In einer Studie von Xerox geben 46 Prozent der Befragten an, dass sie durch papierlastige Arbeitsabläufe wertvolle Zeit verlieren. Trotzdem haben erst etwa 50 Prozent der Unternehmen begonnen, digitale Prozesse einzuführen, oder denken noch darüber nach.
Digitale Dateien haben gegenüber Papierdokumenten einen klaren Vorteil. Obwohl wir uns mit schnellen Schritten einem wirklich digitalen Zeitalter nähern, sind viele Bereiche wie das Rechtswesen oder die öffentliche Verwaltung aufgrund veralteter Geschäftsprozesse immer noch von Papier abhängig.
Glücklicherweise lassen sich geschäftskritische Prozesse automatisieren. Die moderne Informationsverarbeitung optimiert die Digitalisierung von Dokumenten mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Unternehmen, die diese Chancen nicht für sich nutzen, können hier schnell ins Hintertreffen geraten.
Dokumente automatisch und einheitlich erstellen
Viel Arbeitszeit wird damit verschwendet, immer wieder neue Versionen bereits vorhandener Dokumente zu erstellen. Tritt ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, müssen eine Vielzahl von Richtlinien beachtet werden, die den betriebsinternen Stil regeln. All dies lässt sich mit der Automatisierung von Dokumenten durch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen beschleunigen.
Angenommen, man hat einen neuen Kunden, den man im System erfasst. Innerhalb weniger Sekunden kann automatisch ein Standardvertrag mit dem Namen und allen weiteren Details des Kunden aufgesetzt werden. Damit ist sichergestellt, dass keine von Menschen verursachten Fehler enthalten sind und der Stil einheitlich ist.
Mitarbeiter können sich dadurch auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und werden von lästigen Routineaufgaben wie dem Erstellen von Dokumenten entlastet.
Klassifizierung und Verarbeitung
Mit KI und Algorithmen für maschinelles Lernen können Daten aber auch für andere Zwecke extrahiert werden. So kann damit beispielsweise der Kontext von Inhalten automatisch verstanden und erfasst werden. Dokumente lassen sich auf einfache Weise in Gruppen einteilen oder nach Datum, Thema, Sachgebiet etc. ordnen. Manche Dokumentenmanagement-Software nutzt optische Zeichenerkennung, um Textinhalte zu lesen.
Dadurch entfällt nicht nur der Zeitaufwand für eine manuelle Bearbeitung. Es ergeben sich auch eine Reihe anderer Vorteile. Dokumente lassen sich leichter finden, wenn sie erstmal digitalisiert sind. Physische Exemplare eines Dokuments werden damit überflüssig.
Datenextraktion und Analysen
Die Fähigkeit, Informationen automatisch auszulesen, ist aber auch für andere Zwecke von Bedeutung. KI-Algorithmen können Daten oder wichtige Informationen sammeln und mit unterschiedlichen Dokumenten vergleichen. Unternehmen sind damit in der Lage, spezielle Daten aus ihren Dokumenten zu extrahieren.
Dies gilt aber nicht nur für die Inhalte der Dokumente, sondern auch für die Dokumente selbst. Man erhält zum Beispiel Informationen darüber, wie viele Dokumente eines bestimmten Typs oder eines Kunden vorhanden sind. Man kann die eigene Dokumentenverwendung und weitere Kennzahlen verfolgen, um veränderte Muster und Trends zu erkennen. Auch die zukünftige Integration in die automatische Rechnungsstellung ist dann möglich.
Effizientere digitale Administration und Dokumentenverwaltung
Softwarepakete für das Dokumentenmanagement bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, sodass es nicht mehr nötig ist, physische Dokumente zu bearbeiten und Vorlagen oder vorhandene Dokumente einzeln zu ändern.
Man nehme zum Beispiel eine Anwaltskanzlei, die viele verschiedene Arten von Dokumenten verwendet mit einer einheitlichen Kopfzeile oder einem an immer derselben Stelle. Die Software aktualisiert diese Grafiken. Der Algorithmus nimmt dann die notwendigen Änderungen in allen Dokumentenvorlagen des Unternehmens vor.
In die KI-Logik lassen sich auch Geschäftsprozesse integrieren. Dokumente werden auf Grundlage einfacher Regeln im Workflow automatisch direkt an die richtige Person oder Abteilung gesandt. Unterschriften können automatisch eingeholt und das Dokument anschließend an die nächste relevante Person weitergeleitet werden.
Der Weg zu einer Zukunft ohne Papier
Künstliche Intelligenz und die Automatisierung in der Digitalisierung von Dokumenten sollen dem Management und Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich auf ihre fachlichen Aufgaben zu konzentrieren. Das wird die Effizienz von Unternehmen auf breiter Basis verbessern. Arbeitsstunden werden optimal genutzt und der Administrationsaufwand reduziert.
Die Verarbeitung von Dokumenten durch künstliche Intelligenz ist zwar noch ein sehr junges Fachgebiet, entwickelt sich aber rasend schnell weiter. Die Integration in die bereits stattfindende Blockchain-Technologie eröffnet für Überprüfungen, Sicherheitsaspekte und Optimierungen im Dokumentenmanagement völlig neue Möglichkeiten. Mit einer Digitalisierungskampagne können Unternehmen die Effizient des Dokumentenmanagements in ihren Funktionsbereichen maßgeblich verbessern.
Chatbots entwickeln sich so schnell weiter, dass sie bald nicht mehr nur Geschäftsprozesse automatisieren, sondern zu einem wesentlichen Hilfsmittel zur Ergänzung des menschlichen Verstandes werden. Laden Sie den Executive Brief „Robotic Process Automation: The Dawn of Unlimited Intelligence“.
