Diehl Metering verfügt jetzt über eine moderne ONE Finance-Zielstruktur. Um den Stresslevel gering zu halten, realisiert Diehl Metering ONE Finance und den Umstieg auf SAP S/4HANA getrennt.
Das Technologieunternehmen Diehl Metering GmbH mit Sitz im fränkischen Ansbach (322 Mio. Euro Umsatz, 1.700 Mitarbeiter) hatte sich zum Ziel gesetzt, ein modernes Finance System im SAP ERP zu implementieren, um die Transparenz für das Management zu erhöhen und das Konzernreporting deutlich zu vereinfachen. Die Herausforderung für Diehl Metering bestand einerseits darin, den Anforderungen des Konzernprojekts „Future Finance“ zu entsprechen und anderseits die bereits implementierte globale Matrixorganisation mit sieben historisch unterschiedlich gewachsenen Landesgesellschaften im System abzubilden.
Mit einem minimal-invasiven Transformationsansatz und der Standardsoftware cbs ET wurde die neue Finanzarchitektur zukunftsweisend im ERP-System umgesetzt. Dabei wurde das neue Hauptbuch implementiert, verschiedene Kontenpläne und Kostenrechnungskreise harmonisiert sowie die neue Anlagenbuchhaltung und die Ledger-Lösung mit eingeführt. Diehl Metering verfügt inzwischen über eine moderne ONE Finance-Zielstruktur mit Vorbildcharakter. Der Nutzen liegt auf der Hand: Höhere Transparenz, eine bessere Steuerung, geringere Kosten und die Sicherung der langfristigen Innovationsfähigkeit.
Innovative Lösungen für Wasser- und Energiemessung
Diehl Metering ist weltweit führend in der Entwicklung, Herstellung und Lieferung von Smart-Metering-Lösungen. Mit mehr als 150 Jahren Erfahrung befähigt Diehl Metering Versorgungsunternehmen, Kommunen und die Industrie, die Kontrolle über ihre Infrastrukturen zu übernehmen um mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Verantwortung im Umgang mit Wasser und Energie zu erzielen. Das Angebot an Dienstleistungen und Lösungen umfasst datenbasierte Einblicke, IoT-Konnektivität, vollflexible Software und intelligente Messsysteme. Das Unternehmen gehört zur global agierenden Diehl Gruppe mit sechs Teilkonzernen (darunter Aviation, Defence, Controls und Metall), einem Gesamtumsatz von 3,17 Milliarden Euro und insgesamt 16.130 Beschäftigten.
In zwei Schritten: Erst ONE Finance, dann SAP S/4HANA
Um globale Transparenz zu schaffen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, beschloss die Diehl Gruppe, mit Future Finance ein neues, zeitgemäßes Steuerungskonzept zu etablieren. Die Strukturen im Finanzbereich galt es, gruppenweit zu harmonisieren. Ziel war es, die Transparenz auf Geschäftsbereichsebene zu erhöhen und ein global einheitliches Verständnis zu erreichen. Zudem galt es, den Planungsaufwand sowie die Kosten durch integrierte IT-Systeme zu reduzieren.
Den Verantwortlichen von Diehl Metering, einem Teilkonzern der Diehl Gruppe, war von Anfang an klar, dass man die anstehende ONE Finance-Transformation im Einklang mit der gerade entstehenden Roadmap von SAP S/4HANA planen und umsetzen muss. Daher ging man frühzeitig auf die cbs-Experten, um deren Prozess- und SAP-Expertise für sich zu nutzen.
Bei der Diskussion der Konzepte kam man schnell auf die Lösung, ONE Finance und den Umstieg auf SAP S/4HANA getrennt zu realisieren. So sollte der Stresslevel für die gesamte Organisation möglichst gering gehalten werden. „Hätten wir beides in einem Rutsch gemacht, hätte das wahrscheinlich noch mal deutlich länger gedauert. So haben wir jetzt schon die Möglichkeit, erste Früchte zu ernten und können dann gegebenenfalls im „Brownfield“ rübergehen“, erklärt Sigrid Heubeck, Head of Enterprise Resource Planning bei Diehl Metering.
