SuKarne: cuando el área de Compras se convierte en un catalizador estratégico del negocio

Con sede corporativa en Culiacán, Sinaloa (en el norte de México), SuKarne es una de las cuatro organizaciones que integran a Grupo Viz. Lo que surgió hace 52 años como una iniciativa familiar, hoy es la empresa mexicana con mayor peso en el mercado mundial de proteína animal, la cual ha revolucionado su proceso de Proveeduría de la mano de SAP Ariba.

Ciudad de México – Descubrir actividades en las que un negocio puede mejorar, no siempre será una aventura desgastante. En ocasiones, las áreas de oportunidad se pueden observar a plena luz del día.

Un ejemplo: la jornada en que la organización recibe a sus proveedores para atender asuntos de facturación (revisión, aclaraciones). Si la empresa realiza dichas tareas con métodos y herramientas tradicionales, que no pueden prescindir del papel y la intervención humana, siempre se podrán ver escenas que sugieren que algo no se está haciendo de la mejor manera. Escenarios como: una larga fila de personas que surge del departamento de Compras, o un proveedor que abandona enojado las instalaciones de la compañía (porque apenas le informan que su factura está “traspapelada” o “venía con un error”, lo que implica que su pago será postergado).

Gracias a la innovación, en SuKarne, compañía de Grupo Viz, este tipo de escenarios no se presentan.

De clase mundial y raíces norteñas

Con sede corporativa en Culiacán, Sinaloa (en el norte de México), SuKarne es una de las cuatro organizaciones que integran a Grupo Viz. Lo que surgió hace 52 años como una iniciativa familiar, hoy es la empresa mexicana con mayor peso en el mercado mundial de proteína animal, y en ese sentido, vale la pena señalar que SuKarne es el tercer engordador de bovino del mundo, y el quinto proveedor de res de engorda en Norteamérica.

El éxito de la compañía se ha sustentado en una infraestructura que hoy está conformada por cinco unidades ganaderas integrales (cuatro en territorio mexicano y una en Nicaragua); siete plantas de procesamiento (con una capacidad instalada de 2 millones de cabezas de ganado al año); 10 centros de distribución (repartidos entre México, Estados Unidos y Centroamérica), 400 rutas de distribución; más de 220 centros de compra y acondicionamiento de ganado; y más de 300 tiendas propias. Además, dado que sus instalaciones cuentan con las certificaciones internacionales necesarias (sanitarias e industriales), SuKarne tiene una gran fuerza exportadora: sus productos están disponibles en seis países de cuatro continentes; de hecho, se estima que la empresa de Culiacán es la responsable del 70% de las exportaciones de carne de la economía mexicana.

SuKarne hoy cuenta con 13,000 trabajadores directos, colabora con más de 100,000 proveedores agrícolas y ganaderos, y atiende a más de 80,000 clientes (como cadenas de supermercados, aunque la mayoría son microempresas, como pequeñas carnicerías y restaurantes).

Los números hablan por sí solos: en la zona norte del país, la economía mexicana tiene a un verdadero Powerhouse del mercado global de la proteína animal.

Los primeros pasos: adiós a las facturas estacionadas

Antes de adoptar las soluciones de SAP Ariba, el departamento de Compras de SuKarne no habría sorprendido a nadie desde la perspectiva de la innovación. De hecho, como ocurre en muchas organizaciones, era un área corporativa sumamente tradicional, anclada en el papel y la interacción humana. Con tales recursos, el departamento tenía que atender a un padrón de entre 5,000 y 6,000 proveedores (2,000 de ellos activos); grupo que no incluye a los abastecedores de ganado y de materia prima para alimento de ganado, quienes son atendidos por otra área de la corporación.

En estas circunstancias, recuerda Gonzalo Padilla, subdirector de Compras de SuKarne, el trabajo resultaba burocrático, propenso a errores por factor humano y sin ningún valor de negocio real. “Entre el 60 y el 70 por ciento del tiempo del equipo se dedicaba gestionar a facturas: revisarlas, asegurar que ninguna se había traspapelado y llevarlas en persona al escritorio de un compañero en el área de Cuentas por Pagar. Todo esto, a pesar de que la facturación electrónica ya tenía un tiempo de estar implementada en México”, comenta Padilla.

