Digitale Chancen in der Beschaffung nutzen

Man muss nicht lange suchen, um Beweise für die Fragilität globaler Lieferketten zu finden. Die Coronapandemie, der Krieg in der Ukraine, überlastete Häfen und die berüchtigte Blockade des Suezkanals haben weiterhin Auswirkungen auf Hersteller, Importeure, Distributoren, Einzelhändler und Verbraucher. Beeinträchtigungen der strategischen und der operativen Beschaffung sind nun schon fast zur Regel geworden. Deshalb sind Transparenz und Flexibilität der Lieferketten heute wichtiger denn je.

Mit den Krisen wurden die Schwächen der Lieferketten deutlich. Mangelnde Transparenz hat Folgen. Die Unternehmen werden durch ein oder gar mehrere Probleme überrascht. Die ständige Abhängigkeit von manuellen Prozessen wirkt sich für viele Unternehmen hinderlich aus – sowohl bei der strategischen als auch bei der operativen Beschaffung. Beides ist von entscheidender Bedeutung für eine strategische, durchgängige Beschaffung, für die Einhaltung von Vorschriften, für Effizienz und reibungslose Abläufe.

Einkaufsleiter kennen die Vorteile der Digitalisierung. Es kommt die neueste Technologie zum Einsatz und zuvor manuell ausgeführte Geschäftsprozesse werden anhand von Best Practices optimiert. Die Digitalisierung wird ihr Unternehmen verändern, das ist Einkaufsleitern klar. Sie müssen zentrale Prozesse in ein cloudbasiertes, intelligentes Geschäftsnetzwerk integrieren, das sie mit Tausenden von Lieferanten, Logistikanbietern, Reparaturdiensten und anderen Geschäftspartnern weltweit verbindet.

Aber sie wissen nicht genau, wie sie anfangen sollen. SAP verfügt über die erforderlichen Technologien und Ressourcen, um Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen, damit sie ihre Beschaffungsziele erreichen.

Entscheidung für den Weg der digitalen Transformation

Der Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Aber der erste Schritt besteht immer darin, sich die alle aktuellen Prozesse genau anzuschauen. Da wäre zunächst der Beschaffungsprozess. Unternehmen sollten genau darlegen, wie sie ihre Bezugsquellen ermitteln und dann bestehende Prozesse hinzufügen. Diese Übung hilft ihnen zu erkennen, wo Transparenz gegeben ist und wo nicht.

Eine gute Frage, die sie sich stellen können, ist: „Sind wir mit den manuellen Prozessen, die derzeit erforderlich sind, informiert über das, was im Unternehmen passiert?“ Lautet die Antwort nein, dann ist dies ein Bereich, der reif für die Digitalisierung ist.

Der erste Schritt in Richtung nahtlose Beschaffungsprozesse könnte mit einer Lösung wie Intelligent Spend Management von SAP Ariba erfolgen. Die Software bündelt über 30 Prozesse unter Einbeziehung umfassender Transaktionsdaten und macht so jeden Schritt in der Beschaffung effizienter und ermöglicht präzisere Steuerung.

Globale Handelsbeschränkungen und Lieferkettenprobleme wirken sich negativ auf den Geschäftsbetrieb aus. Eine schnelle und effiziente Beschaffung ist deshalb umso wichtiger. Hier kommt SAP Ariba Sourcing ins Spiel. Mit der Funktion für die geführte Beschaffung (Guided Sourcing) bietet die Lösung ein neues Benutzererlebnis. Die Bedienung ist intuitiver, wodurch die Akzeptanz beschleunigt wird. Intelligente Funktionen entlang des gesamten Prozesses sorgen für eine schnellere Abwicklung.

Intelligent Spend Management ist auch interessant für Unternehmen, die entweder die finanzielle Stabilität ihrer Lieferkette verbessern möchten oder ihre finanzielle Stärke nutzen möchten, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Im März hat die SAP die Übernahme von Taulia abgeschlossen. Taulia bietet vorzeitige Zahlungen durch Supply Chain Finance, dynamische Diskontierung und Debitorenfinanzierung an. Sowohl Kunden als auch Lieferanten haben mit Lösungen von Taulia besseren Zugang zu Liquidität und können so ihre Cash-Flow-Situation verbessern. Mit der Übernahme sollen die Funktionen für das Geschäftsnetzwerk der SAP weiter ausgebaut und die SAP-Lösungen für den Finanzbereich gestärkt werden.