Finance-Strukturen harmonisieren
„Prozesstechnisch haben wir im Rahmen von Future Finance erstmal gar keinen großen Change gemacht, wir haben ja im ersten Schritt vorwiegend grundlegende Finance Strukturen im SAP ERP harmonisiert, also konnten die Kollegen erstmal weiterbuchen wie bisher“, so Heubeck.
Es gab sieben Buchungskreise mit sieben unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen, die alle in einem neuen Kostenrechnungskreis zusammengefasst wurden. In dem Zusammenhang hat man die Kostenstellenstruktur, Leistungsarten und weitere Stammdaten des Controllings standardisiert, um die Grundlage für weitere Schritte zur Harmonisierung der einzelnen Gesellschaften zu legen. Ein wesentlicher Bestandteil dessen war die Verschmelzung von drei unterschiedlichen Kontenplänen in einen einzelnen: Den Kontenplan für die chinesische, die französische und den gemeinsamen Plan für die übrigen Einheiten von Diehl Metering. Beibehalten wurde lediglich der lokale Kontenplan für Frankreich.
Zudem wurde das klassische Hauptbuch mit der „Kontenlösung“ durch die neue Hauptbuchhaltung inklusive der Ledger Lösung ersetzt. Somit war Diehl Metering in der Lage, seinen Kontenplan weiter zu entschlacken und rechnungslegungsspezifische Sachkonten weitestgehend aus dem Kontenplan zu entfernen. Insgesamt wurden vier Ledger zur Abbildung der für Diehl Metering relevanten Rechnungslegungsvorschriften eingeführt. Dabei wurde auch die klassische Anlagenbuchhaltung durch die neue Anlagenbuchhaltung abgelöst und die Anlageklassen harmonisiert.
ERP-Rollout Future Finance weltweit umgesetzt
Erste Benefits durch Future Finance zeigten sich sehr schnell, zum Beispiel in den Folgeprojekten. So konnte Diehl im Anschluss das Umsatzkostenverfahren (UKV) mit Funktionsbereichen einführen. „Zudem hatten wir direkt danach einen Rollout nach USA, das ging im Finance und Controlling natürlich deutlich schneller, weil wir uns nicht mehr neu abstimmen mussten“, erklärt Projektleiterin Heubeck. „Danach haben wir noch für unsere polnische und chinesische Gesellschaft eine Abweichungsermittlung für Fertigungsaufträge eingeführt und das war dann eigentlich ein leichtes Spiel, weil wir schon alles in einem Kostenrechnungskreis hatten und das Customizing schon da war“, so die ERP-Leiterin. Es gab also eine ganze Reihe von Folgeeffekten, von denen Diehl aus der IT-Sicht, aber auch aus der Fachbereichssicht, etwa im Controlling, profitiert hat. Diese Effekte haben die laufenden Projekte merklich beschleunigt, weil schon bestimmte Vorgaben da waren.
Alle relevanten Zahlen auf einen Blick
„Für unser Reporting ist es ein Riesenvorteil, jetzt alle relevanten Zahlen auf einer Ebene zu haben. Jetzt muss ich also nicht mehr Äpfel mit Birnen vergleichen, sondern ich kann jetzt wirklich alles sauber auf einen Blick einsehen“, so Heubeck. „Bisher haben die einzelnen Unternehmenseinheiten praktisch sehr autonom agiert. Jeder hatte seinen eigenen Kontenplan, buchte wie er wollte. Jetzt haben wir die Neuorganisation von Diehl Metering auch im SAP sauber abgebildet“, erläutert Heubeck.
Inzwischen kann Diehl Metering besser als Konzern agieren, und dazu gehören bestimmte Vorgaben. Jede Landesgesellschaft bucht auf dasselbe Konto – so lassen sich die Ergebnisse am Monats- und Geschäftsjahresende auch leichter an die Hauptverwaltung berichten.
