universiteit-erp

Zo winnen universiteiten de wereldwijde slag om studenten en onderzoeksgelden

Universiteiten voeren een wereldwijde concurrentiestrijd om studenten en onderzoeksgelden. Maar hoe ontwikkel je wereldwijd concurrentievermogen als je organisatie uit losse eilandjes bestaat? Rob Jonkers, Global Senior Director Higher Education & Research bij SAP, stelt dat universiteiten er goed aan doen om voor één enkele versie van de financiële waarheid te zorgen. Dan volgt de rest (bijna) vanzelf. 

Door Rob Jonkers

Dat de universitaire wereld verandert is niets nieuws. Om aansluiting te blijven houden bij de moderne maatschappelijke en wetenschappelijke uitdagingen, moeten universiteiten voortdurend meebewegen. Toch lijken die ontwikkelingen zich sneller te voltrekken dan voorheen. Nederlandse universiteiten concurreren bijvoorbeeld meer dan ooit met instituten die zich overal ter wereld kunnen bevinden. Het afgelopen decennium is het aantal internationale studenten wereldwijd meer dan verdubbeld.

Mede door de Bolognaverklaring en de invoering van de bachelor-masterstructuur is het voor Nederlandse studenten veel makkelijker geworden om over de grens te studeren. Sinds de BaMa-invoering groeide het aantal studenten dat in het buitenland gaat studeren dan ook flink. Dat aantal verdubbelde tussen 2006 en 2017, zo blijkt uit cijfers van Nuffic. Andersom komen er ook steeds meer buitenlandse studenten naar Nederland, blijkt uit gegevens van de Rijksoverheid en de VSNU.

COVID-19 heeft daar nog een dimensie aan toegevoegd. Mede onder invloed van de pandemie heeft afstandsonderwijs vleugels gekregen. Met een paar drukken op de knop volg je een online course aan de Harvard Business School.

Ook de verwachtingen van de student veranderen. Studenten zien hun instelling als een dienstverlener en verwachten een bepaalde mate van kwaliteit en service voor hun collegegeld. De on- en offline experience die ze van andere leveranciers gewend zijn, verwachten ze ook van hun universiteit. Dat betekent bijvoorbeeld dat studenten realtime en ‘always-on’ informatie op hun mobile device willen ontvangen.

Tegelijkertijd verandert het onderwijs zelf ook. Van universiteiten wordt bijvoorbeeld steeds meer verwacht dat ze niet alleen kennis overdragen, maar een actieve rol spelen in het actief toepassen van die kennis en het ontwikkelen van vaardigheden.

Tot slot verandert ook het onderzoek en de financiering ervan. De financiering van onderzoek wordt geleidelijk steeds meer vraaggestuurd. In 2020 bleek uit het rapport Ontwikkeling derde geldstroom en beïnvloeding van wetenschappelijk onderzoek van het Rathenau Instituut dat steeds meer onderzoek betaald wordt door overheden, bedrijven en non-profitorganisaties. Op dit moment is de derde geldstroom goed voor bijna een zesde deel van de universitaire inkomsten. In 2008 was dat nog maar een zevende deel. Daarbij laten de onderzoekers ook zien dat er grote verschillen zijn tussen de universiteiten. Sommige universiteiten halen inmiddels meer dan 20% van hun inkomsten uit onderzoek dat door overheden, bedrijven en non-profitorganisaties betaald wordt, andere universiteiten amper 5%.

Ook hier geldt dat de concurrentie enorm en wereldwijd is, terwijl het aantal gehonoreerde onderzoeksvoorstellen juist zeer beperkt is.

Soepel inspelen op megatrends

Het zijn maar enkele voorbeelden van ontwikkelingen die het universitaire landschap geleidelijk veranderen. Hoe universiteiten hiermee omgaan, zal bepalen hoe dat landschap er over tien jaar uitziet. Optimaal inspelen op wereldwijde megatrends, soepel omgaan met de veranderingen die hier in Nederland plaatsvinden én inspelen op voortdurend veranderende geldstromen, vraagt om een bepaalde mate van flexibiliteit.

De manier waarop Nederlandse universiteiten traditioneel opereren maakt flexibel opereren echter uitdagend. Dat zit hem bijvoorbeeld in de zeer autonome positie van faculteiten waardoor sommige universiteiten letterlijk opereren als een eilandenrijk; een versnipperde organisatie die bestaat uit meerdere zelfstandige entiteiten met eigen systemen, eigen processen en eigen mensen. Hoewel de instelling richting buitenwereld één gezicht heeft, weet de rechterhand niet wat de linkerhand aan het doen is.

Universiteitsfinanciën als startpunt

En precies daar is in mijn ogen – letterlijk – winst te behalen. Elke universiteit zou in mijn ogen moeten kunnen bouwen op één versie van de waarheid. Om te beginnen met de financiële waarheid. Een single source of truth; een plek waar alle financiële informatie samenkomt. Niet één keer per jaar, als de balans opgemaakt wordt, maar voortdurend. Uiteindelijk heeft alles wat er op de campus gebeurt – een nieuwe inschrijving, een promotie, een aanstelling, de aanschaf van labmateriaal – zijn weerslag in de financiële (project)administratie. Finance kan feilloos zichtbaar maken wat er allemaal gebeurt in een instelling. Ieder CVB moet met één druk op de knop een actueel, geconsolideerd overzicht op het scherm kunnen toveren dat een instant beeld geeft van de financiële gezondheid van de organisatie.

Ongekende inzichten

Op het moment dat er sprake is van een single source of truth, ontstaat er een ongekende mate van transparantie die geheel nieuwe inzichten oplevert. De transparantie die dan ontstaat, kan de universiteit vervolgens gebruiken om bepaalde zaken slimmer te centraliseren, te standaardiseren, te stroomlijnen en geld te besparen.

Inkoopprocessen bijvoorbeeld, kun je prima universiteitsbreed centraliseren en standaardiseren waardoor je onderhandelingspositie verbetert, het makkelijker wordt om kortingen te bedingen en de kwaliteit van ingekochte producten en diensten structureel verbeterd kan worden. Al het geld dat afzonderlijke faculteiten in hun eigen inkoopproces stoppen, kan niet besteed kan worden aan onderwijs en onderzoek.

Een stap in de goede richting

Een aantal Nederlandse universiteiten implementeert op dit moment een public cloud ERP-systeem van SAP. De doelstelling van die implementaties: kostenreductie en een eenvoudiger, flexibeler, universiteitsbreed IT-landschap dat bovendien veel gebruiksvriendelijker is. Het is een grote stap in de goede richting en helpt deze universiteiten straks om veel vlotter te innoveren en meer datagedreven te kunnen sturen. De keuze zorgt er bovendien voor dat hierdoor de randvoorwaarden voor excellent onderwijs en onderzoek optimaal ondersteund worden, waardoor deze organisaties zich nóg beter op hun kerntaken kunnen richten. Een betere uitgangspositie om de wereldwijde concurrentie aan te kunnen gaan, is bijna niet denkbaar.

Wilt u weten wat SAP kan betekenen voor uw organisatie? Kijk dan hier voor meer informatie.