Mit dem Modell Business Process as a Service (BPaaS) hat sich die Rolle der Software gewandelt. Sie ist nicht mehr nur dazu da, Geschäftsprozesse zu unterstützen, sondern auch, um Geschäftsergebnisse sicherzustellen. Anbieter von Software und Services und ihre Kunden müssen diese Chancen wahrnehmen und gemeinsam nutzen. Nur so können sie die Effizienz ihrer Abläufe verbessern und Innovationen voranbringen.
Unternehmen stehen heute oft vor einer doppelten Herausforderung. Sie müssen auf die Kosten achten und gleichzeitig Innovationen vorantreiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der einen Seite müssen sie ihre Geschäftsmodelle weiter optimieren, um durch Standardisierung und Automatisierung mehr Effizienz und höhere Gewinnspannen zu erzielen. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass sie sich mit neuen Geschäftsmodellen beschäftigen, auch wenn eine Umstellung mit Unsicherheiten und viel Aufwand verbunden ist.
Um den kontinuierlichen Geschäftsbetrieb weiter zu optimieren, ist es von Vorteil, ganze Geschäftsprozesse an externe Dienstleister auszulagern, anstatt sie intern abzuwickeln. Ähnlich wie beim Softwarevertriebsmodell Software as a Service (SaaS) gibt es immer mehr Anbieter, die cloudbasierte Technologien einsetzen, um die Verantwortung für die Ausführung von Geschäftsprozessen zu übernehmen.
BPaaS in der Praxis
BPaaS bedeutet, die Verwaltung und Pflege eines definierten Geschäftsprozesses einem Dienstleister anzuvertrauen. Der Unterschied zum Business Process Outsourcing (BPO) ist, dass der Anbieter von BPaaS die Bereitstellung von Geschäftsprozessen größtenteils automatisiert hat – mit modernen Technologien wie maschinellem Lernen und robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA). Naheliegende Anwendungsbereiche für BPaaS sind Geschäftsprozesse mit einer hohen Anzahl sich häufig wiederholender, monotoner Aufgaben. Dazu gehören die Rechnungsprüfung in der Beschaffung, das Forderungsmanagement im Verkauf und die Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
Das Portfolio von SAP Concur bietet Intelligent Audit. Dabei handelt es sich um einen maßgeschneiderten Service für die Prüfung von Reisekostenabrechnungen, der Kunden hilft, die Einhaltung der Reiserichtlinien ihres Unternehmens sicherzustellen. So wird gewährleistet, dass die eingegebenen Beträge mit den Belegdaten übereinstimmen, die korrekten Steuersätze angewendet werden und, dass die in Rechnung gestellten Kosten innerhalb der vom Unternehmen festgelegten Grenzen liegen. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeitenden direkte und konkrete Anweisungen, wie sie unvollständige oder fehlerhafte Reisekostenabrechnungen korrigieren können.
SAP bietet diesen Service bereits für mehr als 4.000 Kunden an und hat seit über zehn Jahren den Grad an Prozessautomatisierung kontinuierlich erhöht. Gleichzeitig arbeitet SAP mit erfahrenen Drittanbietern zusammen, die bestimmte Prüfungen übernehmen, die noch immer manuell durchgeführt werden müssen. Zudem müssen landesspezifische Steuergesetze eingehalten und weitere Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Vorteile für Kunden
Mit dem BPaaS-Modell können Kunden die Kosten genauer einschätzen, da die Services in der Regel nutzungsabhängig abgerechnet werden. Bei der Prüfung von Reisekostenabrechnungen ist für jede geprüfte Abrechnung ein fester Betrag zu zahlen, unabhängig davon, wie komplex die einzelne Prüfung tatsächlich ist. Zusätzlich kann mit dem jeweiligen Anbieter eine leistungsabhängige Vergütung vereinbart werden. Eine von SAP in Auftrag gegebene Studie kam zu dem Ergebnis, dass 94 Prozent aller Führungskräfte bereits davon überzeugt sind, dass moderne Technologien zur Verbesserung der Prüfungsqualität beitragen.