„Wir haben dadurch eine bessere Transparenz über unsere Zahlen, also Soll-Zahlen, Ist-Zahlen, Forecasts etc. und können so viel schneller und agiler reagieren und planen“, unterstreicht Heubeck. „So haben wir die Effizienz im Finanzwesen erhöht und eine Basis für künftige Innovationen geschaffen. Wir sind für zukünftige Projekte und den Einsatz neuer Technologien viel besser aufgestellt“, so die ERP-Chefin.
Enge, pragmatische Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Die Transformation war durchweg erfolgreich. Die Konsolidierung hat die Abläufe vereinfacht und die Transparenz erhöht. Die Umstellung mithilfe des cbs ET Enterprise Transformer erfolgte in einem herausfordernden Big-Bang an einem Wochenende, ohne Reibungsverluste. „Wenn man auf diese Zusammenarbeit blickt, war das pragmatische Vorgehen im Sinne der Lösung und der enge Austausch auf Augenhöhe mit cbs der Schlüssel zum Erfolg. Entscheidend war in dem Projekt, dass wir uns viel Feedback gegeben haben. Es gab Fehler, es gab Umwege, es gab Diskussionsbedarf, aber das ist auch normal. Die Herangehensweise war immer sehr pragmatisch. Wir haben uns das immer in Ruhe angeschaut und dann gemeinsam beschlossen, was als Nächstes zu tun ist“, blickt Heubeck zurück.
„cbs hat zu Beginn gesagt, man versuche immer, die Probleme des Kunden zur eigenen Aufgabenstellung zu machen, und diese zu lösen, zu ihrem Ziel zu machen. Genau das ist auch so gelungen, so dass wir immer zielorientiert gearbeitet haben“, lobt Heubeck.
Ein Beispiel war das HCM der polnischen Gesellschaft, das im ERP von Diehl Metering aktiv ist. Heubeck: „Da wollten wir nur die Personal-Stammdaten anpassen, alles andere sollte der polnische Berater erledigen. Aber dann wurde es schnell kompliziert. cbs hat dann schnell einen Experten aus dem HCM-Team hinzugezogen und so haben wir gemeinsam einen passenden Lösungsweg gefunden“, erklärt die Leiterin Applikationen.
Positives Feedback aus den anderen Konzernbereichen
Heubeck weiß: „Das erfolgreiche ONE Finance-Projekt hat konzernweit Eindruck gemacht, wir sind wirklich wahrgenommen worden. Dass wir jetzt auf Augenhöhe mit allen anderen Sparten agieren können und ein Vorreiter im Finanzwesen sind, das wurde im gesamten Diehl-Konzern sehr positiv aufgenommen.“
„Mit der professionellen System-Transformation sowie der Expertise von cbs im Finance-Bereich sind wir hochzufrieden“, resümiert die ERP-Verantwortliche.
Diehl ist jetzt dadurch schon einen guten Schritt weiter und besser präpariert, um im nächsten Schritt das SAP-S/4HANA-Thema strukturiert anzugehen. Der Plan ist, jetzt mit den Vorbereitungen für den Umstieg anzufangen und 2024/25 im Rahmen einer Brownfield Conversion in die neue SAP-Welt umzusteigen. „Das wird sicher herausfordernd, aber mit einem starken Partner an unserer Seite, haben wir sicher die Chance, einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen“, meint Heubeck.
Parallel sind die Verantwortlichen weiter dabei, Strukturen und Prozesse im Finance-Umfeld zu optimieren. Nach dem Umsatzkostenverfahren wird auch eine Konzernkalkulation eingeführt. Und nun geht es darum, möglichst viele Daten in die SAP Analytics Cloud (SAC) zu bringen, damit alle Unternehmensbereiche praktisch einheitlich reporten können – ganz im Sinne des übergreifenden Projektziels: ONE Finance.
Dominic Eller ist Manager im Bereich SAP Financials.