Digitalisering heeft een grote impact op de organisatie van het universitair onderwijs. Medewerkers van universiteiten verwachten bijvoorbeeld ook ‘op het werk’ de online experience die ze thuis gewend zijn. Verlof aanvragen of een factuur verwerken? Met een paar muisklikken moet het allemaal te regelen zijn. Met SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors en SAP Ariba-oplossingen zet de Universiteit Maastricht stappen richting een digitale universiteit.
Met de ‘SAP Intelligent Enterprise Solutions’ beschikt de UM over een geïntegreerde suite aan oplossingen. Deze suite volgt de standaard en best-practice scenario’s voor de integratie van bedrijfsprocessen en is eenvoudig in gebruik. “Door de eenvoudige interface kunnen managers en andere medewerkers eigenlijk direct met het systeem aan de slag en hebben ze inzicht in alle relevante data”, zegt Fred Offerein, projectmanager bij de UM. “In een overzichtelijk dashboard staat alle informatie die bijvoorbeeld een manager of een medewerker inkoop nodig heeft om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren. We leggen hiermee bovendien de basis voor verdere innovatie.”
Sterke groei
De Universiteit Maastricht is een van de jongste en meest internationale universiteiten van Nederland. De onderwijsinstelling werd in 1976 opgericht onder de naam Rijksuniversiteit Limburg en telde in 2021 ruim 22.000 studenten met 129 verschillende nationaliteiten. Het aantal medewerkers bedroeg ruim 4.200 waarvan een groot deel eveneens uit het buitenland afkomstig is.
Zeker de afgelopen tien jaar kende de universiteit een sterke groei. De aantallen studenten en medewerkers verdubbelden in die periode. Volgens Nick Bos, vicevoorzitter van het college van bestuur, bleven de werkwijze en de bedrijfsvoering echter lange tijd ongewijzigd. “Dan kom je een keer op het punt dat de processen achterhaald zijn en niet meer passen bij de omvang van de organisatie. En dat je concludeert: zo kan het niet langer.”
Offerein herkent het beeld dat Bos schetst. “Onze IT was te vergelijken met een jeep in de modder. Hij reed nog wel, maar je moest flink gas geven om vooruit te komen. We hadden te veel maatwerk geïntroduceerd en systemen op systemen gebouwd om onze inhoudelijke groei te faciliteren.”
Inkoop, HR en Finance
In het HR-domein dreigde de spreekwoordelijke jeep vast te lopen. Offerein: “Sommige zaken werden nog op een traditionele manier aangepakt. Zo werkten we nog met formulieren die met de pen werden ingevuld en met de interne post werden verstuurd. Het wervings- en selectieproces gaat bijvoorbeeld nog met brieven die via verschillende kanalen worden verstuurd. Het is dan een uitdaging om data ‘privacyproof’ te verwerken en op te slaan.”
“Maar ook Inkoop en Finance liepen tegen beperkingen aan. Ook hier was het nodig om processen eens goed door te lichten, onder andere met het oog op de steeds striktere wet-en regelgeving”, vervolgt Offerein. “Daarbij komt dat er ook dwarsverbanden zijn tussen HR, Inkoop en Finance. HR maakt bijvoorbeeld gebruik van financiële data, en Inkoop heeft te maken met HR als het gaat om de inkoop van zzp-dienstverlening. Kortom, we hadden een digitale strategie voor de gehele bedrijfsvoering nodig. Die hadden we nog niet.”
Naar één SAP-systeem
“We wilden een slag maken in efficiency en de dienstverlening verbeteren door informatie op een samenhangende manier bij elkaar te brengen”, aldus Bos. Als ‘digitale universiteit’ willen we medewerkers een optimale online experience bieden. Inkoop moet een nieuw product met enkele muisklikken kunnen bestellen en na ‘next day delivery’ een review kunnen achterlaten. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld het goedkeuren van verlof of nevenactiviteiten. Een manager moet dit kunnen regelen met een vinkje in het HR-dossier waar de goedkeuring dan ook meteen goed is vastgelegd.
Hiervoor moest de UM wel met een schone lei beginnen. Als onderdeel van het Programma Integrale Bedrijfsvoering werkt de UM dan ook aan een herinrichting van de ondersteunende bedrijfsprocessen in de domeinen HR, Finance en Inkoop. Medewerkers nemen afscheid van oude systemen en gaan gebruikmaken van één nieuw en gebruiksvriendelijk systeem: ‘SAP in the cloud’. Alle processen van de verschillende afdelingen, zoals het verwerken van een factuur of het invullen van gegevens voor een nieuwe werknemer, lopen via dit systeem dat bestaat uit meerdere met elkaar geïntegreerde onderdelen.
