Hoe bereid je je als scale-up voor op een verdubbeling van de productie? Samen met SAP-partner Quinso verving White Fields in drie maanden zijn op Office-applicaties gebaseerde administratie door SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Deze stap geeft de champignonproducent beter inzicht in financiële en logistieke processen en legt de basis voor verdere groei.
White Fields is een Nederlands bedrijf met een bijzonder verhaal dat zich in Duitsland afspeelt. Het kweekt witte en bruine champignons, maar dan niet op bedden boven elkaar zoals dat gebruikelijk is. “Het bovenste bed is altijd het makkelijkst te oogsten, dus hebben wij alleen maar ‘bovenste’ bedden”, vertelt Paul van den Berg, mede-eigenaar van White Fields. Voor dit innovatieve concept was echter veel ruimte nodig. Die vond het bedrijf niet in Nederland, maar wel net over de grens in het Duitse Wankum.
Dankzij een geavanceerd koel- en verwarmingssysteem in de bedden kan White Fields bovendien sneller produceren met minder grondstoffen. De huidige productie ligt op 60.000 kilo champignons per week die allemaal handmatig worden geplukt. Dat zijn 240.000 bakjes van 250 gram die allemaal hun weg vinden naar Duitse retailers. Daarnaast verpakt het bedrijf wekelijks nog eens 20.000 kilo ingekochte paddenstoelen, van biologische champignons tot oesterzwammen.
Productie verdubbelen
Bij die aantallen blijft het niet. “We hebben de ruimte om de productie nog eens te verdubbelen”, merkt Van den Berg op. Maar met de huidige productie stuitte White Fields al op de beperkingen van zijn applicaties voor supplychainprocessen. “Bij zulke hoeveelheden champignons, die van de teeltbedden naar de koelcellen, de verpakkingsruimte en vervolgens naar de vrachtwagens gaan, is het simpelweg niet meer mogelijk om alles via Excel te registreren. Dat kost te veel tijd, is foutgevoelig en je verliest het overzicht en de grip op de financiën.”
“Met inmiddels zo’n 75 medewerkers was de organisatie te groot geworden om met Excel aan te sturen”, zegt Jan Tielemans, projectleider bij Quinso. “Paul was samen met een collega dag en nacht bezig om alles in goede banen te leiden. Zij kregen zoveel verschillende signalen binnen met het risico dat ze ook signalen misten. Er was dringend behoefte aan een geïntegreerd systeem.”
Geïntegreerd ERP-systeem
SAP S/4HANA Cloud Public Edition bleek de beste keuze voor White Fields. “Het bedrijf bestaat eigenlijk uit drie onderdelen: een productiebedrijf, een handelsonderneming en een vastgoedbedrijf”, legt Tielemans uit. “SAP maakt het mogelijk deze onderdelen goed te integreren, zodat het voelt alsof je met één organisatie en niet ‘tussen organisaties in’ werkt.”
“Daarnaast eisen onze klanten dat elektronische documenten via EDI (Electronic Data Interchange) worden uitgewisseld. SAP biedt die mogelijkheid”, voegt Van den Berg toe. Dat S/4HANA in de public cloud draait, was een andere doorslaggevende factor. Tielemans: “Een on-premise oplossing was geen optie. Ik zie ook geen reden waarom een mkb-onderneming zonder IT-personeel zou moeten investeren in eigen servers.”
Nieuwe manier van werken
De implementatie van SAP S/4HANA Cloud Public Edition werd in slechts drie maanden voltooid. Tielemans: “In oktober 2023 hebben we de best practices die SAP biedt specifiek ingericht voor de drie bedrijven. Om de gebruikers stapsgewijs te trainen, gingen we al in november live met het productiebedrijf, wat ons de kans gaf het systeem in de praktijk te testen en aan te passen. Eind december volgden het handels- en het vastgoedbedrijf.”
Toch begint het echte werk pas na de go live, merkt de projectleider van Quinso op. “Kleinere bedrijven hebben vaak nog geen gestructureerde processen. De introductie van een geïntegreerd ERP-systeem is dan een echte gamechanger. Waar bijvoorbeeld een leverbon in Excel even snel kan worden aangepast, werkt dat niet in een ERP-omgeving. Na de go live worden medewerkers geconfronteerd met een compleet nieuwe manier van werken. Het is belangrijk dat ze daarin goed begeleid en getraind worden.”
Klein begonnen
Van den Berg kijkt tevreden terug op het project. Als belangrijke succesfactors noemt hij de kennis die Quinso had van White Fields en de gekozen aanpak. “We zijn bewust klein begonnen. Je kunt wel alles direct willen aanpakken, maar het is belangrijk om het behapbaar te houden en de functionaliteit stap voor stap uit te breiden.”
“Dat is ook de gedachte achter het GROW with SAP-programma”, vult Tielemans aan. “Het stelt mkb-bedrijven in staat om klein te beginnen met de implementatie van S/4HANA Cloud Public Edition. In het geval van White Fields hebben we ons eerst gericht op het goed inrichten van de goederenstroom, zodat er een consistente en betrouwbare basis is. Die moest gewoon goed staan.”
“De geplande stappen voor de komende twee jaar kunnen allemaal worden gerealiseerd met S/4HANA”, vervolgt Tielemans. “Het systeem biedt veel mogelijkheden, zoals een ingebouwd kwaliteitssysteem. Met SAP’s Business Technology Platform (BTP) kunnen we ook eigen scanoplossingen of applicaties ontwikkelen. White Fields wil bijvoorbeeld uiteindelijk goederenstromen per pallet kunnen registreren. Dat gaan we realiseren, maar we hebben het bewust niet direct ingevoerd om de complexiteit te beperken.”
Nauwkeuriger inzicht
“Door SAP S/4HANA hebben we veel sneller inzicht in zowel onze financiële als logistieke processen”, besluit Van den Berg. “Doordat alle bedrijfsinformatie gestandaardiseerd is in het systeem, hebben we de foutmarges verkleind en besparen we tijd en kosten. Zo hebben we nu een veel nauwkeuriger inzicht in onze voorraden. Met Excel dachten we te weten wat we hadden, maar nu weten we het écht.”
