Veel werknemers en managers hebben negatieve ervaringen met performancemanagement en prestatiereviews. Steeds meer bedrijven pakken deze negatieve beeldvorming aan. Zij implementeren innovatieve oplossingen die zorgen dat het proces echte resultaten oplevert en zowel de gebruikerservaring van werknemers als de bottom line van de business daadwerkelijk verbetert. Tien praktische stappen helpen je bij het verbeteren van de performancemanagement-processen in jouw organisatie.
1. Stel doelen
Doelstellingen vormen de basis voor effectief prestatiemanagementproces. Twee elementen spelen een sleutelrol bij het ontwikkelen van doelen. Allereerst moeten doelstellingen duidelijk omschreven en objectief zijn. Ten tweede moeten zij bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsstrategie.
Het proces start doorgaans met afdelingsmanagers die doelen opstellen voor hun specifieke afdelingen en daarmee de organisatiebrede doelstellingen ondersteunen. Door het inzichtelijk maken van deze doelstellingen op afdelingsniveau voor alle managers voorkom je overlap, verminder je de kans op conflicten en maak je samenwerking tussen werknemers van verschillende afdelingen mogelijk. Iedere manager deelt daarnaast de algehele doelstellingen van de organisatie met zijn of haar afdeling en brengt via gesprekken de doelstellingen en plannen van individuele werknemers in beeld.
Een geaccepteerd raamwerk voor het opstellen van effectieve doelstellingen is SMART:
S – Specifiek
M – Meetbaar
A – Acceptabel
R – Realistisch
T – Tijdsgebonden
2. Start met prestatieplanning
Prestatieplanning is – net als alle andere stappen – een proces waarbij de manager en werknemers samenwerken, hoewel over sommige elementen niet kan worden onderhandeld. Begin met een functieomschrijving en identificeer belangrijke verwachtingen bij deze functie. Diep deze verwachtingen vervolgens verder uit.
Belangrijk hierbij is het opstellen van doelen voor zowel de lange als korte termijn en een actiegericht plan voor de realisatie hiervan.
3. Creëer een continu proces
Performancemanagement inclusief het opstellen van doelen, plannen en monitoren van prestaties, feedback en coaching zou een continu proces moeten zijn, en niet bijvoorbeeld een (half)jaarlijkse gebeurtenis. Wanneer feedback op het juiste moment beschikbaar is kan deze worden ingezet voor het aanpassen van doelstellingen. Bied daarnaast mogelijkheden voor het geven van feedback op om ieder willekeurig moment. Wanneer mogelijkheden voor het leveren van feedback bijvoorbeeld in de dagelijkse bedrijfsvoering zijn ingebouwd, moedigt dit het continu blijven verbeteren van de prestaties aan.
4. Verbeter productiviteit door het beter beheren van doelstellingen
Het regelmatig in kaart brengen van doelstellingen over performancemanagement helpt bij het leveren van feedback, verhelpen van prestatieproblemen, aanpakken van obstakels en voorbereiden op onvoorziene gebeurtenissen die tot gemiste deadlines kunnen leiden. Indien je de voortgang van doelstellingen niet regelmatig monitort, kan dit de productiviteit aantasten.
5. Verzamel informatie uit meerdere bronnen
Het verzamelen van prestatiegegevens uit meerdere bronnen vergroot de objectiviteit en zorgt dat alle factoren die impact hebben op de prestaties worden meegewogen. Deze informatie omvat onder meer objectieve gegevens zoals verkoopcijfers, gespreksverslagen en rapportages over deadlines. Andere waardevolle informatie is onder meer feedback van derden, resultaten van persoonlijke observaties, verslagen van vergaderingen en gegevens over interne of externe factoren die de prestaties beïnvloeden. Veel reviews omvatten ook zelfevaluaties van medewerkers. Andere documenten die kunnen helpen bij het in kaart brengen van prestatiedoelstellingen zijn onder meer historische gegevens over prestaties, de huidige doelstellingen van afdelingen en de organisatie als geheel en gedocumenteerde standaarden over loopbaandoelstellingen.
Voor het verzamelen van feedback van werknemers zetten veel organisaties een 360° feedbackproces in. Naast het invullen van een zelfbeoordeling wordt een selecte groep collega’s, werknemers en managers gevraagd om feedback op specifieke onderwerpen.
6. Documenteren, documenteren, documenteren
Documentatie is van belang voor het onderbouwen van besluitvorming rondom prestaties. De documentatie is bij voorkeur consistent en omvat alle gebeurtenissen, zowel positief als negatief. Aantekeningen zouden altijd geschreven moeten worden met de intentie deze te delen. Naast het vastleggen van alle details rondom een gebeurtenis, is ook het documenteren van eventuele vervolgacties van belang.
