SAP-Partner Convista kann nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern auch seine Kunden mit seiner Neuausrichtung überzeugen: eine lebendige Unternehmenskultur und eine starke und vertrauenswürdige Marke. Unterstützt wurde Convista dabei durch die SAP-Lösungen SAP S/4HANA Cloud Public Edition für ERP und SAP SuccessFactors Employee Central für zentrale HR-Prozesse.
Bei einem Zusammenschluss von zwei Unternehmen kann eine gut abgestimmte Unternehmenskultur der entscheidende Faktor sein, um gemeinsam eine leistungsstarke Einheit bilden und neue Chancen erschließen zu können. Doch nicht wenige große Fusionen sind daran gescheitert, dass die beteiligten Unternehmen in Bezug auf ihre Unternehmenskultur inkompatibel waren. Wenn dann noch ein drittes Unternehmen dazu kommt, wird das Ganze noch komplexer. Doch einige Unternehmen schaffen es, die Herausforderungen eines Zusammenschlusses mit mehreren Parteien erfolgreich zu bewältigen und können die Früchte dieser Transformation ernten.
SAP-Partner Convista, ein in Köln ansässiges Beratungshaus, war nach einem Zusammenschluss in der Lage, sich noch stärker aufzustellen und seine Kunden optimal zu unterstützen. Im Zuge dieser Fusion bündelten drei Unternehmen ihre Stärken: Axxiome Health, ConVista Consulting und enowa. Convista betreut seit 25 Jahren Kunden bei der Umsetzung von Transformationsprojekten. Das Unternehmen machte sich dieses Know-how auch für sein eigenes Rebranding zunutze und konnte sowohl seine Kunden als auch seine Mitarbeitenden von dem Resultat dieser Neuausrichtung überzeugen: eine lebendige Unternehmenskultur und eine starke und vertrauenswürdige Marke. Unterstützt wurde Convista dabei durch die SAP-Lösungen SAP S/4HANA Cloud Public Edition für ERP und SAP SuccessFactors Employee Central für zentrale HR-Prozesse.
„Vertrauen und Transparenz sind Werte, an denen sich alle bei Convista orientieren“, erklärt Martin Hinz, CEO von Convista. „Mit diesen Werten, einem dynamischen Teamgeist und Leidenschaft kümmern wir uns Tag für Tag um unsere Kunden.“
Convista hat rund 1.200 Mitarbeitende. Das Beratungshaus hat sich durch sein Können und seine Kompetenz bei der Bereitstellung von End-to-End-Lösungen für Kunden auf der ganzen Welt einen Namen gemacht. Convista ist in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Polen, Spanien, Brasilien, Israel und an weiteren Standorten rund um den Globus vertreten. Das Unternehmen unterstützt vor allem Kundenprojekte in vier Bereichen: Versicherung, Industrie, Gesundheitswesen sowie Energie- und Versorgungswirtschaft. In den letzten Jahren wurde Convista von der SAP zweimal als Partner des Jahres im Finanzsektor ausgezeichnet.
„Wir bei Convista begegnen allen auf der gleichen Ebene, unabhängig vom Kenntnis- oder dem beruflichen Stand“, sagt Stefanie Weber, Projektleiterin im Bereich People and Culture – HR Systems bei Convista. „Wenn wir mit Kunden zusammenarbeiten, versuchen wir, auf Augenhöhe zu kommunizieren – und genau das macht eine gute Arbeitsatmosphäre aus. Die Implementierung von SAP SuccessFactors ist eine natürliche Erweiterung unserer Marke und unserer Unternehmenskultur.“
Isolierte Daten in drei Systemen als Herausforderung im Personalmanagement
Weber kam 2012 während ihres Studiums der Betriebswirtschaftslehre zu Convista. Einer der Gründe dafür war der hohe Stellenwert, den Vertrauen und Transparenz für die Führungskräfte bei Convista einnehmen. Diese Werte prägen das gesamte Unternehmen sowie die Arbeit und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden. „Vertrauen ist einer unserer wichtigsten Werte – genau wie die Gewissheit, dass die Menschen ihr Bestes geben und motiviert sind, das Unternehmen voranzubringen“, unterstreicht sie.
