By działać jeszcze efektywniej – SAP S/4 HANA wspiera światowego giganta VINCI Energies Group

Zharmonizowanie działań i zapewnienie przejrzystości na poszczególnych etapach prac zwłaszcza w rozbudowanych organizacjach jest nie lada wyzwaniem. Wiele firm decyduje się na wprowadzanie kolejnych narzędzi, których zadaniem jest optymalizacja i wsparcie dotychczas prowadzonego modelu, ale nie zawsze jest to dobre rozwiązanie.

Czasem zamiast ewolucji, warto postawić na konkretną rewolucję, która na nowo zdefiniuje wiele zachodzących procesów, opierając je o innowacyjne rozwiązania, najnowocześniejsze technologie i narzędzia “szyte na miarę” XXI w.

VINCI Energies Group łączy brandy Actemium, Axians, VINCI Facilities Citeos i Omexom, będące najważniejszymi graczami m.in. branż transportowej, telekomunikacyjnej, produkcyjnej, czy też energetycznej. Obecna na 53 światowych rynkach zatrudnia ponad 65 tys. pracowników w 1800 oddziałach. Specjalizacją firmy jest wsparcie transformacji cyfrowej i zwiększanie efektywności energetycznej.

W Polsce VINCI Energies Group obecna jest pod markami ACTEMIUM i AXIANS, zatrudnia ponad 500 osób w 12 jednostkach biznesowych. Na polskim rynku projektowane i realizowane są rozwiązania z zakresu Smart City (inteligentnych przestrzeni miejskich), Smart Industry (przemysłu 4.0.) oraz Smart Grid (inteligentnej sieci energetycznej).

Wspierając cyfrową ewolucję wielu organizacji, obracając się wśród najnowocześniejszych technologii i innowacyjnych rozwiązań, Grupa podjęła decyzję o własnej transformacji cyfrowej. Przyświecającym celem tej decyzji była chęć zapewnienia wysokiego poziomu inteligencji oraz zwiększenie wydajności w działaniach back office firmy. Także kwestie związane z uproszczeniami działań księgowo-finansowych oraz chęć lepszego zarządzania, czy też planowania strategicznego, były dla VINCI znaczące. Marka na partnera tego dużego i wymagającego projektu wybrała firmę SAP.

VINCI Energies Group z racji swojej dość rozbudowanej struktury, borykała się z gigantycznym problemem niespójności, wynikającej m.in. z wykorzystania aż 17 różnych systemów ERP, które nie były ze sobą kompatybilne. Szereg przeszkód, będących efektem namnażających się skonsolidowanych arkuszy kalkulacyjnych, złożoność firmowej struktury i problemy z przejrzystością procesów skłoniły VINCI do zwrócenia się do SAP o pomoc w rozwiązaniu problemu. Dodatkowym wyzwaniem były także kwestie finansowo-księgowe, które w przedsiębiorstwie o tak złożonej strukturze stwarzają niemały kłopot – także w zakresie monitoringu i kontroli transakcji.

Wśród swoich potrzeb VINCI deklarowało odnalezienie sposobu ujednolicenia danych operacyjnych, zwiększenie widoczności jednostek biznesowych oraz projektów, a także uproszczenia rozliczeń i raportów finansowych. Grupa zdecydowała się na wdrożenie platformy SAP S/4HANA, która zastąpiła dotychczas wykorzystywane systemy ERP.

Zmiany miały przede wszystkim przynieść oszczędność czasu i zwiększyć wydajność organizacji. Aby tego dokonać wdrożono między innymi pulpit, który umożliwia zarządzanie projektami. Wszystkie dane wprowadzane do systemu są dostępne w czasie rzeczywistym dla osób uprawnionych, co umożliwia pełną kontrolę i nadzór nad jednostkami biznesowymi i projektami na najwyższym poziomie. Zawarte są tam m.in. informacje dotyczące kosztów, dostawców, harmonogramów, czy też statusu poszczególnych kwestii.

Wprowadzono również ujednolicony panel raportowania dla dyrektorów Grupy. Zawarte w nim informacje są szczegółowe i umożliwiają przeprowadzenie analizy biznesowej (BI), dzięki której znacznie łatwiej jest planować poszczególne działania i podejmować strategiczne dla firmy decyzje.

Aż 80 proc. działań z zakresu finansowo-księgowego zostało zautomatyzowanych, dzięki zastosowaniu uczenia maszynowego i SAP Cash. System sprawił również, że uzyskanie dostępu do KPI, które niegdyś wymagało aż 15 różnych działań, teraz zostało uproszczone do zaledwie jednego kliknięcia myszą.

SAP Service Cloud, to rozwiązanie, które wykorzystano w celu poprawy i usprawnienia obsługi. Managerowie i pracownicy serwisowi wykonujący swoją pracę w terenie, dysponują narzędziami, które pozwalają im na jeszcze sprawniejsze i wydajniejsze niż dotychczas świadczenie usług. Kierownictwo do pracowników terenowych wysyła informacje nt. realizacji zlecenia, a serwisanci za pomocą aplikacji mobilnej, uzyskują dostęp do wszelkich niezbędnych danych. Co więcej usługa ta jest także bezpośrednio powiązana z procesem sprzedaży i fakturowania.

Wszystkie te rozwiązania zostały oparte na SAP S/4 HANA oraz SAP Fiori, dzięki którym firma ujednolica procesy i dane back office.

Z danych wynika, że dzięki wprowadzeniu automatyzacji VINCI Energies Group w ciągu tygodnia oszczędza 8 godzin na zarządzaniu podstawowymi danymi. Także objętość i pojemność baz danych została znacznie zmniejszona, choć zupełnie na swojej jakości nie straciła – a wręcz przeciwnie. Aby sprawdzić przebieg działań w przypadku poszczególnych projektów już nie ma konieczność oczekiwania na comiesięczny raport, bo dane są dostępne “od ręki” w dowolnej chwili. To zdecydowanie skraca także czas reakcji na wszelkie kwestie i wprowadzenie działań naprawczych.