Grundsätzlich bringen BPaaS-Dienste erhebliche Vorteile für Kunden. Dazu zählen:
- Konzentration auf Kernkompetenzen
- Auslagerung sich wiederholender operativer Tätigkeiten
- Ergebnisse, die nur durch unternehmensweite Best Practices möglich sind
- Kalkulierbare nutzungsabhängige Kosten
Vorteile für Anbieter
BPaaS-Anbieter nutzen moderne Technologien, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erzielen und manuelle Tätigkeiten deutlich zu reduzieren. Da die Anzahl der Kunden steigt, werden auch mehr Geschäftsprozessdaten gesammelt. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil: Best Practices lassen sich dynamisch ableiten und der Service kann kontinuierlich verbessert werden. Somit steigt der Wert des Service für die einzelnen Kunden.
Föderales Lernen ist im Bereich des maschinellen Lernens zu einem eigenen Forschungsfeld geworden, da es Anbietern hilft, einen wirksamen Datenschutz und ein hohes Maß an Datensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus führt der höhere Automatisierungsgrad dazu, dass die Profitabilität des Anbieters steigt.
Grundsätzlich profitieren Anbieter von folgenden Vorteilen:
- deutlich weniger manuelle Tätigkeiten durch Nutzung moderner Technologie
- dynamische Ermittlung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Best Practices auf der Grundlage von Geschäftsprozessdaten aus einem großen Kundenstamm
- höhere Profitabilität – und Wettbewerbsfähigkeit – durch verstärkte Prozessautomatisierung
Innovation auf allen Ebenen
Service-Level in der Cloud |
Rolle des Serviceanbieters |
Beispiel SAP |
Business Process as a Service (BPaaS) |
Serviceleistungen in Bezug auf bestimmte Geschäftsprozesse oder Prozessabschnitte entsprechend den zugrunde liegenden SaaS-Anwendungen | Intelligent Audit: Prüfung von Reisekostenabrechnungen |
Software as a Service |
Prozessautomatisierung als integraler Bestandteil von SaaS-Anwendungen | ExpenseIt: digitale Erfassung von Reisekostenbelegen mit optischer Zeichenerkennung |
Platform as a Service |
Tools, die es Kunden und Partnern ermöglichen, bestimmte Anforderungen für die Prozessautomatisierung selbst umzusetzen | SAP Build: RPA, Workflow Management, Funktionen für künstliche Intelligenz usw. |
Prozessautomatisierung im Bereich Cloud Computing
Naheliegende Anwendungsbereiche für BPaaS sind Geschäftsprozesse mit einer hohen Anzahl an Transaktionen und sich häufig wiederholenden, monotonen Arbeitsschritten, die nicht viele branchenspezifische oder regionale Unterschiede aufweisen.
BPaaS kann als logischer Weiterentwicklungsschritt des Cloud-Servicemodells betrachtet werden, da viele BPaaS-Services auf der Grundlage gängiger SaaS-Lösungen implementiert werden. Gleichzeitig ist es mit den heutigen SaaS-Lösungen einfacher, bestimmte Prozessschritte zu automatisieren und zusammenzuführen.
Kundenspezifische Anforderungen und Erweiterungen können mithilfe von Tools für die Prozessautomatisierung umgesetzt werden, die bereits aus Platform-as-a-Service-Umgebungen (PaaS-Umgebungen) bekannt sind. Dies bedeutet, dass der Anbieter im Hinblick auf die Prozessverantwortung auch die notwendige „letzte Meile“ überwinden kann.
Die SAP selbst wird nur wenige ausgewählte Geschäftsprozesse als BPaaS anbieten. Im Einklang mit ihrer Unternehmensstrategie und als globaler Anbieter von Cloudservices wird die SAP ein solches Angebot nur bereitstellen, wenn eine nennenswerte Marktnachfrage besteht und ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann. Daher wird ein Großteil der BPaaS-Lösungen über das Partnernetz der SAP angeboten. Insbesondere die Beratungspartner der SAP verfügen über das fundierte Know-how und die umfassenden Kapazitäten, die erforderlich sind, um BPaaS in größeren Geschäftsbereichen anzubieten.
Für Unternehmen ist es wichtig, mit ihren Serviceanbietern in Kontakt zu bleiben und die strategisch richtigen Entscheidungen zu treffen. Für welche Geschäftsprozesse möchten sie weiterhin verantwortlich bleiben? Und bei welchen Geschäftsprozessen möchten sie die Verantwortung an Dienstleister übertragen? Unternehmen, die sich für BPaaS-Dienste entscheiden, erhalten Unterstützung bei der Optimierung ihrer operativen Abläufe und gewinnen dadurch Zeit für Innovationen. So meistern so den oben beschriebenen unternehmerischen Spagat.
Claus von Riegen ist Leiter des Bereichs Innovation Strategy and Services bei SAP.