SAP-partner itelligence begeleidt businesstransformatie onder uitdagende omstandigheden

Vreugdenhil kiest met SAP S/4HANA voor integratie en transparantie

Van een proces met veel afstemmen en hard werken om klanten optimaal te bedienen, naar een geïntegreerde en transparante manier van werken. Voor zuivelverwerker Vreugdenhil Dairy Foods was dat een belangrijk uitgangspunt bij de switch naar SAP S/4HANA. Met hulp van SAP-partner itelligence onderging het bedrijf afgelopen maanden een ingrijpende businesstransformatie. Een uitzonderlijke prestatie: de omstandigheden waren mede door corona allesbehalve gemakkelijk.

Vreugdenhil produceert en distribueert smakelijke en voedingsrijke melkpoeders als ingrediënt voor kindervoeding, voor melk in een glas, of als ingrediënt in de levensmiddelenindustrie voor bijvoorbeeld koek, chocolade en ijs. De belangrijkste grondstof voor de productie is verse melk die dagelijks wordt geleverd door ruim 800 Nederlandse melkveehouders. Deze melk wordt op de 3 productielocaties verwerkt en vindt z’n weg op de binnenlandse markt, en naar zo’n 130 landen wereldwijd.

 

Geïntegreerd en transparant

Het gehele proces ‘van gras tot glas’ werd beheerd vanuit een verouderd ERP-systeem. “Zaken als vervoer en productie waren gescheiden werelden. We wilden toe naar een efficiënt, geïntegreerd en transparant systeem waarmee de kans op fouten minimaal is”, zegt Albert de Groot, CEO van Vreugdenhil.

Dat systeem vond Vreugdenhil in SAP S/4HANA. Dat platform voldeed op papier aan de verwachtingen. “Bovendien werkt een groot deel van de voedselindustrie met SAP, wat samenwerking vereenvoudigt. De keuze voor SAP S/4HANA was voor ons dan ook een logische zet”, aldus De Groot.

Die zet pakte goed uit voor Vreugdenhil. Zo is de transparantie van de bedrijfsvoering volgens Michiel Duim, Supply Chain Director bij Vreugdenhil, sterk verbeterd. “Met een druk op de knop krijgen we inzicht in actuele cijfers over alle disciplines en afdelingen heen. Voorheen kostte het genereren van rapportages veel meer tijd, en bovendien waren die niet zo up-to-date als nu.”

 

Rust, reinheid, regelmaat

De komst van S/4HANA betekende ook de overstap naar geïntegreerde standaardprocessen. Duim: “De oplossing dwingt je zorgvuldig en nauwkeurig te werken. Alles moet van het begin tot het eind kloppen. Met SAP S/4HANA heb je een gesloten systeem dat fouten voorkomt en de efficiency vergroot.”

“Rust, reinheid en regelmaat is in onze businessprocessen ontzettend belangrijk”, vult De Groot hem aan. “Het klinkt saai, maar als alles correct is ingericht en de processen lopen voorspelbaar, dan kunnen we de cadans van onze supplychain gaan opvoeren. Dat kost nu iets meer werk, maar daar plukken we straks de vruchten van.”

 

Dag- en nachtdiensten

SAP-partner itelligence begeleidde het implementatietraject. Dat was niet geheel zonder uitdagingen, en vroeg om een 24/7-mentaliteit met dag- en nachtdiensten. “De supplychain van Vreugdenhil is een bijzondere. Er is geen ruimte voor verstoringen”, aldus De Groot. “Je kunt niet van een koe vragen of ze even geen melk levert. Bovendien is melk maar enkele dagen houdbaar. Wanneer de tankwagens met melk stilstaan omdat ze deze niet bij ons kunnen lossen, ontstaat binnen een halve werkdag een file tot op de snelweg.”

Daarbij viel het implementatietraject ook samen met de piek van de melkproductie in het voorjaar, wat de ruimte voor verstoringen verder verkleinde. Ook de coronacrisis maakte het traject niet eenvoudiger. Veel mensen waren genoodzaakt vanuit huis aan het project te werken. Dat vormde volgens De Groot een uitdaging van formaat. “Vreugdenhil is een energiek bedrijf, dat zagen we ook in dit team terug. Iedereen ging ervoor en was erop gebrand het project te laten slagen. Dat heeft enorm aan het succes bijgedragen.”

 

Gefaseerde aanpak

itelligence en Vreugdenhil kozen vanwege de uitdagende omstandigheden voor een gefaseerde livegang. Een keuze die succes opleverde. “We hebben steeds een productiefaciliteit per keer live gezet, met tussenpozen van 3 tot 4 weken”, vertelt Marcel Pothof, Managing Director Food and Agro bij itelligence. “In die weken konden we ervaringen en de feedback verzamelen en dit meenemen naar de volgende productiefaciliteit.”

 

Toekomst

SAP S/4HANA draait inmiddels naar tevredenheid. Er staan nog enkele efficiency- en verdiepingsslagen op het programma. “Zo zijn we met een workflowtooling bezig om het dataproces rondom artikelen te versnellen, zodat de doorlooptijd voor het aanmaken van een nieuw artikel kan worden verkort. Daarnaast zijn we nu de mogelijkheden van business intelligence aan het ontdekken, en willen we systemen aan elkaar koppelen om aan klantzijde zaken verder te versoepelen. We kijken met vertrouwen naar de toekomst”, besluit Duim.