Los errores comunes, derivados de la gestión humano, no eran insólitos en este ambiente: facturas perdidas o traspapeladas (que retrasan pagos y encienden el enojo de los proveedores); procesos interrumpidos por la modificación de un proceso o política corporativa (e incluso por las vacaciones de una persona involucrada en el trámite); y largas sesiones en los escritorios de Cuentas por Pagar para revisar y conciliar asuntos – lo que tendía a causar fricciones entre los departamentos. “El área de Compras se concentraba en labores de gestión que no añaden valor de negocio; nos dedicábamos a buscar pagos y no a buscar negociaciones”, apunta Padilla.

Con la implementación de las soluciones de Abastecimiento Estratégico de SAP Ariba, parte del portafolio de Gestión Inteligente del Gasto de SAP, el área de Compras, consciente de sus áreas de oportunidad, se puso en el camino de la innovación –medida que aprovechó una reorganización empresarial: el departamento de Gonzalo Padilla se integró a la dirección de Finanzas.

De inicio, gracias a SAP Ariba Contracts, los procesos de facturación se llevaron a un esquema de digitalización y alta automatización, el cual, al reducir las cargas administrativa y transaccional del personal, redujo los errores de origen humano y evitó las interacciones no primordiales con el área de Cuentas por Cobrar. De esta forma, el departamento de Compras se pudo enfocar más a generar valor para el negocio (como materializar negociones estratégicas para la empresa).

Sorprendentemente, en un principio, los proveedores de SuKarne mostraron resistencia al nuevo modelo. “No veían los beneficios, quizás porque nosotros estábamos en el proceso inicial de descubrirlos y comprenderlos, y por eso el proceso de adopción de nuestros proveedores fue más tardado. Una vez que las ventajas resultaron evidentes, se implementó una campaña de comunicación que fue muy importante, ya que mostró el gran beneficio: las facturas de los proveedores no estarían estacionadas en un escritorio y los pagos saldrían a tiempo”, recuerda Padilla.

Extendiendo el poder de la innovación

Las tareas de facturación no fueron la máxima frontera. Más adelante, SuKarne inició un proyecto de transformación digital que abarcaría a toda la organización, lo que implicaba definir o replantear procesos, crear manuales de operación, documentar las transacciones de las diversas áreas, establecer políticas de mejora continua, entre otras tareas que son esenciales en este tipo de iniciativas innovadoras.

En ese marco, el equipo de trabajo de Padilla, aprovechando las capacidades de las soluciones completas “source-to-pay” de SAP Ariba –SAP Ariba Strategic Sourcing y SAP Ariba Buying and Invoicing– amplió sus capacidades de digitalización y automatización de actividades. Tras un análisis interno de las distintas tareas y metas del área de Compras, se detectaron múltiples oportunidades para impulsar la productividad a nuevos niveles. Entre otros recursos desarrollados durante esta fase, se pueden destacar elementos y mejoras como:

  • Catálogos de autocompra. Aprovechando las funciones del catálogo SAP Ariba, se crearon catálogos de autocompra para rubros en los que el departamento de Padilla utiliza contratos prenegociados. En SuKarne, esta herramienta ya se aprovecha para adquisiciones de papelería, servicios generales, materiales y algunos aspectos de mercadotecnia. Los catálogos son muy fáciles de usar, implementar y gestionar (la empresa tiene visibilidad y control total de las transacciones); y su calidad nada les pide a los muestrarios del comercio electrónico masivo – ya que incluyen imágenes del producto, precio, características, etc. Es como si existiera un marketplace Además, la empresa pudo adaptar este recurso a su branding, por lo que los catálogos hoy son conocidos como los portales “Compras SK”.
  • Proceso de generación de contratos. Antes de la implementación de SAP Ariba Contracts, cuando se generaba un contrato, el proceso del área Legal de la organización tenía que pasar por una herramienta desarrollada internamente, la cual brindaba una funcionalidad muy básica y no ofrecía ninguna certeza en materia de tiempos. Ahora, con la solución ya dando servicio, desde el momento en que se está dando de alta en el sistema de SuKarne, el proveedor encuentra en la plataforma toda la información jurídica, legal y comercial que necesita. Además de acelerar la actividad, esto permite dar seguimiento puntual a los contratos, y revisarlos fácilmente ante el surgimiento de cualquier eventualidad.
  • Auditorías. Al formar parte de la industria agroalimentaria, SuKarne es una compañía que es constantemente auditada – por autoridades, organismos industriales, instituciones e incluso por clientes. Una parte importante de dichas revisiones se enfoca en los proveedores: cómo son evaluados, qué criterios se usan para calificarlos, qué políticas y planes de acciones tiene los abastecedores, etc. Este desafío encontró una solución en el portafolio SAP Ariba Supplier Management (SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance y SAP Aria Supplier Risk). En el pasado, cuando se presentaba una auditoría, la empresa tenía que poner en marcha todo un plan de trabajo para atender este aspecto relacionado con los abastecedores. Hoy, gracias a la innovación, la evaluación de proveedores es una tarea que se realiza todo el tiempo, a través de herramientas muy amigables en términos de implementación y uso. Así, cuando una auditoría se presenta, SuKarne cuenta con la información necesaria de inmediato – y plenamente actualizada.