Für die Beschaffung ist Versorgungssicherheit von größter Bedeutung

Ob direkt, indirekt, Arbeits- oder Dienstleistungen – die richtige Versorgung ist entscheidend, um die Produktion von Gütern zu unterstützen. Bei der Beschaffung notwendiger Materialien müssen Unternehmen schneller als der Wettbewerb sein. Es gilt, klug zu handeln, um Lieferrisiken zu minimieren. Dabei sollte nicht nur der Preisrabatt im Vordergrund stehen.

Was kann noch getan werden? Agile Lieferketten bieten Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Standortstrategie zu verfolgen. Lassen sich die Logistikkosten durch lokale Versorgung senken? Sind Effizienzgewinne möglich, wenn in den Zulieferbetrieben Neues entwickelt wird und Innovationen eingeführt werden? Gibt es Möglichkeiten, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, um Kosten zu sparen? Wenn zum Beispiel weniger Abfall entsteht, können dann niedrigere Kosten verhandelt werden? Unternehmen, die bei den zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen nicht nur auf Mengenrabatte schauen, heben sich von ihren Wettbewerbern ab.

Unternehmen, die bereits vor der Coronapandemie entschieden hatten, ihre Beschaffung zu digitalisieren, profitierten schnell von einem agilen Beschaffungswesen. Sie waren in der Lage, schnell neue Lieferanten finden, bestehende Lieferanten besser zu verwalten, Aufträge rasch auszuführen und Lieferanten zeitnah zu bezahlen. In unsicheren Zeiten wie diesen bedeutet eine agile Beschaffung einen enormen Vorteil für jedes Unternehmen.

Manche Unternehmen glauben vielleicht, dass ihr Beschaffungswesen Vollgas gibt, aber tatsächlich werden nicht alle Anforderungen abgedeckt. Keine Multisourcing-Strategie zu verfolgen, kann sich als sehr kostspielig erweisen. Das hat sich in den vergangenen zwei Jahren bei vielen Unternehmen gezeigt. Inzwischen werden Notfallpläne erstellt, um die Risiken zu mindern und Mehrquellenbeschaffung gewinnt an Bedeutung. Die Möglichkeit, lokale und globale Bezugsquellen effizient zu nutzen, um die Versorgungssicherheit zu erhalten, ist ein wichtiges Merkmal agiler Beschaffungsorganisationen. Dadurch unterscheiden sie sich von anderen Einkaufsorganisationen, die nur reagieren anstatt proaktiv zu handeln.

Digitalisierung ist Voraussetzung für resiliente Lieferketten

Transparenz und Agilität können in vielen Bereichen verbessert werden. Daher gibt es nicht den einen Weg, um an das Thema Digitalisierung heranzugehen. Es geht darum, Prozesse zu analysieren und zu verstehen, wo Abläufe ins Stocken geraten und wo es oft Probleme mit der Übergabe gibt. SAP unterstützt Unternehmen in sämtlichen Phasen ihrer digitalen Transformation, damit sie optimale Ergebnisse erzielen und Widerstandsfähigkeit aufbauen. Denn nur so können sie sich stärker vom Wettbewerb abheben und auf dem Markt erfolgreich sein.

SAP Spend Connect Live – Digitalisierung von Beschaffungs- und Lieferkettenprozessen

SAP-Lösungen für intelligentes Ausgabenmanagement decken folgende Bereiche ab: Beschaffung, externe Arbeitskräfte, Geschäftsreisen und Geschäftsnetzwerk. Mehr dazu erfahren sie auf der SAP Spend Connect Live vom 24. bis 26. Oktober in Dallas, Texas. Dort erwartet Sie ein spannendes Networking-Erlebnis mit inspirierenden Rednern. Sie erhalten konkrete Einblicke in Digitalisierungsprojekte und haben die Gelegenheit, sich mit Branchenexperten und Kunden auszutauschen.

Etosha Thurman ist Chief Marketing and Solutions Officer des Bereichs Intelligent Spend and Business Network bei SAP.