Administracja #zdomu na nowych zasadach

Dwie na trzy osoby chciałyby pracować zdalnie, 36 proc. ankietowanych wolałoby otrzymać możliwość home office, zamiast podwyżki, a aż 98 proc. pracowników poleciłoby innym pracę z domu. Trend pracy zdalnej z roku na rok nabiera na swoim znaczeniu także w związku z dynamicznym rozwojem narzędzi cyfrowych.

W ostatnich tygodniach globalna walka z koronawirusem zmusiła wiele firm do przejścia na zdalny tryb pracy. To test dla organizacji, który sprawdzi na ile wdrożone przez nich systemy umożliwiają pracę bez zakłóceń z poziomu home office.

Obecnie na rynku IT dostępnych jest wiele rozwiązań chmurowych, które umożliwiają wykonywanie pracy według tradycyjnego rytmu, ale z poziomu własnego mieszkania lub innego dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Wśród korzyści wynikających z implementacji narzędzi umieszczonych w chmurze, praca zdalna nie jest jedyną, którą można wyróżnić. Ogromną zaletą jest również możliwość pracy wielu osób na najaktualniejszej wersji danych, wszystkie wprowadzane zmian są w czasie rzeczywistym dostarczane do wszystkich osób pracujących w systemie.

Setki wiadomości mailowych, czy SMSów aktualizujących postępy w pracy, to już przeszłość. Współczesne przedsiębiorstwa korzystają z nowoczesnych rozwiązań chmurowych. W czasie rzeczywistym każda z uprawnionych osób ma możliwość sprawdzenia najaktualniejszej wersji dokumentu. Inne zintegrowane systemy także od razu przejmują nowe informacje.

Ważną zaletą biznesowych narzędzi chmurowych jest ich koszt. Miesięczny abonament jest dla wielu przedsiębiorstw opcją, która znacznie obniża próg dostępności inteligentnych rozwiązań. W miarę rozwoju firmy ma się większy wpływ na koszt systemu. Ponadto szybkość implementacji systemu opartego na chmurze oraz zminimalizowane ryzyko wystąpienia awarii, to z pewnością kolejne cechy przemawiające „za” tego typu rozwiązaniami.

Inteligentne narzędzia chmurowe to przyszłość organizacji. Systemy te łatwo integrować z innymi współistniejącymi w firmie rozwiązaniami. Ponadto możliwość scalenia ich z m. in. internetem rzeczy, blockchain lub sztuczną inteligencją jest wręcz oczywistością.

Copywriter, programista czy grafik pracujący zdalnie nikogo już nie dziwi, jednak zarządzanie przedsiębiorstwem, administrowanie lub praca zespołowa stanowi dla wielu duże zaskoczenie, gdy są przeprowadzane z poziomu home office. Jak wskazuje raport „State of remote work 2019” wśród pracowników wykonujących pracę zdalnie, 11 proc. zajmuje się kwestiami administracyjnymi. Przepływ dokumentów w firmie i poza nią, zatwierdzanie zleceń, potwierdzanie decyzji, przyjmowanie nowych pracowników, wystawianie faktur i podejmowanie decyzji personalnych może wydawać się trudne z perspektywy pracy #zdomu.

Funkcjonalności systemów cyfrowych różnią się od siebie. W zależności od potrzeb organizacji, można dobrać rozwiązanie, które w pełni będzie spełniało oczekiwania pracowników administracyjnych. Jednym z narzędzi wspierających przebieg procesów administracyjnych w firmie może być system porządkujący dokumenty i umożliwiający składanie podpisów cyfrowo. Takie rozwiązanie znacznie przyspieszy szereg procesów, może zapewnić ciągłość pracy, nawet w sytuacji wymagającej złożenia podpisu konkretnej osoby przebywającej z daleka od siedziby firmy. Fizyczna nieobecność osoby decyzyjnej nie jest już obligatoryjna, gdyż zatwierdzenie kwestii np. ad hoc może odbywać się zdanie. Taki system przede wszystkim przyspieszają procesy wdrażania, udoskonalania i sprawnego funkcjonowania firmy.

Narzędzia tego typu także usprawnią przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie, gdyż są one dostępne w wersji elektronicznej dla wszystkich uprawnionych, zatem ich uporządkowanie, archiwizacja i monitorowanie postępu realizacji postanowień z dokumentu jest możliwe.

SAP dostrzegając zapotrzebowanie rynku stworzył takie narzędzie – DocuSign. Przedsiębiorcy podkreślają, że systemy tego typu usprawniają zwłaszcza kwestie administracyjne w przedsiębiorstwie, przebiegają znacznie płynniej, a nieobecność w siedzibie firmy osób decyzyjnych, nie ogranicza jej funkcjonowania i rozwoju. Jednym z beneficjentów tego systemu jest największy brytyjski producent żywności Premier Foods.

Zaimplementowanie Signature Management DocuSign umożliwiło przedsiębiorstwu cyfrową obsługę dokumentów, wprowadzenie elektronicznych podpisów i przyspieszyło procesy rozliczeniowe. Wiele dotychczasowych procesów za sprawą nowego narzędzia zostało uproszczonych a cyfryzacja dokumentów w widoczny sposób usprawniła funkcjonowanie firmy. Dzięki technologii, Premier Food zharmonizował również procesy HR w każdej ze swoich lokalizacji.

Wdrożenie inteligentnych rozwiązań opartych na chmurze pozwala zintegrować ze sobą pracowników w rozproszonych lokalizacjach. Współczesne narzędzia znacznie usprawniają przepływ informacji, zwiększają komfort pracy i jednocześnie wiele procesów przyspieszają. Pełne przejście na zdalny tryb pracy jest doskonałą weryfikacją zaimplementowanego systemu

Szczegóły dotyczące bezpłatnych narzędzi od SAP, wspierających pracę organizacji w trybie home office dostępne tutaj.