Kravet om att spara kvitton, reseräkningar och fakturor i fysisk form ska slopas. Istället blir det tillåtet att förvara dem digitalt.
Det är en efterlängtad revolution inom bokföring som sparar pengar, tid och är bättre för miljön. Tyvärr kommer många svenska företag inte kunna nyttja de nya reglerna då lagen kräver att filerna ska lagras på svensk mark. Fortfarande finns tid att revidera lagförslaget.
Regeringen föreslår att den nya bokföringslagen ska träda i kraft i juli 2022. Bakgrunden är att det varje år kostar 3,9 miljarder kronor för svenska företag att spara kvitton, fakturor och reseräkningar i pappersform. Det visar rapporten Företagens kostnader för att bevara räkenskapsinformation i pappersformat som beställts av landets tyngsta arbetsgivar- och näringslivsorganisationer. En rapport som lagförslagets utredning återkommande hänvisar till.
Hanteringen av reseräkningar står för den absolut största andelen av kostnaderna. Summan motsvarar 8 000 heltidsanställningar per år.
Lagen skulle innebära en stor lättnad i pappersexercisen men missar tyvärr att internet inte bryr sig om nationsgränser och att data, däribland kvitton, ofta lagras i molntjänster med servrar utomlands.
Det kommer att vara tillåtet att förvara digitala handlingar i stället för papper, men bara om filerna lagras på svensk mark.
En internationell utblick visar att Sverige ligger efter i utvecklingen. Digital arkivering utomlands är idag tillåtet i Danmark, Finland, Norge, Nederländerna och Tyskland. Motkraven från myndigheterna är att handlingarna ska vara tillgängliga för revisorer och myndigheter när så krävs. Det är ett tydligt och rimligt krav som dessutom rent praktiskt är enkelt att följa.
Att Sverige samtidigt rankas etta i världen i Network Readiness Index (NRI), senaste jämförelse av länders förmåga att tillvarata digitaliseringens möjligheter, känns i sammanhanget missvisande.
I tio års tid har det funnits smarta, AI-baserade digitala verktyg och appar som hanterar utlägg, fakturor, kvitton och reseräkningar. Idag är dessa verktyg centrala för svenska företags ekonomiadministrationer. Verktygen säkerställer att lagar och regler följs och att pengarna hamnar på rätt konto i rätt tid.
Svenska företag som använder dessa molntjänster och har kvitton i utlandet, exempelvis på företagets kontor i andra länder, ställs inför två val med den nya lagstiftningen: att sätta upp eller hyra egna servrar i Sverige eller att frakta hem kvittona till Sverige. Båda alternativ är dyra och omständliga och försämrar våra företags internationella konkurrenskraft.
Det finns fortfarande tid för Näringsdepartementet att utöka lagförslaget till att tillåta lagring av kvitton utanför landets gränser. Precis som våra grannländer. Först då har vi en modern bokföringslag där svenska företag kan använda smarta digitala tjänster utan att behöva hyra extra dataservrar eller frakta hem papperskvitton. Det är väl värdigt ett land som vunnit VM i digitalisering?
av Emilie Solomon, SAP Concur Sverige
Tidigare publicerat av Svenska Dagbladet:
Emilie Solomon: Ny bokföringslag missar molntjänster | SvD Debatt
SAP Concur är världens ledande leverantör av system för hantering av resor, utgifter och fakturor. www.concur.se