Il mondo degli affari ha abbracciato la trasformazione digitale come risultato della pandemia, ma al giorno d’oggi, i dipendenti sono desiderosi di ripristinare alcune modalità di lavoro fisiche che sono vantaggiose per la loro azienda, come i viaggi. Questo è evidente dalle ricerche che rivelano che il 46% dei dipendenti ritiene che sia meglio costruire relazioni attraverso connessioni di persona e il 41% evidenzia un aumento della produttività quando le riunioni sono faccia a faccia.
Tuttavia, considerando l’economia turbolenta, Gabriele Indrieri, VP & Managing Director di SAP Concur EMEA South, sottolinea che è fondamentale che le aziende facciano scelte efficienti, soprattutto per quanto riguarda le risorse. “È per questo motivo che sempre più responsabili stanno valutando il rapporto costi-benefici dei viaggi aziendali e cercando potenziali risparmi”.
Per aiutare le aziende a cogliere i benefici dei viaggi di lavoro preservando il bilancio, Indrieri elenca cinque suggerimenti da considerare:
- Ridurre gli errori per ridurre le spese eccessive: Se i dipendenti inseriscono manualmente e dettagliano le spese, sono più a rischio di commettere costosi errori. Pertanto, investire in tecnologie intelligenti, sebbene inizialmente possa essere costoso, ridurrà questo rischio e introdurrà efficienze di costo e tempo a lungo termine. Ad esempio, la tecnologia può estrarre automaticamente le spese individuali dai fornitori di carte di credito o integrare le spese e le ricevute direttamente dagli hotel, dalle compagnie aeree e dalle società di noleggio auto o caricarle come fotografie dai viaggiatori stessi, eliminando così completamente la possibilità di errori.
- Applicare policy pratiche: secondo una ricerca di SAP Concur, solo un dipendente su tre ritiene che la policy di viaggio e spese della sua azienda sia ben adattata e equa. Le politiche di spesa non solo devono semplificare i processi, ma devono anche essere in linea con la cultura dell’azienda. Pertanto, i team finanziari devono considerare come le policy funzioneranno nella pratica. Considerando che è improbabile che soddisfino ogni dipendente, è importante che via sia flessibilità nell’approccio. Questo può essere implementato attraverso piattaforme che consentano agli amministratori di avere diverse versioni delle policy all’interno del sistema da applicare a diversi dipendenti in base a fattori individuali, reparti e uffici. È quindi essenziale verificare continuamente se le politiche sono ancora adatte alla forza lavoro col passare del tempo. Audit automatizzati e regolari sono il modo migliore per ottenere una visibilità completa e precisa e per evitare che i team finanziari debbano setacciare manualmente ogni singola transazione.
- Comunicare regolarmente le policy: Spesso, quando i dipendenti spendono troppo, è perché non sono a conoscenza del budget assegnato. Questo può essere mitigato assicurandosi che sia disponibile un budget chiaro e che tutti i dipendenti rispettino le politiche di spesa stabilite. Tuttavia, solo un terzo dei dipendenti afferma che le politiche di spesa di viaggio della loro azienda sono facili da capire e solo un altro terzo dei dipendenti prende provvedimenti per evitare frodi inconsapevoli. Controllando frequentemente gli aggiornamenti delle policy i dipendenti capiranno l’importanza di facilitare le prenotazioni di viaggio. Inoltre, l’utilizzo di soluzioni di prenotazione di viaggi professionali che informano i viaggiatori sulle prenotazioni coperte dalle politiche aziendali ridurrà il numero di prenotazioni potenzialmente costose fuori policy e permetterà di viaggiare con tranquillità.
- Ottimizzare il rimborso dell’IVA: Molte aziende non riescono ancora a ottenere il rimborso dell’IVA, anche se perdono una grande quantità di denaro a causa di questo problema. Ciò può essere attribuito all’uso di strumenti inefficienti e al fatto che la gestione delle richieste di rimborso dell’IVA e la conformità possono essere complicate. Utilizzando una soluzione che elimina la necessità per le aziende di gestire manualmente il rimborso dell’IVA, si possono ottenere significativi risparmi di tempo e denaro e minimizzare i problemi di compliance.
- Fare affidamento sui dati durante le negoziazioni delle tariffe: I prezzi scontati portano a veri risparmi. Ma per negoziare le tariffe, è necessario tenere traccia delle spese con ciascun fornitore. Questo può essere difficile senza gli strumenti giusti per analizzare i dati di spesa inconsistenti che provengono dalle transazioni con carte di credito e altre fonti. Inoltre, quando i dipendenti effettuano prenotazioni al di fuori del sistema approvato, tali spese potrebbero non essere nemmeno registrate. Di conseguenza, se le aziende armonizzano i dati di spesa da tutte le fonti di prenotazione, saranno in grado di ottenere i migliori prezzi.
Gabriele Indrieri afferma: “La pandemia ha trasformato il nostro modo di lavorare, con la comunicazione virtuale e gli strumenti digitali per la collaborazione diventati la norma. Tuttavia, è chiaro che non c’è sostituto per le connessioni personali che i viaggi di lavoro consentono. Adottando un approccio strategico che tenga conto del rapporto costi-benefici di ogni viaggio, le aziende possono approfittarne creando un programma di viaggi efficiente che consenta ai dipendenti di costruire relazioni preziose e massimizzare la produttività.”
“Ora è il momento di agire e pianificare per il futuro, con un’attenzione ai viaggi sostenibili ed economicamente vantaggiosi che consentono alle aziende di prosperare”, conclude.
