Productiebedrijf implementeert samen met Xperi nieuwe digital core
Om toekomstige groei te faciliteren, had Vitablend dringend behoefte aan een nieuw systeem voor enterprise resource planning. Samen met SAP-partner Xperi implementeerde het productiebedrijf SAP S/4HANA als nieuwe ‘digital core’.
Vitablend maakt hoogwaardige premixen als halffabricaat voor onder andere kinder- en babyvoeding en beschikt over een productielijn voor antioxidanten. In nog geen twintig jaar tijd is het bedrijf uit Wolvega uitgegroeid tot een toonaangevende speler op de markt, met ruim honderd medewerkers en productielocaties in Singapore en Noord-Amerika.
Stormachtige groei
“Zeker sinds de overname door de Barentz Group in 2015 maken we een stormachtige groei door. En als we zo’n vijf jaar vooruitkijken, dan verwachten we nog eens een verdubbeling van de omzet”, zegt Hilbert Bakker, managing director van Vitablend. “Die groei zorgde er wel voor dat de bestaande ICT-infrastructuur ging kraken en piepen.”
Het ERP-systeem dat Vitablend in gebruik had, bood niet de functionaliteit waar een productiebedrijf behoefte aan heeft. Mede daardoor vertrouwde Vitablend volgens Bakker op veel ‘verschillende systemen, Excel-bestanden en kennis in hoofden’. Een situatie die bij een toenemend aantal klanten en een toenemend aantal artikelen niet langer houdbaar was. “Met het perspectief dat de groei nog wel even aanhoudt, moesten we onze IT-infrastructuur op orde brengen.”
Intelligentie in één systeem
“We hadden behoefte aan een systeem dat ons op alle functionele gebieden ondersteunt, van sales en inkoop tot finance, warehouseplanning en transport”, vervolgt Bakker. Na een selectietraject viel de keuze op SAP S/4HANA dat volgens de managing director op het gebied van functionaliteit en toekomstbestendigheid ‘ruim boven de rest uitstak’.
Voor uitgebreidere rapportages selecteerde Vitablend SAP Analytics Cloud (SAC). Sebastiaan van Binsbergen, projectleider bij Vitablend: “Met SAC kunnen we bijvoorbeeld de kritieke prestatie-indicatoren voor de operationele organisatie tonen en bijhouden in een dashboard, of sales een goed dashboard bieden. Gebruikers kunnen de data eenvoudig zelf ontsluiten. Ook kunnen we met SAC historische data vergelijken met actuele data die we nu opbouwen in SAP S/4HANA.”
SAP Cloud Platform Integration (CPI) werd ingezet voor de aansluiting van de MES-software en een eenvoudig warehousemanagementsysteem op SAP S/4HANA. “Het aansluiten van deze twee pakketten heeft aardig wat effort gekost. Je sluit twee werelden op elkaar aan die niet exact met elkaar overeenkomen”, zegt Marcel Brevet, projectleider en functioneel consultant van Xperi. “Zelfs na grondig testen zijn er altijd nog puntjes die je op de i moet zetten.”
Succesvolle implementatie
Xperi was als SAP-partner betrokken bij de implementatie van SAP S/4HANA. Volgens Bakker waren de pragmatische aanpak, de ervaring met ‘compactere bedrijven’ en de klik tussen de partijen redenen om voor Xperi te kiezen. “We hebben best nog wel enkele lastige issues gehad. Zo zorgde corona voor extra werkdruk bij de key users in het project. En consultants konden door de pandemie bijna niet op locatie komen. Dan is het belangrijk dat je goed samenwerkt, en dat de relatie tegen een stootje kan. Het menselijke aspect was tijdens dit project heel erg belangrijk.”
Door de klik kunnen Vitablend en Xperi terugkijken op een succesvolle implementatie. Twee maanden na ‘go live’ ervaart het productiebedrijf uit Wolvega al de voordelen van SAP S/4HANA, onder andere op het gebied van supplychainmanagement. Van Binsbergen: “Planners werken niet meer in Excel, maar plannen allemaal in SAP. De collega die de bestellingen doet, ziet daardoor direct waar behoefte aan is, kan bestellingen bundelen en ziet precies welke bestellingen zijn geplaatst.”
“We hebben nu ook de mogelijkheid om de kosten en opbrengsten veel nauwkeuriger te definiëren”, besluit Bakker. “Salesvolumes, de baten daarvan en de marges kunnen we makkelijk matchen met de werkelijkheid zoals SAP ons die geeft. We kunnen nu veel betrouwbaarder en degelijker begroten.”