De manager houdt voor iedere werknemer een prestatielogboek bij, waarin alle prestatiegerelateerde gebeurtenissen worden vastgelegd. Het bijhouden van een dergelijk logboek biedt verschillende voordelen. Zo kan een manager zowel prestaties die al op orde zijn als prestaties die ruimte bieden voor verbetering documenteren. Het logboek geeft de manager bij het beoordelen van werknemers een historisch overzicht van gebeurtenissen. Daarnaast kan deze documentatie worden gebruikt voor toekomstige besluitvorming over prestaties. Of juist als reminder.
7. Bereid managers voor en train hen
Het beheren van de prestaties van anderen is niet eenvoudig en vereist veel vaardigheden. Het adequaat voorbereiden van managers op alle gerelateerde taken kan training vereisen. Zeker indien zij hiermee voor het eerst aan de slag gaan. Managers hebben begrip nodig van menselijk gedrag en moeten weten hoe zij medewerkers kunnen motiveren, coaching kunnen bieden en conflicten kunnen oplossen.
Meer weten over trainingen? Lees het blog!
8. Optimaliseer prestatiereviews
Het beoordelen van de prestaties van werknemers zou een samenvatting moeten zijn van alles wat eerder al is besproken met de werknemers. Zo is de beoordeling gebaseerd op eerder besproken doelstellingen en evaluatiemethoden.
De beoordeling omvat onder meer verantwoordelijkheden gerelateerd aan de functie, huidig projectwerk, relevante competenties, doelstellingen en behaalde successen. Eerder uitgevoerde prestatiebeoordelingen kunnen als referentiedocumenten dienen. Ook moet het document ruimte bieden voor eigen opmerkingen en input van werknemers. Alle informatie op het beoordelingsdocument is functie-gerelateerd en gebaseerd op observeerbaar gedrag.
9. Koppel prestaties aan beloningen en erkenning
Steeds meer organisaties koppelen beloningen aan prestaties. Deze koppeling levert echter alleen resultaat op wanneer de het beoordelen van prestaties eerlijk en gelijk verloopt.
Een consistent beloningsproces voor prestaties binnen de organisatie kan belangrijke voordelen opleveren. Een dergelijk proces zorgt onder meer voor eerlijkheid en kan de werknemerstevredenheid aanzienlijk verhogen. Van belang is onder meer dat de prestaties die werknemers van een specifieke afdeling een beloning opleveren, op andere afdelingen op vergelijkbare wijze beloond worden.
10. Moedig betrokkenheid en succes aan
Het performancemanagement-proces moet waarde toevoegen. Is dit niet het geval? Dan kan het proces juist weerstand oproepen en voor een lagere betrokkenheid zorgen. Ook moet het proces zelf zo efficiënt en simpel mogelijk zijn. Geautomatiseerde reminders en planningstools kunnen helpen bij het in goede banen leiden van het proces. Een ander element dat bijdraagt aan het succes van prestatiemanagement is steun vanuit het management.
Naast werknemers is ook een evaluatie van het performancemanagementproces zelf van belang. Een dergelijke evaluatie kan bestaan uit een jaarlijks onderzoek, feedback van focusgroepen of managers, rapportages of een combinatie van één of meerdere van deze methoden.
Het juiste performancemanagement-systeem kiezen
Organisaties zetten in toenemende mate innovatieve oplossingen in voor de implementatie van best practices rondom prestatiemanagement en het automatiseren van tijdrovende handmatige processen. Cloudgebaseerde performancemanagementsystemen maken geavanceerde functionaliteiten en technologieën als machine learning, predictive analytics en coaching via chatbots betaalbaar voor ieder bedrijf. Deze systemen kunnen snel worden geïmplementeerd, vereisen geen ondersteuning van de IT-afdeling en worden automatisch geüpgraded.
De beste oplossingen omvatten:
- Automatische routering van documenten en papierloze processen
- Functies die inzicht geven in doelstellingen en deze in lijn brengen met de organisatie
- Geautomatiseerd beheer van doelstellingen en reminders voor prestatiereviews
- Wizards voor juridische scans voor het juiste taalgebruik en de juiste juridische onderbouwing hiervan
- Schrijfassistenten voor het opstellen van beoordelingsformulieren
- Supporttools die op het juiste moment coaching en ondersteuning bieden aan managers
- Dashboards met bedrijfsbrede, geaggregeerde of individuele rapportages
De weg naar effectief prestatiemanagement is niet altijd eenvoudig. Het stap voor stap maken van beheersbare veranderingen leidt echter tot significante resultaten.
