Todas las empresas adquieren bienes o servicios a terceros. La gestión de proveedores afecta la forma en que cada organización selecciona, aprueba, se relaciona o finaliza su asociación con las empresas que la abastecen.
Esta función es fundamental dentro de la planificación financiera, ya que influye de manera directa en la rentabilidad. En el contexto actual, se deben analizar muchos factores para escoger y mantener una relación con un distribuidor, más allá de la relación tradicional empresa-proveedor.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores o SRM (Supplier Relationship Management) abarca todo el proceso de aprovisionamiento de una empresa, sin importar que se trate de una pyme o de una multinacional.
Los suministradores tienen un impacto directo en la calidad de los servicios o los bienes que recibe el cliente final. Con una selección adecuada y unas relaciones comerciales fluidas, los resultados se plasmarán en el análisis financiero de la compañía.
La gestión eficaz del SRM ayuda a:
- Mejorar el negocio.
- Aumentar la rentabilidad.
- Ofrecer productos innovadores.
- Obtener mayores márgenes de beneficio.
Una herramienta de gestión del ciclo de vida de proveedores como SAP Ariba automatiza muchas tareas y proporciona datos cruciales para el control de gestión financiera:
- Identifica, evalúa y califica a los nuevos proveedores con criterios objetivos.
- Reduce el tiempo necesario para gestionar contratos de suministro, controles de conformidad y ejecución de actividades.
- Elimina la duplicidad de tareas manuales poco rentables, como contratos en papel, correos electrónicos y seguimiento de la relación comercial.
- Valora el riesgo de cada proveedor y proporciona visibilidad sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
- Garantiza un control preciso de los gastos de proveedores y valora su rentabilidad.
- Protege la reputación de la marca, aumenta la competitividad y favorece el crecimiento de la empresa.
- Mejora la toma de decisiones comerciales, el acceso a productos o servicios de mayor calidad y el control de la cadena de suministro.
El software de gestión de proveedores SAP Ariba permite medir el impacto de los procesos que afectan al ciclo de vida del proveedor, los factores de riesgo, la detección de señales de advertencia, así como otros datos vitales.
Cómo conseguir una gestión eficaz del ciclo de vida de proveedores
Los pilares fundamentales para optimizar la gestión del ciclo de vida de proveedores son la información inicial, el estudio de las fases, la valoración del riesgo y el análisis del rendimiento.
1. Gestión de la información del proveedor
Contar con una base de datos unificada es fundamental para mantener actualizada toda la información de proveedores actuales y potenciales.
2. Estudio de las fases de cada proveedor
La gestión del ciclo de vida del proveedor analiza la relación empresa-distribuidor en cada momento, así como los factores que determinan su contratación o suspensión.
3. Valoración del riesgo del proveedor
La valoración del riesgo tiene en cuenta la innovación, el cumplimiento de los compromisos contractuales, las conductas poco éticas y otras cuestiones que pueden afectar a la imagen y reputación de la marca.
4. Análisis del rendimiento
El rendimiento del proveedor es crucial para conseguir mejores resultados. Con un análisis objetivo basado en KPI, es posible identificar y retener a los proveedores que pueden aportar más a la empresa tanto en imagen como en resultados del análisis financiero.
La gestión de proveedores puede abarcar muchos aspectos, incluyendo la calidad del producto, los tiempos de entrega, la fiabilidad… Las soluciones como el software SRM ayudan a obtener mejores resultados basados en la innovación, la transparencia y la rentabilidad, lo que supone una importante ventaja competitiva.
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