Convista legte ein schnelles Wachstum hin – sowohl organisch als auch durch Zusammenschlüsse mit anderen Beratungshäusern. 2019 schloss sich der IT-Dienstleister Axxiome Health der ConVista Gruppe an und brachte seine Expertise in der Krankenversicherungsbranche ein. Die enowa AG ist seit 2021 Teil von Convista und ergänzt die Gruppe mit einem breiten Leistungsspektrum für die Industrie und Versicherungen. Nach dem Zusammenschluss wurde aus der ursprünglichen Organisation zum 1. Januar 2023 das Unternehmen, das wir heute als Convista kennen.
Alle Teams waren von Anfang an hochmotiviert und bereit, zusammenzuarbeiten. Dennoch stieß man bei der Umsetzung des Ziels von Convista, eine moderne Unternehmensstruktur zu schaffen, sowohl bei der täglichen Projektarbeit als auch im Rahmen der internen Dienstleistungen auf Hürden. Die Verwendung unterschiedlicher Tools auf der Grundlage älterer Technologien und ein regelrechter Flickenteppich an Drittlösungen, denen es an Integrationsmöglichkeiten mangelte, waren als Basis für die Entscheidungsfindung ineffizient und ungeeignet.
„Immer, wenn wir einen Bericht benötigten – sogar einfache Berichte wie die Ermittlung des Personalbestands –, mussten wir auf drei verschiedene Systeme zugreifen, die Daten erfassen und dann einen Bericht erstellen“, erinnert sich Weber. „Das ist nur eines der vielen Beispiele dafür, warum wir dringend eine gemeinsame IT-Plattform benötigten.“
„Project ONE“ ermöglicht Integration in einer digitalen Plattform
Um eine solide Grundlage für künftiges Wachstum zu schaffen, rief Convista „Project ONE“ ins Leben. Ziel dieses Projekts war es, eine digitale Plattform zu schaffen, die flexibel und leistungsstark genug ist, um die Anforderungen des gesamten Unternehmens abzudecken. Um dies umzusetzen, fiel die Wahl auf SAP S/4 HANA Cloud Public Edition sowie SAP-SuccessFactors-Lösungen mit Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende zur Erfassung von Abwesenheiten.
Die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central mit SAP S/4 HANA Cloud Public Edition optimiert zahlreiche HR-Prozesse: Eine durchgängige Integration mit nahtloser Konnektivität zwischen HR- und Finanzabteilungen gewährleistet beispielsweise, dass präzise und aktuelle Mitarbeiterdaten im gesamten Unternehmen verfügbar sind. Außerdem profitiert Convista von mehr Datentransparenz für Analysen und Berichte zu Personaltrends, Kosten und Rentabilität und kann damit besser strategisch planen und Ressourcen zuordnen. Und zu guter Letzt wird es für das Unternehmen leichter, gesetzliche Vorschriften und Standards zur Datensicherheit einzuhalten.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Mitarbeitende ihre eigenen HR-Informationen einsehen können, zum Beispiel ihre personenbezogenen Daten und ihren Abwesenheitssaldo. Diese Self-Service-Funktionen vereinfachen Prozesse für Mitarbeitende, erhöhen die Transparenz und sorgen für ein zufriedenstellendes Gesamterlebnis.
Das Projektteam von Convista entschied sich für eine stufenweise Implementierung: Auf die Einführung der SAP-Lösungen in Polen folgen Deutschland, Österreich und die Schweiz. Geplant ist, SAP S/4HANA Cloud Public Edition im Laufe des Jahres 2024 im deutschsprachigen Raum an den Start zu bringen. Um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen, nutzte das Projektteam Best Practices von Convista und SAP und hielt regelmäßig Meetings ab, um eine klare Kommunikation zur Steuerung des Projekts zu gewährleisten. „Was die Anforderungen der anderen Teams angeht, waren wir immer bestens abgestimmt“, berichtet Weber, die die HR-Arbeitsgruppe leitete. „Wir wussten alle über das Hauptziel der Implementierung Bescheid. Das war für alle Beteiligten des Projekts hilfreich.“
Interne Fachleute von Convista, die für SAP SuccessFactors zertifiziert sind, steuerten wertvolles Wissen für die Implementierung bei. Berater aus dem Bereich SAP Services and Support integrierten die Kostenstellenreplikation aus SAP S/4HANA Cloud in SAP SuccessFactors und die WorkForce-Replikation aus SAP SuccessFactors in SAP S/4HANA Cloud. Zudem stellten sie Convista einen detaillierten Administrationsleitfaden für die Integration bereit. Darüber hinaus lieferten sie eine Übersicht, gaben Hilfestellung bezüglich der Architektur und boten Unterstützung bei der Bewältigung von Herausforderungen wie der Konfiguration zur Einrichtung des Identitätsmanagements (zum Beispiel Identity Access Governence (IAG), Identity Provisioning Services (IPS) und Identity Authentication Services (IAS)). Serviceteams von SAP Early Adopter Care unterstützten Convista während der Implementierung bei der Stammdatenintegration und halfen, alle Hindernisse effizient aus dem Weg zu räumen.
