Papieren paklijsten en voorraden niet realtime en gedetailleerd inzichtelijk? Als de business met dubbele cijfers groeit, is die aanpak al snel niet meer vol te houden. Dan kan het zomaar gebeuren dat je niet kunt leveren wat je belooft. Tuinhoutspecialist Woodvision implementeerde samen met partner Aiden SAP Extended Warehouse Management (EWM) om zijn groeiende en complexe supplychainactiviteiten te ondersteunen.
Woodvision is een groothandel en producent van tuinhoutproducten, zoals tuindeuren, schuttingen, speeltoestellen en buitenverblijven. Zeker in de coronaperiode kende het bedrijf als onderdeel van de Europese Outdoor Life Group een sterke groei. De interesse in tuinieren en recreëren in eigen tuin nam plotseling sterk toe. Daardoor explodeerde de vraag naar tuinhoutproducten.
“Dat was voor ons een periode van double digit-groei”, vertelt Peter van der Velde, Directeur Operations bij Woodvision. In diezelfde periode werd de groothandel ook de dienstverlener voor zusterbedrijf NuBuiten dat zich met kleinere bestellingen richt op de business-to-consumermarkt. Woodvision verzamelde voortaan de orders van NuBuiten op zijn locatie in Kampen. “Maar bij NuBuiten lever je de bestelling af op de oprit van de klant. Dan heb je te maken met een heel andere manier van orderpicken en distributie dan we als groothandel gewend waren.”
Zonder warehousemanagementsysteem
In die hectische periode had Woodvision geen warehousemanagementsysteem om op terug te vallen. “Alle operationele kennis zat in de hoofden van een paar ervaren mensen”, legt Van der Velde uit. “We hadden geen scanners, geen barcodes, geen enkele vorm van verificatie. Bestellingen verwerkten we met papieren paklijsten en verwerkten we ’s avonds handmatig in een inventory management-systeem. En dan hoopten we maar dat de voorraadinformatie klopte. Er was geen overzicht: je wist niet exact wat er nog op voorraad was.”
“In die onbeheersbare situatie maak je meer fouten dan je lief is. Je levert spullen niet die je wel had moeten leveren, en andersom”, vervolgt Van der Velde. “Daardoor krijg je te maken met ontevreden klanten en een dure retourstroom.” Tijdens seizoenspieken werd het ook steeds moeilijker om tijdelijke krachten snel in te werken en het overzicht te behouden. De processen waren namelijk niet gedocumenteerd en afhankelijk van mondelinge instructies. De noodzaak voor een warehousemanagementsysteem werd steeds duidelijker.
SAP EWM
Voor de oplossing richtte Woodvision zich op twee kernbehoeften: registratie en regie. Registratie was essentieel om volledige controle over voorraadniveaus te krijgen en fouten te verminderen, terwijl regie nodig was om processen efficiënter te sturen en de flexibiliteit te verhogen. SAP Extended Warehouse Management (EWM) bleek de enige oplossing die volledig aan hun eisen voldeed. Omdat Woodvision al gebruik maakte van SAP als ERP-systeem voor inkoop, verkoop, finance en productie, lag de keuze voor SAP EWM voor de hand. Bijvoorbeeld de SAP-module voor productie kan hier naadloos mee communiceren.
Woodvision wilde bovendien geen maatwerk, omdat dit toekomstige updates en upgrades bemoeilijkt. De oplossing moest goed configureerbaar zijn, zodat ze zowel zakelijke als consumentgerichte klanten goed konden bedienen. Daarbij mochten geen concessies gedaan worden aan belangrijke vereisten zoals snelheid, nauwkeurigheid en flexibiliteit. SAP EWM bood de mogelijkheid om met standaard functionaliteiten een oplossing te creëren die volledig aansluit op de behoeften van het bedrijf.
Draaiboek voor succes
Woodvision en partner Aiden implementeerden SAP EWM in negen maanden tijd. Van der Velde: “In de eerste drie maanden stelden we een blueprint op waarin we gedetailleerd alle processen beschreven en een draaiboek maakten voor de uiteindelijke werking van de oplossing. Het is cruciaal om de blueprint eerst af te ronden, zodat duidelijk is wat er precies ingericht moet worden. Na goedkeuring van de blueprint volgden zes maanden waarin we het systeem configureerden en aanpasten, met input van key users binnen Woodvision. Op 1 januari 2023 ging het systeem succesvol live, binnen budget en tijdschema.”
“De initial stock upload was wel een hoofdpijndossier”, erkent de Directeur Operations. “Als je live gaat, moet je een ‘startvoorraad’ in je nieuwe systeem hebben. Maar hoe stel je in een heel korte tijd een Excel-bestand op dat je als uploadfile kunt gebruiken terwijl de winkel gewoon open blijft? Je moet ergens een snapshot van je voorraad maken. Daar hebben we zelf een oplossing voor bedacht: een labelgenerator die unieke labels met een uniek nummer genereert. Vijf maanden voor go live begonnen we met het labelen van alle pakketten die binnenkwamen. We verzamelden de labelinformatie in een Excel-bestand, dat vervolgens als uploadfile voor het nieuwe systeem diende.”
Positieve resultaten
“We hebben nu twee hoogseizoenen met SAP EWM achter de rug, en de resultaten zijn echt ronduit positief”, stelt Van der Velde. “De regie en registratie zijn nu volledig geborgd in het systeem. Orderpickers weten precies wat, wanneer en hoe zij moeten picken, omdat alle stappen duidelijk op het display van de handterminal worden weergegeven. Tijdelijke krachten kunnen we daardoor ook veel sneller inwerken.”
Het maken van fouten is nu bijna onmogelijk. “We hebben het aantal pickfouten met negentig procent gereduceerd. Hierdoor worden klanten minder vaak teleurgesteld, en behoren de forse jaarlijkse verschillen bij de voorraadtellingen tot het verleden”, besluit Van der Velde. “Dankzij de beschikbare scandata kunnen we inefficiënties bovendien snel opsporen en aanpakken, bijvoorbeeld door fast-moving artikelen op een betere locatie te plaatsen. Al met al heeft SAP EWM ervoor gezorgd dat Woodvision klaar is voor verdere groei.”
