Een pandemie. Oorlogen. Blokkade van het Suezkanaal. Geopolitieke onrust. Allemaal factoren die de afgelopen jaren grote impact hadden op de beschikbaarheid van (kritieke) materialen. Ook voor netbeheerder Stedin. Reden genoeg om de eigen processen eens kritisch onder de loep te nemen. Het resultaat: een nieuwe strategie op basis van SAP Ariba en korte sprints, die IT en business nauw tot elkaar brengt. Stedin vertelde erover tijdens de SAP Spend Connect Innovation Day 2024 in DeFabrique in Utrecht.
Adaptief, duurzaam en flexibel. Dat zijn volgens Stedin onmisbare kenmerken voor een organisatie om succesvol te zijn en te blijven. Verstoringen in de supplychain volgen elkaar namelijk in hoog tempo op. Daar moet je op voorbereid zijn én mee om kunnen gaan.
Delaware en SAP Ariba
Edgar Ruisch, Supply Chain Consultant van Stedin, legt uit hoe zijn organisatie daarmee aan de slag ging. “Onze leveranciers zijn een essentiële schakel om onze doelstellingen te bereiken. Een gedegen inzicht in hun prestatie, onze wederzijdse relatie en eventuele leveranciersrisico’s is een absolute randvoorwaarde. Deze onderwerpen zijn voor ons dan ook het startpunt geweest voor de implementatie van SAP Ariba.”
De implementatie van SAP Ariba werd gedaan door delaware, de vaste SAP partner van Stedin. “Stedin werkte al met SAP én delaware”, zegt Ruisch. “En we waren erg tevreden over delaware als onze partner. Delaware kent onze manier van werken én onze branche. Daarom was het voor ons de ideale partij voor deze implementatie.”
Grip op compliance
Stedin gebruikt SAP Ariba onder meer om inzicht te krijgen in hun gehele leveranciersbestand. Compliance speelt daarbij ook een belangrijke rol. Stedin wil de sprong maken naar een proactieve continue screening van leveranciers over meerdere risicogebieden. Ruisch: “We zijn dus aan de slag gegaan met een solide onboardingsproces voor nieuwe leveranciers. Naast een “systemische” accordering van onze inkoopvoorwaarden en leveranciersgedragscode, screenen we alle leveranciers op financiële stabiliteit en halen ze langs alle relevante sanctielijsten. Zo weten we in een vroegtijdig stadium of er wellicht mitigerende maatregelen getroffen moeten worden. Of de samenwerking niet moeten continueren, als deze leverancier voorkomt op een sanctielijst.”
Leveranciersprestatiemanagement stelt Stedin in staat om op een kwalitatieve wijze de relatie met onze belangrijkste leveranciers te duiden. “Ook stelden we heldere en inzichtelijke KPI’s op”, zegt Ruisch. “Deze helpen ons om inzichtelijk te krijgen hoe een leverancier presteert. Dan gaat het niet alleen om betrouwbare en tijdige leveringen, maar ook om de relationele aspecten van onze samenwerking. Daarbij beoordelen we vanzelfsprekend elkaar om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen.”
Samen gericht sturen op duurzaamheid
Dankzij SAP Ariba kan Stedin nu gerichter sturen op ESG. “Een eerste kleine stap was om een externe dataprovider een initiële ESG-screening van onze leveranciers te laten uitvoeren. Die gegevens komen in SAP Ariba. Op basis van die cijfers kun je gericht een discussie aangaan met een leverancier. Dit is essentieel aangezien onze leveranciers een belangrijke rol hebben in het realiseren van een deel van onze eigen ESG-doelstelling.”
“SAP Ariba geeft ons beter zicht op prestatie- en risicomanagement, die gegevens vormen een helder, objectief startpunt voor discussie met onze leveranciers”, zegt Ruisch. “Daardoor verbetert onze relatie met leveranciers. In één oogopslag hebben wij én de leverancier inzicht in alle gegevens. Dat maakt de communicatie transparant en helder.”
Scrum-methodiek met korte sprints
Om flexibel te zijn en optimaal in te spelen op veranderende wensen vanuit de business, slaat de netbeheerder ook een brug tussen IT en de overige afdelingen. Dit gebeurt door de IT-afdeling agile te laten werken, volgens de scrum-methodiek. “Dat wil zeggen: korte sprints, waarvan op korte termijn resultaat zichtbaar is”, legt Ruisch uit.
Ruisch: “De IT-afdeling splitst grote projecten of wensen vanuit de organisatie op in korte, overzichtelijke blokjes. Daardoor ziet de business binnen een paar weken waar we aan werken. De basis staat dan al. Dat is heel krachtig en helpt enorm in de samenwerking. De business ziet direct welke resultaten er al zijn. Daar worden ze blij van. Zien is geloven.”
Geen zaken over de schutting gooien
Ruisch: “Vanuit de business merk je dat iedereen het prettig vindt dat ze echt impact hebben op het proces. Ze weten waar IT mee bezig is en wanneer ze resultaten kunnen verwachten. Die betrokkenheid is belangrijk. Dat zorgt er ook voor dat ze geen zaken meer over de schutting gooien. En IT prioriteert samen met de business eigenaar die oplossingen die op dat moment het meest belangrijk zijn, of die het meeste waarde toevoegen aan de processen of organisatie.”
Deze combinatie van SAP Ariba en de scrum-methodiek is voor Stedin van grote waarde. “Het heeft echt al tot mooie resultaten geleid. Vooral omdat de lijntjes tussen IT, de business en de product owner heel kort zijn. Dat heeft een positieve invloed op de samenwerking. Als er iets is, zitten we binnen no-time bij elkaar. Dan geven we er samen snel een klap op en kunnen we weer door. Dat is exemplarisch voor onze werkwijze.”
Wil je meer weten over de voordelen van SAP Ariba voor jouw organisatie? Neem contact op met Ralph Jansen van delaware. Bel naar +31 6 57 81 15 24 of stuur een mailtje naar ralph.jansen@delaware.pro