Am 1. Januar 2023 nahm das 80-köpfige Team in Polen als erster Convista-Standort den Produktivbetrieb der neuen SAP-Lösungen auf. „Es war wirklich eine tolle Erfahrung und ein großer Fortschritt für sie“, resümiert Weber, die Optimierungen und intuitive Workflows als einige der Vorteile der neuen Lösungen beschreibt. Mit der Einführung von SAP-SuccessFactors-Lösungen für die 800 Mitarbeitenden von Convista im deutschsprachigen Raum begann am 1. Januar 2024 eine entscheidende Phase für das Projekt.
„Der größte Meilenstein bestand darin, dass [SAP S/4HANA Cloud Public Edition und SAP SuccessFactors Employee Central] miteinander kommunizieren konnten“, erklärt Weber. Sie betont, wie wertvoll es für das Team sei, „einen durchgängigen Prozess auf einer gemeinsamen Plattform zu haben“. Dank einer integrierten IT-Plattform ist es nicht mehr notwendig, Workflows, Autorisierungen oder sonstige Prozesse in anderen Systemen auszuführen.
Die nahtlose Synchronisierung von Daten mithilfe eines gemeinsamen Datenmodells für SAP-Unternehmensanwendungen reduziert den Bedarf an manuellen Dateneingaben und redundanten Prozessen. Das bedeutet, dass beispielsweise Mitarbeiterdaten aus SAP SuccessFactors Employee Central in Echtzeit in SAP S/4HANA Cloud Public Edition verfügbar sind. Gleichzeitig werden Stammdaten wie Kostenstellendaten nahtlos von SAP S/4HANA Cloud Public Edition an SAP SuccessFactors Employee Central übertragen. Die Beseitigung von Datensilos ermöglicht es den HR- und Finanzteams, bei wichtigen beschäftigungsbezogenen Entscheidungen und gesetzlichen Meldepflichten auf einheitliche und präzise Daten zurückzugreifen.
Was die Marke, Werte, den Teamgeist und die Mitarbeiterdaten angeht, so sind die verschiedenen Bereiche bei Convista nun perfekt aufeinander abgestimmt.
Mehr Transparenz, intuitive Workflows und vieles mehr im HR-System
Laut Weber war das Feedback ausgesprochen positiv: Den Mitarbeitenden gefallen die größere Transparenz und die optimierten Arbeitsabläufe. „Das Erste, was ich von allen hörte, war, dass alles einfach und intuitiv ist. Sie waren äußerst zufrieden damit“, sagt sie. „Sie sind große Fans der mobilen App und empfinden diese als sehr transparent und einfach zu bedienen.“
Einige Kollegen können mit der neuen Lösung erstmals ihre eigenen Daten einsehen. „Als wir produktiv gingen, haben sich alle ihr Profil angeschaut“, erzählt Weber. „Es war etwas ganz Neues, personenbezogene Daten wie die Adresse und Informationen zur eigenen Stelle anzeigen zu können und von dieser Transparenz zu profitieren. Diese Funktion sowie die Möglichkeit, die Self-Services in SAP SuccessFactors zu nutzen, kommen bei der Belegschaft gut an.“
Um die Kommunikation zwischen dem Personalwesen und den Mitarbeitenden zu stärken, wird Convista weitere HR-Prozesse auf der neuen digitalen Plattform einführen. Kürzlich implementierte das Team die Lösung SAP SuccessFactors Performance and Goals, die jährliche Mitarbeiterbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Feedback zu Projekten ermöglicht. „Das ist erst der Anfang“, meint Weber. Es gibt noch viel zu tun.“
Hinz sagt: „Wir haben bei der Transformation sehr darauf geachtet, unsere Unternehmenskultur beizubehalten. Während wir uns jetzt als eine Organisation neu ausrichten, profitieren wir von den Vorteilen dieser Bemühungen. Mit SAP verfügen wir nun über eine digitale Plattform, um mitarbeiterorientierte Prozesse zu entwickeln, die unser Ziel voranbringen, als perfekt abgestimmtes und leistungsstarkes Unternehmen unsere Kunden zu unterstützen.“
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