HR-afdeling door automatisering meer aandacht voor strategische taken

Royal Avebe stroomlijnt HR-processen met SAP SuccesFactors

Royal Avebe heeft een groot deel van zijn HR-processen geautomatiseerd en gestroomlijnd met behulp van SAP SuccessFactors. Dankzij het cloudplatform kan het HR-team van de aardappelverwerker meer tijd besteden aan strategische taken en het beste uit de medewerkers halen. SAP-partner Nextmoves verzorgde de implementatie.

Royal Avebe is een wereldwijd opererende coöperatie die producten levert op basis van aardappelzetmeel. Deze producten komen terecht in onder andere (dier)voeding, bouw, kleefstoffen, papier en textiel. De laatste jaren is het bedrijf ook actief met het winnen van eiwitten uit aardappelen, met name voor de markt van gezonde voeding.

Sinds eind 2018 voert het bedrijf een ‘HR to the cloud’-campagne. De focus ligt daarbij op het zo efficiënt mogelijk inrichten van de HR-processen. Deze processen verliepen voorheen soms traag, veelal op papier en waren niet altijd optimaal met elkaar geïntegreerd. Medewerkers waren veel tijd kwijt met administratieve, handmatige taken. Dankzij de komst van SAP SuccessFactors is dat verleden tijd: alle belangrijke HR-processen zijn gedigitaliseerd, gestroomlijnd en beschikbaar vanuit een centraal portaal.

 

De juiste mensen op de juiste plek

Een belangrijk doel van het project is het verbeteren van het talentmanagement van Royal Avebe. Daartoe zijn processen rondom bijvoorbeeld onboarding & recruitment en het beheer van opleidingen en trainingen gestroomlijnd. SAP SuccessFactors geeft inzicht in de kennis en kunde van alle 1.300 medewerkers. Daardoor kan Royal Avebe gerichter de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek inzetten.

 

Van het papier af

Een andere uitdaging van de HR-afdeling was het digitaliseren van papieren processen. Royal Avebe maakt hiervoor gebruik van twee door Nextmoves ontwikkelde ‘add-ons’ voor SuccessFactors: Document Generator en Digitaal Personeelsdossier. Met Document Generator kan HR op basis van sjablonen snel digitale standaarddocumenten opstellen. Betrokkenen kunnen deze documenten bovendien digitaal ondertekenen via koppelingen met oplossingen die daarin voorzien. Zeker in de coronacrisis, waarbij mensen steeds vaker niet fysiek aanwezig zijn op kantoor, is dat een uitkomst.

Via Digitaal Personeelsdossier is het dossiermanagement van medewerkers geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Zo kunnen HR-medewerkers eenvoudig vervaldata instellen en krijgen ze bijvoorbeeld een waarschuwing wanneer een kopie van een identiteitsbewijs op het punt staat te verlopen. Dankzij de add-ons is compliance met de AVG bovendien een stuk eenvoudiger.

 

Meer tijd voor strategie

“We willen net als het maximale uit de aardappel, ook het maximale uit onze medewerkers halen. SAP SuccessFactors helpt daarbij. Niet alleen is de kans op menselijke fouten verkleind, ook heeft het HR-team veel meer tijd gekregen voor meer strategisch werk. Denk aan strategische personeelsplanning en de inspanningen rondom duurzame inzetbaarheid van medewerkers”, zegt Marc van der Aa, manager HR Services, Processes & Systems van Royal Avebe.”

Van der Aa is lovend over de samenwerking met Nextmoves. “Zij stellen zich echt als partner op. Ze denken met je mee en wijzen je op aspecten waar je zelf snel overheen kijkt.”