Doordat de universiteit van deze studenten datagedreven werkt, is hun studentervaring verbeterd

Waarom universiteiten moeten transformeren tot datagedreven organisaties

Universiteiten vissen nationaal en internationaal in dezelfde vijver als het gaat om studenten, wetenschappelijk talent en onderzoeksgelden. Wanneer universiteiten datagedreven gaan werken, hebben ze goud in handen. Dat stelt Rob Jonkers, Global Senior Director Higher Education bij SAP. Mits die data veilig is tenminste.

Welbeschouwd grossieren universiteiten in twee zaken: onderwijs en onderzoek. Daarnaast, en dat vergeten we af en toe, grossieren ze in data. Universiteiten zijn datamachines die aan de lopende band informatie genereren. Dat kunnen onderzoeksgegevens zijn. Maar denk ook aan de veelheid aan gegevens die studenten genereren tijdens hun studie. Al die datapunten zitten in de diverse systemen van de universiteit. In het Student Informatie Systeem, in het roostersysteem, in CRM. En die gegevens staan op de afzonderlijke applicaties, systemen en servers van afzonderlijke faculteiten.

Instellingen die in staat zijn ál deze informatie op een goede en veilige manier te ontsluiten, te centraliseren en aan elkaar te knopen, hebben goud in handen. De inzichten die je uit deze centrale dataverzameling kunt halen, stellen je immers in staat om je aanbod op het gebied van onderwijs en onderzoek heel doelgericht te optimaliseren en je concurrentiepositie te verbeteren.

Persoonlijker, aantrekkelijker onderwijs

Wanneer je een goed beeld hebt van de performance van studenten, wordt het veel makkelijker om het onderwijs als het ware om mensen heen te vouwen. Op basis van de inzichten die data biedt, kun je het onderwijs aantrekkelijker en persoonlijker maken. Je ziet bijvoorbeeld snel of studenten op het goede spoor zitten en of ze de juiste studie gekozen hebben. Daarmee kun je voorkomen dat studenten tussentijds teleurgesteld uitvallen (en de financiering en zelfs de reputatie nadelig beïnvloeden). Op basis van data kun je studenten tijdig bij de kladden grijpen en bijsturen. De data is er; je moet er alleen intelligent gebruik van zien te maken.

Kijk bijvoorbeeld hoe de University of California San Diego (UCSD) ons SAP Data Platform ‘HANA’ gebruikt om universiteitssystemen te verbinden. Dit zorgt voor diepgaande inzichten rondom alles wat een student doet op de campus. Deze gegevens worden onder meer gebruikt om inzichtelijk te maken welke vakken populair zijn en hoe de universiteit daarop in kan spelen.

Meer succesvolle aanvragen

Ook voor research geldt dat data voor nieuwe kansen zorgt. Onderzoek is één van de belangrijkste financiële kurken waar een onderzoeksintensieve universiteit op draait. Het is bovendien een belangrijk uithangbord voor nieuwe studenten én voor talentvolle wetenschappers. Universiteiten worden juist geroemd om het feit dat ze zo goed les kunnen geven en om hun klinkende onderzoeksresultaten en hoge rankings die daar het gevolg van zijn.

Goed onderzoek valt en staat natuurlijk met financiering en talentvolle onderzoekers. Gek genoeg is de manier waarop vakgroepen binnen een universiteit grants aanvragen niet altijd gestandaardiseerd. Ook zie ik vaak dat het verloop van die aanvragen niet altijd even goed wordt bijgehouden of gedeeld met de rest van de instelling. Ook daar liggen kansen.

Met gestroomlijnde processen en data die op orde is, is het relatief eenvoudig om het slagingspercentage van grant applications inzichtelijk te maken en op basis van die inzichten voor nóg betere aanvragen te zorgen. Zoals het ook heel goed mogelijk is om de onderliggende aanvraagprocessen te stroomlijnen, te automatiseren en er een universiteitsbreed, eenduidig, meetbaar proces van te maken. Op faculteits- of instellingsniveau zie je vervolgens precies in welke fases aanvragen zich bevinden. Dat zou je vervolgens weer kunnen vertalen naar trendoverzichten die inzicht bieden in het aantal of de success rate van aanvragen per jaar, per type, per aanvrager, per faculteit, etc. De mogelijkheden zijn eindeloos.

In dit CRM-systeem voor universiteiten, zie je de status van inschrijvingen van studenten
‘The art-of-possible’ als het gaat om visualiseren van sponsor en grants data.

Dataveiligheid voorop

Ga je aan de slag met data? Dan is veiligheid een absolute randvoorwaarde. Universiteiten beheren natuurlijk een geweldige hoeveelheid persoonsgevoelige data. Van student- en medewerkersgegevens tot onderzoeksgegevens. In combinatie met elkaar zorgen al die gegevens voor heel interessante inzichten als je ze centraliseert, met elkaar verbindt en analyseert. Tegelijkertijd wil je niet dat die gegevens gelekt, gestolen, veranderd of gegijzeld worden.

Eerder dit jaar concludeerde inspecteur-generaal van het Onderwijs Alida Oppers al dat digitale veiligheid een belangrijk gespreksonderwerp is geworden binnen besturen in het hoger onderwijs. Het onderzoek Binnen zonder kloppen concludeert onder meer dat Besturen digitale veiligheid een vast onderdeel moeten maken van het risicomanagement.

Daarom is er veel te zeggen voor centraal beheerde data in een centraal beheerd systeem. Want door data en systemen te centraliseren, hebben de IT-afdelingen van universiteiten veel meer grip op de manier waarop al die gegevens beveiligd zijn. Dit in tegenstelling tot een meer gedecentraliseerde aanpak waarbij faculteiten hun eigen servers draaien en beheren. Gecentraliseerde systemen vormen een deel van het antwoord, onder meer omdat ze veel makkelijker te upgraden, te onderhouden en veilig te houden zijn.

Spreekt het centraliseren en inzetten van data je aan? Wil je meer weten over de manier waarop een gecentraliseerde data-benadering voor inzichten zorgt die niet alleen studenten en vakgroepen verder brengt maar ook je wereldwijde concurrentiepositie versterkt? Bezoek dan onze website of lees mijn andere blogs over het boeiende snijvlak van hoger onderwijs en IT. Of neem gerust contact met me op.

Bekijk de website Of lees mijn andere blog over de optimale Student Experience