Systemy chmurowe od modelu on premise różni nie tylko koszt, ale i tryb powstawania. Chmura bazuje na dobrych praktykach kilkudziesięciu projektów, dzięki czemu rozwiązania wprowadza się w sposób zautomatyzowany u wszystkich użytkowników. W odróżnieniu od rozwiązań on premise, w których zmiany każda firma wdraża indywidualnie, co wymaga zasobów i dojrzałości procesowej. Rozwiązania chmurowe gwarantują regularnie aktualizowany, zaawansowany system, który żyje zgodnie z rytmem przedsiębiorstwa i dostosowuje się do zmian. Firma Aquael, lider krajowego i światowego rynku akwarystycznego, postanowiła zmienić podejście do procesów i przejść z dotychczasowego SAP ECC (on premise) do SAP IBP (Cloud).
Według badań IDC wydatki na infrastrukturę chmurową rosną wraz z poprawą działania łańcuchów dostaw. W III kwartale 2022 r. okazały się wyższe o niemal 25 proc. w porównaniu rok do roku i osiągnęły kwotę niemal 24 milionów dolarów. Dynamika tego procesu rośnie w zasadzie w każdej branży. Skąd ten skok, skoro jeszcze niedawno co najmniej niepokój budziła sama wizja zmiany i przejścia na chmurę?
On premise a chmura: co je różni?
Po pierwsze: chmura otworzyła możliwość dostępu do systemów wszystkim pracownikom. Po drugie: rozwiązania on premise wymagają przejścia dość złożonego procesu wdrożeniowego, a następnie regularnych inwestycji w ich utrzymanie. Tymczasem rozwiązania chmurowe są zbudowane w sposób, który ułatwia wprowadzenie innowacji takich jak machine learning, AI czy silniki rekomendacji. Nie bez znaczenia jest też możliwość zarządzania systemem z poziomu aplikacji mobilnej oraz łatwość wprowadzania zmian. Nie jest tu potrzebny cały zespół IT, ponieważ zmiany wykonuje się za pomocą odpowiedniego interfejsu, który umożliwia użytkownikom wprowadzanie nowych reguł czy procesów.
Odpowiednie zespoły mogą więc kontrolować procesy biznesowe bez pośrednictwa dodatkowego ogniwa i dostosowywać się w sposób względnie łatwy do wymogów, które dyktuje rynek czy branża. To właśnie potrzeba lepszej kontroli i przewidywalności procesów w całej organizacji była główną motywacją Aquael w zmianie modelu działania z SAP ECC na SAP S/4 HANA i SAP IBP (SAP Integrated Business Planning for Supply Chain).
Aquael to firma działająca w branży pet biznes od 25 lat: jest jednym z liderów krajowego i światowego rynku akwarystycznego i właścicielem takich marek, jak znane z galerii handlowych sklepy Aquael ZOO czy Comfy, Aqua Szut lub Pet Inn. Firma prowadzi dystrybucję do ponad 90 krajów, zatrudnia ponad 700 pracowników i zarządza 4 zakładami produkcyjnymi. Skala tego biznesu w połączeniu ze zmiennym środowiskiem biznesowym zmotywowała firmę do zmian w zarządzaniu procesami wewnętrznymi oraz efektywnością działania. Realizowany do 2022 S&OP (sales and operations planning) opierał się na rozwiązaniu SAP ECC. Zespół S&OP chciał poprawić efektywność u większej grupy użytkowników platformy ERP, głównie w kontekście monitorowania działań w czasie rzeczywistym. Punktem wyjścia dla przejścia z modelu on premise do chmury były także:
- konieczność aktualizacji ewidencji oraz optymalizacji procesów biznesowych w ramach zmieniającego się otoczenia biznesowego w Polsce i na świecie oraz zakłócenia łańcucha dostaw,
- zwiększenie skuteczności prognoz sprzedażowych (dotychczasowe prognozy cechowała mała wiarygodność) i optymalizacja pracy handlowców,
- zoptymalizowanie procesu produkcji, aby dać jej stabilność,
- zwiększenie automatyzacji procesu ekstrakcji danych i importu planu zapotrzebowania,
- wsparcie zarządzania operacyjnego sprzedaży: migracja procesów ze starego systemu oraz możliwość pobrania danych historycznych.
Transformacja wewnątrz organizacji: jak reagować na zmianę?
