Zmiany zachodzące w gospodarce wymuszają na rządzących wprowadzanie coraz większej liczny przepisów i restrykcji. Część z nich jest wprost wymaganiami krajowymi, część wynika z przepisów międzynarodowych. Każda zmiana prawa, niesie za sobą duże zmiany w procesie raportowania wymagalnego. Ponadto, firmy z różnych branż poruszają się w złożonych środowiskach regulacyjnych. Jeżeli do tego dodamy raportowanie wewnętrzne firmy lub grupowe, wynikające z konieczności konsolidacji sprawozdań, to bez sprawnego narzędzia wspierającego procesy raportowania trudno będzie sprawnie działać organizacji.
Dlatego też SAP stale rozwija narzędzia wspierające tworzenie raportów oraz pozwala na przekazanie elektronicznej wersji sprawozdania do urzędów i ministerstw. Takim narzędziem jest SAP Document and Reporting Compliance (DRC), który umożliwia tworzenie, przetwarzanie i monitorowanie dokumentów elektronicznych i sprawozdań ustawowych. W rezultacie niezależnie w jakiej części świata funkcjonuje Twoja firma, zawsze zachowuje zgodność z lokalnymi przepisami prawnymi.
Jedną z wyróżniających się cech DRC to możliwości definiowania różnych raportów, aby sprostać zróżnicowanym potrzebom sprawozdawczym nowoczesnych międzynarodowych organizacji. Od sprawozdawczości finansowej, zgłoszeń regulacyjnych i raportów o wydajności operacyjnej po raporty dotyczące zarządzania ryzykiem i statusu zgodności, rozwiązanie SAP umożliwia firmom generowanie precyzyjnych, niezawodnych raportów zgodnych z niezliczoną liczbą międzynarodowych standardów zgodności. Raporty te pomagają w podejmowania strategicznych decyzji i zwiększonej wydajności operacyjnej.
Sam proces przygotowywania i wysłania raportów można podzielić na kilka kluczowych kroków. Pierwszy krok obejmuje zebranie niezbędnych danych do raportu oraz proces walidacji ich poprawności. Może to obejmować dane finansowe, rejestry transakcji, metryki operacyjne lub wszelkie inne istotne informacje wymagane do wygenerowania raportu. Do przygotowania samego raportu, używamy predefiniowanych szablonów, które połączone są z danymi i zapewniają zgodność z regulacjami prawnymi. Sam proces przygotowania raportu odbywa się automatycznie, a do jego zatwierdzenia możemy użyć wielostopniowego procesu akceptacji. Dodatkowo system przypomni o terminie przygotowania sprawozdania oraz o wszelkich opóźnieniach powstałych w procesie sprawozdawczym w spółce i całej grupie kapitałowej. Cały proces przygotowania weryfikacji i akceptacji raportów odbywa się w jednym narzędziu i jest w pełni dokumentowany, co znacznie poprawia audytowalność takiego procesu. Między innymi, w taki sposób dla polskich klientów, w systemie SAP S/4HANA Cloud obsługiwane jest generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), czy też sprawozdań finansowych. Odpowiednikiem dla innych krajów jest standard opisany jako Standard Audit File for Tax (SAF-T) również generowany przy pomocy tego samego narzędzia. Nie należy zapominać, że również raporty wewnętrzne mogą być przygotowane w DRC.
Ostatnim elementem procesu, jest wysłanie elektronicznej wersji raportu. Do tego celu służy specjalny komponent SAP Document and Reporting Compliance Cloud Edition. Jest to przełomowe rozwiązanie, wykorzystujące technologię chmurową SAP, aby zapewnić pełną komunikację z instytucjami. To ujednolicona platforma, która płynnie łączy zarządzanie dokumentami, ślady audytu, kontrole dostępu i automatyczne kontrole zgodności. To zintegrowane podejście umożliwia organizacjom utrzymanie jednolitego procesu raportowania, zapewniając, że dokumenty i raporty są zgodne z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Przykładem realizacji takiej komunikacji z instytucjami państwowymi, z wykorzystaniem naszych narzędzi są spełnienie wymogów Peppol oraz opracowanie standardu wymiany Krajowy System e-Faktur (KSeF) który został opracowany przez Ministerstwo Finansów.
Nie należy zapominać o możliwościach skalowania i integracji SAP Document and Reporting Compliance Cloud Edition. Zintegrowana z innymi rozwiązaniami SAP platforma ułatwia holistyczny przepływ danych i automatyzację procesów, tworząc ujednolicone podejście do raportowania wymagalnego. Takie połączenie nie tylko zwiększa wydajność operacyjną, ale także wzmacnia integralność i trafność procesów dokumentacji i raportowania. To coś więcej niż tylko przestrzeganie przepisów; to strategiczna platforma w przyszłość zarządzania raportowaniem wymagalnym.
W środowisku biznesowym, w którym ewolucja przepisów jest stała, SAP Document and Reporting Compliance jest skutecznym pomocnikiem w radzeniu sobie ze złożonymi wyzwaniami zgodności z przepisami i zwinnością w działaniu operacyjnym. Poprzez priorytetowe traktowanie dostosowania praktyk dokumentacyjnych i raportowania do wymogów regulacyjnych, rozwiązanie SAP wspierania firm w dążeniu do doskonałości w zakresie zgodności przepisów prawa. Nie chodzi tylko o spełnianie kryteriów regulacyjnych, ale o sprawność organizacji, która napędza doskonałość operacyjną i odporność na zakłócenia z zewnątrz.