Na de keuze voor SAP kreeg McCoy & Partners de opdracht voor de inrichting van SAP S/4HANA Cloud en SAP Ariba op basis van SAP Best Practices. HuRis was als consultancypartij betrokken bij de implementatie van SAP SuccessFactors. De externe programmamanager Jurgen van de Donk van Green Rock Consulting werd verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het ‘bouwteam’.
Gedegen voorbereiding
Wat volgde was volgens Bos en Offerein geen IT-project, maar een ‘veranderprogramma’ dat iedereen binnen de organisatie raakt. Een goede voorbereiding met een duidelijke communicatie is dan cruciaal. Bos: “We waren niet zo naïef om te denken dat het systeem dat je invoert de processen wel even effent. Die moet je eerst op orde brengen, en pas dan kun je met het systeem aan de slag. Anders loop je vast. Daar hebben we dan ook veel tijd aan besteed.”
Draagvlak creëren is volgens de vicevoorzitter van het college van bestuur minstens zo belangrijk. “Je hebt te maken met een verandertraject waar een deel van de gemeenschap waar je het voor doet helemaal niet op zit te wachten. Niet iedereen wil bepaalde administratieve handelingen zoals het goedkeuren van nevenactiviteiten zelf uitvoeren. Dan moet je in je communicatie en tijdens trainingen duidelijk zijn over de voordelen en de gebruiksvriendelijkheid van het nieuwe systeem.”
Om het project te laten slagen, koos de UM ook bewust voor een ‘plateauplanning’. Offerein: “Jurgen van de Donk wees ons er al in een vroegtijdig stadium op dat je niet alles tegelijk moet willen doen. Dan ben je te lang bezig en is het maar te hopen dat alles goed gaat. Met plateau 1 hebben we echt de basis neergelegd. Dit betekent voor HR dat onder andere verlof- en ziekmeldingen en de in-, door- en uitstroom van personeel in het nieuwe systeem zitten, maar declaraties en werving en selectie nog niet. Dat staat voor plateau 2 op de planning. Na drie plateaus hebben we helemaal afscheid genomen van het oude landschap.”
Plateau 1 live
In het voorjaar van 2022 ging de UM na een freeze live met plateau 1. “Je houdt er rekening mee dat er dan van alles gebeurt, want één ding is zeker: bij zo’n livegang gaan er dingen mis en is het crisis. Daar hadden we onze communicatie en de helpdesk ook op afgestemd. Maar het ging eigenlijk wonderbaarlijk goed”, blikt Offerein terug. “Dat is ook een compliment aan onze IT-afdeling. Die heeft de nieuwe systemen en de oude systemen waar we nu nog mee te maken hebben goed aan elkaar weten te koppelen.”
Waarmee Offerein en Bos zeker niet willen zeggen dat alles probleemloos is verlopen. “We hebben ook nooit gezegd dat alles 100% goed zal gaan”, benadrukt Bos. De helpdesk ontving gedurende de eerste vier maanden na de livegang zo’n vijfduizend vragen over het nieuwe systeem. “Dat varieerde van ‘ik kan de verlofknop niet vinden’ tot issues die vragen om een systeemreparatie. Maar het zijn allemaal zaken die we op kunnen lossen.”
Naar data-driven
Hoewel de UM nog twee plateaus heeft te gaan, plukt de universiteit nu al de vruchten van het nieuwe SAP-systeem. Medewerkers in de domeinen Finance, HR en Inkoop beschikken met één druk op de knop over de informatie die ze nodig hebben. Zaken zoals het aanvragen en goedkeuren van verlof, het verwerken van een factuur of de instroom van een nieuwe medewerker zijn met een paar muisklikken te regelen.
Meer dan vijfhonderd medewerkers creëren met de SAP-oplossingen honderden inkooporders per dag. De geïntegreerde SAP Intelligent Enterprise-oplossingen dragen bij aan proces-compliance binnen de gehele suite en maken de inkoopuitgaven beter beheersbaar.
“Uiteindelijk gaan we ook beslissingen nemen op basis van de enorme hoeveelheid data waarover we beschikken, en minder op intuïtie en gevoel”, besluit Offerein. “Maar zover zijn we nog lang niet. We gaan nu eerst met plateau 2 aan de slag.”