Die Projektmanagement-Lösung Ruum by SAP schafft beim deutschen Konsumgüterkonzern die Voraussetzungen für mehr Transparenz, bessere digitale Vernetzung und größere Verbrauchernähe.
Von Massenmarken wie NIVEA oder Hansaplast über Apothekenmarken wie Eucerin bis hin zu Luxusmarken wie La Prairie – die Produkte von Beiersdorf gehören zum Alltag vieler Menschen, ohne dass sie sich dieser Tatsache bewusst sind. „Wir haben die moderne Hautpflege erfunden und entwickeln seit über 130 Jahren Pflegeprodukte für unsere Kunden“, erklärt Ümit Özdemir, der weltweit für den Bereich Data & Advanced Analytics bei Beiersdorf verantwortlich ist.
Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1882 in Hamburg ist die Zahl der Mitarbeiter von Beiersdorf auf fast 20.000 gewachsen. Mit über 160 Tochterunternehmen auf der ganzen Welt erwirtschaftete der Konzern 2018 einen Jahresumsatz von 7,2 Mrd. Euro.
Unternehmensweite Zusammenarbeit bei Projekten mit Ruum
„In einer schnelllebigen Geschäftswelt, in der die technologische Entwicklung rasch voranschreitet, können globale Verbrauchernähe und die Vernetzung innerhalb des Unternehmens eine Herausforderung darstellen“, so Özdemir. „Wir waren deshalb auf der Suche nach einer Plattform, mit der wir einfacher über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg zusammenarbeiten können.“
Zur Beschleunigung der Digitalisierung hat Beiersdorf Maßnahmen in allen Geschäftsbereichen ergriffen. Unter anderem soll im Personalwesen eine neue Plattform zum Einsatz kommen, die sämtliche Aspekte des Mitarbeiterzyklus abdeckt.
Das Wachstum und die Digitalisierung voranzutreiben, ist jedoch einfacher gesagt als getan – insbesondere wenn es um das Management von Projekten und Teams in einem globalen Unternehmen wie Beiersdorf mit seinem großen Produktportfolio geht. „Die Teams und Mitarbeiter verwenden unterschiedliche Templates und Standards und haben vor allem unterschiedliche Arbeitsweisen“, erläutert Vincent Tissinié, HR-Digitalisierungsexperte bei Beiersdorf. „Das hat es wirklich schwierig gemacht, den Überblick über Projekte, Aufgaben und Termine zu behalten. Die Teams fühlten sich oft durch endlose E-Mails, eintönige Besprechungen und immer wiederkehrende Berichtsaktivitäten ausgebremst.“
Özdemir erzählt, wie das Unternehmen nach einer intuitiven und einfachen Lösung suchte, mit der sich die Herausforderungen infolge der verstärkten Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Organisationen bewältigen ließen. Andere Tools für das Projektmanagement waren schlicht zu komplex und somit nicht für die täglichen Aufgaben aller Mitarbeiter geeignet. „Wir benötigten eine unkomplizierte, benutzerfreundliche Lösung für alle, mit der wir unsere Arbeitsabläufe zur Verarbeitung der Daten aus unseren Unternehmenssystemen automatisieren und vereinfachen konnten“, erklärt er. „Deshalb haben wir uns für Ruum by SAP entschieden.“
Ruum wurde 2016 von den SAP-Mitarbeitern Stefan Ritter und Florian Frey im Rahmen von SAP.iO Venture Studio herausgebracht und bietet sowohl Funktionen für das Projektmanagement als auch für die Zusammenarbeit.
Transparenz beim Projektmanagement
„Bei der Arbeit im Team fallen in der Regel viele wiederkehrende und administrative Aufgaben an. Ruum automatisiert all diese Aktivitäten, sodass Teams besser zusammenarbeiten und sich gezielt ihren eigentlichen Aufgaben widmen können“, erläutert Florian. „Mit Ruum profitieren Teams von umfassender Transparenz im Hinblick auf die Projektverantwortlichkeiten und ‑fortschritte. So können sie ihre Arbeit erledigen, ohne sich über Dinge wie Folgeaktivitäten oder nicht erledigte Aufgaben Gedanken machen zu müssen.“
Insbesondere von den Zeitplan-Funktionen ist das Team von Beiersdorf angetan, da sie laut Vincent Tissinié die Transparenz im Unternehmen verbessert haben. „Mithilfe von Ruum konnten wir unseren Projektplan so dokumentieren und strukturieren, wie es mit anderen Tools nicht möglich gewesen wäre“, berichtet er. „Mit Ruum haben alle Teammitglieder ihre Termine im Blick und kümmern sich darum, den Status ihrer Aufgaben regelmäßig zu aktualisieren. Dank Ruum profitieren wir nun von mehr Transparenz.“
Zeitplanfunktion: Termine und Aufgaben im Blick
Nicht nur die Zeitplan-Funktionen von Ruum sind für Beiersdorf ein Gewinn. Für Özdemir bringen auch die Template-Funktionen deutliche Vorteile mit sich. „Für wiederkehrende Aufgaben können wir nun Templates verwenden“, erklärt er. Mit diesen Templates verringert sich der Zeitaufwand für Projektleiter, da sie nicht immer wieder dieselben Dokumente erstellen müssen.
Mit diesen und anderen Funktionen von Ruum können laut Özdemir Prioritäten für die Aufgaben und Projekte von Teams festgelegt werden, ohne dass Informationen in einer Flut von E-Mails verloren gehen. Dadurch sind die Teams in der Lage, sich nicht nur um Prozesse und Folgeaktivitäten zu kümmern, sondern auch auf die Umsetzung der geschäftlichen Ziele hinzuarbeiten.
„Wir arbeiten bei Beiersdorf als ein Team mit einem gemeinsamen Ziel: Wir möchten erreichen, dass sich Menschen in ihrer Haut wohlfühlen, und echten Mehrwert für die Verbraucher schaffen“, so Özdemir. „Ruum hilft uns, dieses Ziel zu erreichen.“
