Procesmanagement is de basis voor een soepele bedrijfstransformatie

De pandemie fungeerde als snelkookpan. Bedrijfstransformaties die normaal jaren kostten, voltrokken zich in maanden. De veranderingen voltrekken zich niet langer stapsgewijs, maar gebeuren parallel aan wat er in de markt gebeurt. Hoe komt het dat sommige bedrijven hier veel minder moeite mee hadden dan andere?

De coronapandemie heeft laten zien hoe belangrijk het is om razendsnel je processen te kunnen veranderen. Toen de pandemie uitbrak, hield iedereen zijn hart vast. Zou alles tot stilstand komen? Binnen sommige branches was dat inderdaad het geval. Toch waren er ook genoeg bedrijven die een slimme zwenkbeweging maakten om vlot in te kunnen spelen op de kansen die Covid bood óf om de negatieve impact van de pandemie te beperken. Je zag bovendien hoe bedrijven die vlot en makkelijk wisten te zwenken, meer succes boekten dan bedrijven waar de verandering moeizaam en met veel gepiep en gekraak gepaard ging. Nu is Covid een voorbeeld wat inmiddels al weer een tijdje achter ons lijkt te liggen, maar zien we de zelfde behoeftes nu te maken met andere economische omstandigheden van inflatie en te korten op de arbeidsmarkt.

Agile verandervermogen

Toch is dat gek. Verandering is een constante. Het agile verandervermogen van bedrijven moet tegenwoordig groter zijn dan ooit. Meebewegen met verandering, nieuwe businessmodellen introduceren, processen optimaliseren en klanten nóg blijer maken zou een tweede natuur moeten zijn van elk modern bedrijf. Hoe komt het dan dat sommige bedrijven die switch heel makkelijk maken en andere organisaties daar een eeuwigheid voor nodig hebben?

Het antwoord is procesvolwassenheid. Met andere woorden: hoe goed heb je ál je processen in beeld? Hoe goed ben je in staat om ál je processen van kop tot staart te bekijken en te besturen? Heb je grip op elke stap, vanaf het allereerste moment waarop het proces begint te rollen tot het moment waarop het allerlaatste dominosteentje omgevallen is? Alleen wanneer je in staat bent het volledige proces in al z’n complexiteit te bekijken én de onderlinge samenhang van processen te beoordelen, kun je ze écht optimaliseren óf helemaal omgooien.

Business Process Management

Procesvolwassenheid hangt nauw samen met Business Process Management (BPM), een discipline die de afgelopen jaren snel opmars heeft gemaakt. BPM vindt z’n oorsprong in het werk van professor August-Wilhelm Scheer, geestelijk vader van het ARIS-concept (Architecture of Integrated Information Systems). Scheers ideeën over processen en procesmodellen vormden de taal die bedrijven en de IT-bedrijven (zoals SAP) in de jaren tachtig nodig hadden om met elkaar te kunnen praten over automatisering.

Feitelijk was het werk van Scheer een aanzet tot Business Process Management. BPM is een methodiek voor continue procesoptimalisatie. Met BPM creëer je een ‘closed loop’ waarin processen voortdurend gemeten en geanalyseerd en geoptimaliseerd worden. Procesoptimalisatie is dus geen eenmalige actie maar een continu proces.

Optimaliseren begint met inzicht. Er zijn allerlei tools op de markt om processen te monitoren. Maar daarmee ben je er nog niet. Vergelijk het maar met een MRI-scan. Met een MRI-scanner constateer je alleen het probleem. Vervolgens moet er iets met die informatie gedaan worden om het probleem op te lossen. Daarna kijk je opnieuw met de MRI-scanner wat het effect van de ingreep was. Je hebt daarom gereedschappen nodig die niet alleen voor de MRI-scan zorgt van het hele applicatie- en proceslandschap, maar ook suggesties doet over de manier waarop zaken sneller en beter kunnen. Tools die bottlenecks in beeld brengen, verbetervoorstellen doen en je helpen bij het maken van what-if scenario’s die laten zien wat de impact kan zijn van eventuele ingrepen.

BPM en digitale transformatie

De voordelen van BPM zijn legio. Denk aan de snellere implementatie van nieuwe businessmodellen of de reorganisatie van bestaande business lines. Maar ook het ondersteunen van innovatie of het versnellen van de time-to-market van nieuwe producten of diensten. BPM kan ook bijdragen aan het verbeteren van de customer experience, het verbeteren van security, het standaardiseren van werkwijzen en het optimaliseren van de samenwerking tussen afdelingen.

Waarom gaat niet elke organisatie aan de slag met BPM? Ik durf te stellen dat dit alles te maken heeft met het stellen van prioriteiten en kortetermijndenken. Volwassen processen vragen om een volwassen systeemlandschap en organisatie. Maar als het even wat minder gaat en een organisatie moet kosten besparen dan is het uitstellen van upgrades het eerste wat er gebeurt. Als je dat blijft doen, loopt de ‘technical dept’ op en verlies je stukje bij beetje de flexibiliteit die je nodig hebt om te begrijpen wat jouw business drijft en te zien waar je verbeteringen kunt doorvoeren. Daarom gaan BPM en ERP in de cloud ook zo goed samen. Een cloud-implementatie is een perfect moment om BPM te omarmen. BPM en digitale transformatie gaan hand in hand.

Gewoon beginnen

Wil je aan de slag met BPM? Mijn tip: begin gewoon. Maak het niet te groot. Pak een kernproces en ga eens kijken wat je kunt verbeteren. Begin bijvoorbeeld met een kernproces zoals inkoop of Order to Cash. Maak het niet te moeilijk… duik erin, kijk hoe het proces verloopt en wat er allemaal gebeurt. Zorg dat je weet wat je niet weet. Als je diep in zo’n proces duikt, komt daar bijna vanzelf een vervolgstap uit. (En als je ontdekt dat je het top doet, ook prima! Dan kun je door naar het volgende proces.) Wanneer je dit in gang zet, zal je zien dat je zelfs kleine voor de hand liggende verbeteringen veel effect sorteren. Daarna kun je deze aanpak stapsgewijs uit gaan breiden.

Meer informatie over BPM

Wil je meer weten over BPM? Lees dan het rapport State of the Nations 2021: Business Transformation in the Netherlands’. Signavio, een dochter van SAP, deed onderzoek naar procesvolwassenheid bij bedrijven met meer dan duizend medewerkers. Het stuk biedt een geweldig startpunt voor elke organisatie die werk wil maken van continue procesverbetering.