Om voorop te blijven lopen in een concurrerende markt moet je snel kunnen reageren op actuele ontwikkelingen. “Daarvoor heb je cijfers van vandaag nodig, niet die van gisteren”, zegt Gert-Jan Kouwenberg, IT-manager bij Basiq Dental. Voor realtime inzichten en eenduidige rapportages implementeerde de groothandel samen met partner Ctac een nieuw datalandschap, gebaseerd op SAP S/4HANA Cloud en SAP Datasphere.
Basiq Dental is een groothandel voor de dentale markt die bekendstaat om zijn concurrerende prijzen en hoge leverbetrouwbaarheid. Vanuit zijn distributiecentrum in het Brabantse Oisterwijk levert het bedrijf direct uit voorraad vijftienduizend verschillende verbruiksartikelen, instrumenten en andere tandheelkundige materialen. Die gaan naar tandartsen, orthodontisten, mondhygiënisten en andere dentale professionals in heel Europa.
Om verder te groeien in een competitieve markt, moet Basiq Dental zich onderscheiden van de concurrentie, bijvoorbeeld door sneller in te spelen op klantbehoeften, gerichte marketingacties uit te voeren en direct te reageren op mogelijke verstoringen in de supplychain. Dat bleek lastig met het versnipperde IT-landschap waarmee het bedrijf te maken had. “Vooral op het gebied van rapportages was de versnippering groot”, aldus Kouwenberg. “We hadden verschillende databronnen en meerdere manieren om rapportages op te stellen, wat vaak leidde tot verschillende uitkomsten.”
Migratie naar SAP S/4HANA
Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Basiq Dental zijn verouderde ERP-systeem voor orderverwerking te vervangen door SAP S/4HANA Cloud, private edition. “Het was een technische noodzaak”, legt Kouwenberg uit, “maar we kunnen daardoor ook profiteren van nieuwe functionaliteiten zoals Embedded Analytics en Fiori-apps. Daarnaast biedt SAP S/4HANA de schaalbaarheid die een mkb-bedrijf als Basiq Dental nodig heeft om mee te groeien met veranderende marktomstandigheden.”
De migratie werd in twee fases uitgevoerd. Eerst werd het oude systeem van on-premise naar de private cloud van Ctac verplaatst, waarna in zeven maanden tijd de overstap naar de nieuwe ERP-omgeving volgde. SAP Cloud Application Lifecycle Management (Cloud ALM) bleek een geschikte tool voor het migratieproces. Kouwenberg: “In Cloud ALM hebben we eerst al onze processen inzichtelijk gemaakt. Op basis daarvan konden we testscripts ontwikkelen en de testresultaten en aanpassingen vastleggen.”
Gedurende het hele traject werd nauw samengewerkt met SAP-partner Ctac. “We werken graag samen met lokale partners die precies weten wie wij zijn en wat wij doen”, vertelt Kouwenberg. “Ctac is voor dit project onze sparringspartner die ons helpt om de juiste keuzes te maken. We hebben altijd het vertrouwen gehad dat we dit samen doen. Met enthousiasme aan beide kanten kom je bovendien ver.”
Rapportagelandschap op orde
“Parallel aan de migratie naar SAP S/4HANA hebben we direct ons rapportagelandschap op orde gebracht”, vervolgt Kouwenberg. Alle databronnen van Basiq Dental werden via één centrale toegangslaag, SAP Datasphere, aan elkaar gekoppeld voor eenduidige rapportages. “Dit begon als een ‘bij-project’, maar we zien nu dat hier vooralsnog de meeste toegevoegde waarde ligt.”
De grootste winst volgens Kouwenberg is de mogelijkheid om data uit verschillende bronnen in één rapport te combineren, wat leidt tot snellere en betere inzichten. “Omdat we nu werken met een single source of truth zijn de inzichten veel consistenter. Het komt niet meer voor dat de marge voor een product in het ene systeem tien procent is en in het andere twaalf procent. We hebben nu één duidelijke waarde.”
Dankzij deze betere inzichten kan Basiq Dental ook sneller inspelen op marktontwikkelingen. “We kunnen nu met één druk op de knop zien welk artikel in welk land goed verkoopt, en waar de marges wel of niet optimaal zijn. Op basis van die rapportages kunnen we razendsnel bepalen waar we de prijzen moeten verhogen of juist verlagen om competitief te blijven. Daarnaast kunnen we direct afwijkingen signaleren, zoals een storing in de interface met een leverancier, zodat we snel actie kunnen ondernemen.”
Veel tijd besparen
Kijkend naar de toekomst ziet Kouwenberg ook mogelijkheden om te rapporteren met behulp van kunstmatige intelligentie. Als voorbeeld geeft hij het door AI snel laten beantwoorden van complexe vragen. “Welk product heeft de afgelopen tien dagen het beste gedraaid en in welke landen was de sales het hoogst? Met AI krijg je daar antwoord op zonder een rapport te openen.”
“Maar de eerstvolgende stap is dat we de mogelijkheden van SAP S/4HANA nog veel beter gaan benutten”, besluit Kouwenberg. “We zijn ‘as-is’ overgegaan, waardoor het scherm voor de gebruikers er eigenlijk nog precies hetzelfde uitziet als toen ze op het oude ERP-systeem werkten. We moeten nu gebruik gaan maken van de kracht van Embedded Analytics en de Fiori-apps. Het gaat de gebruikers veel tijd besparen als ze via een tegeltje op hun bureaublad bijvoorbeeld direct zien hoeveel orders ze nog moeten afhandelen.”