– Jak często zmieniać plan? To pytanie pojawia się najczęściej podczas wdrażanych zmian technologicznych. Dla nas, jako zespołu IT, kluczowa była świadomość, że technologia nie jest celem w biznesie. Jej rolą jest wsparcie w realizacji celów wszystkich działów w organizacji. Dlatego częstotliwość wprowadzania zmian zależy od wielu czynników. Czy mamy odpowiednio zgromadzone i uporządkowane dane podstawowe? To właśnie ten aspekt ma wielki wpływ na skuteczność planowania. Każda zmiana w danych gromadzonych na platformie SAP ERP (mam tu na myśli dane marketingowe, produkcyjne wewnętrzne, ale i u pośredników, klientów czy dystrybutorów) potrafi prowokować odczuwalne konsekwencje dla kilku zespołów jednocześnie. Kontrola przepływu danych rzutuje z kolei na szczegółowość planowania i wymaga po prostu rozsądnego podejścia – podkreśla Piotr Kaczmarek, dyrektor działu IT w Aquael.
Zmiany cyfrowe w Aquael objęły obszary sprzedaży, produkcji i zaopatrzenia. Nowy sposób działania wdrożono w dwóch lokalizacjach firmy: w Suwałkach i w Warszawie. Migracja danych i procesów do chmury zaangażowało dwa zespoły: sprzedaż oraz produkcję i zakupy – ok. 50 użytkowników. Szczególną rolę odegrał tu analityk sprzedaży i dyrektor produkcji.
– Proces planistyczny w każdej firmie jest źródłem konfliktu pomiędzy poszczególnymi departamentami. Zarządy organizacji stawiają przed działami różne cele. Dla przykładu zespół sprzedaży chciałby sprzedawać szeroką gamę produktów, szybko reagując na potrzeby klientów oraz mając krótkie terminy realizacji. W efekcie celem sprzedaży jest maksymalizacja przychodów poprzez dostarczenie klientom wszystkiego, czego chcą i kiedy tego chcą. Produkcja ma za zadanie wyprodukowanie dóbr na czas, aby spełnić wymagania rynku poprzez wykorzystanie maszyn, siły roboczej oraz materiałów tak wydajnie i efektywnie kosztowo, jak to możliwe. Dział zakupów jest odpowiedzialny za zakup surowców w jak najkorzystniejszej cenie, tak żeby zaspokoić potrzeby produkcji. Departament controllingu ma za zadanie doprowadzić do sytuacji, w której całość kosztów organizacji będzie sukcesywnie spadać. W praktyce oznacza to, że powyższe KPI poszczególnych działów wzajemnie się wykluczają – zauważa Adam Adamczyk, Head of Digital Supply Chain w SAP.
Jak podkreśla ekspert, w zarysowanym wyżej scenariuszu, zwiększenie sprzedaży oznacza, że SLA jest na bardzo wysokim poziomie, a produkty, na które w danym momencie jest popyt, czekają już wyprodukowane na magazynie. Produkcja chciałaby mieć natomiast długie ramy produkcyjne, co powoduje ograniczenie ilości przezbrojeń i zwiększenie efektywności wykorzystania linii produkcyjnych. Dział zakupów będzie w stanie osiągnąć najlepsze wyniki wtedy, kiedy osiągnie duży wolumen zakupowy tym samym optymalizując koszty transportu. Wszystkie te działania spowodowałyby rosnące zapasy magazynowe zarówno surowców jak i wyrobów gotowych. Nie jest to na pewno celem działu finansowego, który chce utrzymać płynność finansową organizacji i nie chce zamrażać gotówki w zapasach.
– Nie każda firma stosuje zintegrowany planowanie Sales and Operations, jednakże prawie wszystkie przedsiębiorstwa opracowują plany biznesowe, marketingowe i operacyjne. Kiedy proces S&OP nie jest zintegrowany, to nie ma synchronizacji pomiędzy działami w firmie. Rezultatem jest, że będą mogły pojawiać się konflikty, które będą skutkowały niezadowoleniem klienta oraz słabym wykorzystaniem zasobów. SAP IBP for S&OP to rozwiązanie, które zostało stworzone w chmurze, co daje mu elastyczność, aby być przystosowanym do szybko zmieniających się realiów rynkowych w zakresie popytu, produkcji i zaopatrzenia. Użytkownicy SAP IBP mają dostęp do jego narzędzi i funkcji oraz tego samego zestawu danych niezależnie w jakim miejscu na świecie się znajdują. Uczestnicy procesu mogą wymieniać się informacjami, współpracować ze sobą i co najważniejsze osiągnąć kompromis, który na koniec przyniesie zysk całemu przedsiębiorstwu – podsumowuje Adam Adamczyk.