Organisaties kunnen beschikken over meer in- en externe data dan ooit. Tegelijkertijd hebben IT-afdelingen niet genoeg mensen en tijd om voortdurend op afroep nieuwe rapportages te bouwen. Daarom denk ik dat je die data het beste naar de werkvloer kan brengen. Zodat iedereen zelf tot nieuwe inzichten kan komen door datapunten van context te voorzien.
Aan data zonder context heb je niet veel. Pas wanneer je data voorziet van context, ontstaat er inzicht en begrip. Neem nou mijn energierekening. Net als vele andere Nederlanders wilde ik onderzoeken hoe ik mijn stroom- en gasverbruik zou kunnen verminderen. Mijn energieleverancier heeft een verbruiksmanager app die precies laat zien wat mijn verbruik is per jaar, per maand en zelfs per dag. Superhandig. Ik ging er daarom eens goed voor zitten en vergeleek mijn verbruik in 2022 met dat in 2021.
Het zwembad in de tuin
Meteen zag ik een aantal opvallende verschillen. In mei 2021 was het verbruik bijvoorbeeld extreem veel hoger dan een jaar later in dezelfde maand. Al snel had ik het antwoord: het verschil zat ’m in de isolatiemaatregelen die we getroffen hadden. Daarnaast vertelde google me dat die meimaand ook nog eens bijzonder druilerig en somber geweest.
Toen viel me op dat ik in augustus van 2022 veel minder stroom en gas heb verbruikt heb dan een jaar eerder. In 2021 was dit andersom. Het duurde even voordat ik me realiseerde dat we in 2022 in augustus op vakantie zijn geweest en in 2021 in juli. Bovendien zette ik deze zomer een zwembad in de tuin voor de kinderen dat ik met douchewater vulde wat het verhoogde verbruik verklaarde. Best logisch allemaal, maar zonder die context kan je niet heel veel met de data. Het wordt pas duidelijk als je de gegevens van de verbruiksmanager combineert met externe data. Door de staafjes op de grafiek in de app context te geven, ontstaan nieuwe inzichten en krijgen de gegevens in mijn verbruiksmanager veel meer waarde.
Te veel data, te weinig tijd
Wat voor mijn energieverbruik geldt, gaat ook op voor jouw zakelijke data. Gegevens worden vaak in een geïsoleerde context gepresenteerd. Jouw gegevens zeggen niet veel als de grotere context ontbreekt.
Terwijl ik dit schrijf, realiseer ik me wel degelijk hoe lastig het geworden is om data in een grotere context te plaatsen. Niet in de laatste plaats omdat er zo gigantisch veel informatie beschikbaar is. De afgelopen jaren is de hoeveelheid interne databronnen explosief gegroeid. Misschien heb je clickstream-data tot je beschikking, heb je data lakes boordevol informatie en werk je met verschillende cloudsystemen. Daarnaast zijn er ook tal van publieke datasets beschikbaar die van waarde kunnen zijn.
Tegelijkertijd hebben IT-afdelingen de mensen en de tijd niet meer om met al die gegevens aan de slag te gaan en betrouwbare rapporten te bouwen waarmee jij uit de voeten kunt.
Er is te veel data. En er is te weinig tijd.
De nieuwe generatie
Daar staat tegenover dat er een nieuwe businessgeneratie aan de slag is gegaan. Dat zijn de young professionals die net van school komen en bij jouw organisatie beginnen. Je merkt al heel snel dat ze tijdens hun opleiding hebben geleerd om met data om te gaan. Van een klant hoorde ik bijvoorbeeld dat hun jonge finance professionals python kunnen programmeren, en van een andere dat ze supply chain medewerkers hebben die algoritmes bedenken om het picken in een warehouse te verbeteren.
Deze nieuwe generatie is gewend om met data om te gaan. Maak daar gebruik van! Door deze mensen en hun collega’s toegang te geven tot data worden ze nog waardevoller voor je organisatie. Breng daarom al jouw data naar de werkvloer en laat de business het zelf doen, eigenlijk net zoals mijn energieleverancier mij in staat stelt om met mijn gegevens aan de slag te gaan. Maar daar moet je wel wat voor doen.
Zo breng je data naar de werkvloer
Het is de kunst om al die data beschikbaar te maken en op een bruikbare en veilige manier naar de werkvloer te brengen. Hier ligt een taak voor de IT-afdeling.
Nu worden datasets vaak nog gedownload en opgeslagen in Excel spreadsheets op lokale pc’s. Data wordt als het ware naar de gebruiker gebracht. Eigenlijk is dat heel onhandig. Je verliest als organisatie immers alle sturing en governance over deze gegevens, terwijl je veiligheid van deze bedrijfsdata toch heel belangrijk vindt. Bovendien wordt hetzelfde wiel door verschillende medewerkers meerdere keren uitgevonden.
SAP vindt dat je de gebruikers naar de data moet brengen in plaats van de data naar de gebruikers. De plek waar data beschikbaar is, moet bovendien makkelijk te gebruiken, open én flexibel zijn. IT is eigenaar en verantwoordelijk, stelt richtlijnen op, kan helpen met ontwikkelen en kan coachen. Vervolgens kunnen de businessgebruikers met toegang tot die blokkendoos zelf aan de slag gaan, eigen rapportages bouwen en dwarsdoorsnedes maken die voor inzicht en context zorgen. Zij maken hun werk vervolgens gemakkelijk vindbaar voor alle andere collega’s. Allemaal op datzelfde platform.
Integratie van Data & Analytics in werkprocessen
Naast het in staat stellen van businessmedewerkers om met Data & Analytics aan de slag te gaan, is het verrijken van alledaagse transactionele processen met data en inzichten misschien wel de beste manier om data actionable te maken. Door Data & Analytics te integreren binnen werkprocessen, maak je het nemen van beslissingen veel eenvoudiger.
Wanneer ik mijn thermostaat 1 graad hoger zet, vertelt het Google nest algoritme me precies hoelang het duurt om de nieuwe temperatuur te bereiken. Stel dat hij me ook vertelt wat de kosten daarvan zijn. Dan kan ik nog beter beslissen of ik dat wel of niet de moeite waard vind.
In SAP S/4HANA worden deze inzichten al binnen verschillende transacties toegepast. Ook zijn er bedrijven die deze inzichten beschikbaar maken met speciale applicaties. Een mooi voorbeeld hiervan is de Hunkemöller in-store app voor de verkoopmedewerksters. Dit is een slimme on-site verkooptool om de klantbeleving in de winkel te verbeteren en de upsell van Hunkemöller te verhogen.
Sneller tot bruikbare inzichten komen
Het is heel leuk en interessant om met al die data te spelen en saaie datapunten tot leven te wekken. Je stelt mensen bovendien in staat om veel sneller tot bruikbare inzichten te komen die daadwerkelijk bijdragen aan een beter resultaat. Zoals de inzichten in mijn energieverbruik. Mijn kinderen weten nu precies wat een zwembad vullen met warm water kost of een half uur onder de douche. Zoals ze nu ook weten hoe handig het is om in de winter ramen en deuren goed te sluiten. (Tip: één keer een tikkie sturen voor te lang douchen doet wonderen.)
Ben je benieuwd naar manieren om data actionable te maken? Dan help ik je daar graag bij.
Neem contact met me op