Para concretar estos avances, un factor decisivo, a decir de Padilla, fue el apoyo del equipo de SAP. “A través de seminarios y un acompañamiento constante, el equipo no sólo nos explicó las capacidades de las soluciones de SAP Ariba, también nos guio en la tarea de adaptar los procesos existentes a la plataforma, cómo sacarle más provecho a la innovación que estábamos adoptando”, afirma.

Un desafío superado: el año de la pandemia

Desde Culiacán, el departamento de Compras de SuKarne sigue explorando – y descubriendo – los beneficios que implica apostar por la innovación. Con las capacidades de abastecimiento guiado y compra guiada dentro del paquete de soluciones SAP Ariba, la empresa espera mejorar otros procesos de abastecimiento y adquisiciones, e incrementar la eficiencia en las interacciones del área de Compras con otras divisiones corporativas.

Estos proyectos hacia el futuro serán liderados por un departamento diferente, uno totalmente transformado: un área de Compras que, gracias a las innovaciones de SAP, tiene un perfil y una capacidad de brindar valor al negocio de forma distinta. La tecnología implementada garantiza que la empresa, en sus operaciones de adquisición, contará con una visibilidad completa y robustas funciones de analítica (SAP Ariba Spend Analysis). “La plataforma nos permite ver cómo se mueve el gasto de la organización; qué categorías crecen más; qué proveedor – especialmente si es uno estratégico – estamos dejando de atender”, comenta Padilla. Los datos obtenidos se concretan en reportes, los cuales son enviados al sistema central de información corporativa de SuKarne; la instancia que sustenta la toma de decisiones en la organización.

El impacto en la toma de decisiones empresariales, en el caso de la empresa sinaloense, no es un mero discurso, y el subdirector de Compras de SuKarne tiene un ejemplo contundente para demostrarlo. En 2020 (el año en el que la economía global fue severamente afectada por la pandemia), la compañía, gracias a las nuevas capacidades innovadoras en el área de Compras, consiguió proteger a su cadena de suministro; lo que, a su vez, resguardó las operaciones del negocio.

Por la plataforma, detectamos que había proveedores y categorías que estaban cayendo. Gracias a la información, descubrimos que eran empresas que estaban enfrentando dificultades económicas por la crisis sanitaria, por eso declinaban nuestras órdenes de compra. En lo que toca a proveedores estratégicos, esto nos permitió detectar riesgos a la operación, y en algunos casos, pensar en formas de apoyarlos”, apunta Padilla. Y en ese sentido, tampoco se puede ignorar otro beneficio, aplicable para cualquier tipo de abastecedor: que la innovación, en un entorno económico nada favorable, contribuya a garantizar un pago puntual.

Una evidencia difícil de cuestionar. Con el respaldo de su área de Compras, SuKarne alcanzó un objetivo sumamente meritorio: que el año 2020 resultara muy difícil, pero no catastrófico y lograran salir avante en este nuevo contexto. Más allá de la continuidad operativa de las empresas, el poder habilitador de la tecnología impacta positivamente a los proveedores, que en la mayoría del país son empresas en crecimiento, quienes se pudieron ver mayormente afectadas por la pandemia.

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