene beteiligt. Unternehmen verlassen sich also nicht mehr nur auf die Unterstützung ihrer internen Beschäftigten. Sie holen sich Verstärkung von außen: von Auftragnehmenden, Beraterinnen und Beratern, Selbständigen oder Dienstleistenden. Inzwischen ist die externe Belegschaft das am schnellsten wachsende Segment des Arbeitsmarktes. Externe Mitarbeitende und Dienstleistungsanbieter machen weltweit 42 Prozent der Personalausgaben aus.

Qualifikationsschub von außen

Tendenz steigend: Denn wer externe Kräfte klug und vorausschauend einsetzt, kann nicht nur flexibler auf neue Geschäftschancen reagieren oder Engpässe überbrücken, sondern auch ganz gezielt Qualifikationslücken schließen und Personalkosten kontrollieren. 78 Prozent aller Entscheider möchten mit Zeitarbeitskräften Know-how ins Unternehmen holen. Viele Unternehmen nutzen Zeitarbeit, um neue Talente zu finden und auf Dauer zu binden. Laut Studien der Personalberatung Page Personnel liegt aktuell die Übernahmequote in eine Festanstellung bei 43 Prozent. Es zahlt sich aus, wenn sich Unternehmen als Ökosystem aus internen und externen Beschäftigten begreifen – für die Unternehmen und die externen Kräfte gleichermaßen.

Transparentes Bild aller Beschäftigten

Heute lässt sich mit cloudbasierter Software wie SAP Fieldglass das „External Workforce Management“ digitalisieren und ohne großen administrativen Aufwand steuern. Die Plattform schlägt passende Kandidatinnen und Kandidaten vor und erleichtert so das Recruiting. Anschließend übernimmt das Vendor-Management-System die Verwaltung und Vergütung der externen Mitarbeitenden und Dienstleistungen und sichert auch das Offboarding ab. Vor allem aber sorgt das System für Transparenz. Denn Unternehmen brauchen zu jeder Zeit und auf Knopfdruck ein Gesamtbild aller ihrer Beschäftigten – unabhängig davon, ob es sich um die interne oder die externe Belegschaft handelt. Wo ist wer eingesetzt? Wer arbeitet an welchem Projekt? Wer besitzt welche Fähigkeiten? Schon aus Compliance-Gründen sollten Unternehmen das On- und Offboarding jeder externen Kraft automatisieren und verfolgen. Schließlich geht es beim Thema Arbeitnehmerüberlassung auch darum, Risiken wie Scheinselbstständigkeit zu minimieren. Zudem müssen Unternehmen den Diebstahl von geistigem und materiellem Eigentum verhindern und sicherstellen, dass Externe keinen Zugang zu den Systemen haben, sobald sie das Arbeitsverhältnis beenden.

Die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Weltweit beschleunigen Unternehmen mit SAP Fieldglass inzwischen die Rekrutierung ihrer externen Beschäftigten – natürlich nicht nur, um sich über die Urlaubszeiten zu retten: So konnte Capgemini die Time-to-Fill-Rate mit SAP Fieldglass um 60 Prozent verringern. Das Unternehmen hat also die Zeit zwischen dem Start der Suche und dem ersten Arbeitstag der externen Beschäftigten entscheidend verkürzt. „Das verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil, der unser Geschäft vorantreibt und uns hilft, unseren Kunden mehr Wert zu liefern“, begründet Andreas Hettwer, Group Procurement Category Director, Capgemini SE, den Einsatz des Total Workforce-Tools. Auch Philips profitiert von SAP Fieldglass und dem transparenten Blick auf Verantwortlichkeiten, Standorte, Zertifizierungen oder Zugriffsrechte. „Letztlich“, erklärt Martin Thomas, Leiter Total Workforce Strategy von Philips, „helfen wir dem Unternehmen, die richtigen Fähigkeiten über den richtigen Kanal am richtigen Ort bereitzustellen, um seine Arbeit zu erledigen.“ Eine gute Strategie – nicht nur zur Urlaubszeit.